ERP-системы

ERP-система (Enterprise Resource Planning System — Система планирования
ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС),
предназначенная для автоматизации учёта и управления

Как правило, ERP-системы
строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все
ключевые процессы деятельности компании.

Как известно, одной из главных проблем российских предприятий является низкая
эффективность производства, которая, по оценкам McKinsey, в четыре раза ниже,
чем в США. Задача модернизации экономики поставлена на государственном уровне,
и предприятиям, особенно использующим наукоемкие технологии, необходимо искать
внутренние резервы оптимизации.

Концепция ERP

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций
MRP(Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и
MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных
ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет
проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать
возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его
со сбытом.

Один из важных вопросов – относится система к классу ERP, либо является
учетной. Чтобы ответить на этот вопрос, не следует забывать, что ERP-система
(как следует из названия) – это в первую очередь система планирования ресурсов.
Она описывает не только ситуацию «как было» и «как есть», но и «как будет»,
«как должно быть». ERP-системы не просто хранят данные о происходящем на
предприятии, но и имеют в своем составе модули планирования и оптимизации всех
видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих, временных и т.п.), а
большинство функций учета, реализованных в системе, направлено на поддержку
функционирования этих модулей.

Для реализации функций планирования и оптимизации необходимо наличие в
системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план,
затем по ходу выполнения работ проводится фиксация реальных показателей, их
анализ и на основании сравнения поставленных целей и достигнутых результатов
вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет только
фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя
функции для автоматизации планирования, и сравнения `план — факт`. Иначе
говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую
часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие
ERP-системы от учетной системы.

Функции ERP-систем

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных,
содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный
доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых
соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции
(функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем:

* ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих
состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции,
необходимые для их изготовления;
* формирование планов продаж и производства;
* планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов
поставок для выполнения плана производства продукции;
* управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация
централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых
запасов;
* планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до
использования отдельных станков и оборудования;
* оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и
осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
* управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Что считать ERP-системой: методика TAdviser

Несмотря на ажиотаж, царящий вокруг рынка ERP-систем много лет, четкого
определения ERP-системы и внятного набора критериев для ее идентификации не
существует. В итоге под ERP понимается огромный спектр решений, включая учетные
системы с небольшими дополнениями. Аналитики Центра TAdviser предлагают
собственную методику определения принадлежности бизнес-приложения к ERP-системе.

Сегодня понятие «ERP-система» или «система класса ERP» серьезно размыто –
мало того, что оно, по сути, является маркетинговым, его сейчас используют для
обозначения довольно сильно разнящихся между собой интегрированных
информационных систем. Хуже ситуация только на рынке CRM-систем – разработчики
настолько сильно злоупотребляют этим термином, что Томас Сибель (еще до
поглощения со стороны Oracle) как-то заявил: «Компания Siebel больше не
занимается поставкой CRM-систем…». В сложившихся условиях возникла задача
определить методику «распознавания» ERP-систем среди решений, претендующих на
«членство в клубе», и отделения «зерен от плевел».

По мнению аналитиков Центра TAdviser, эта задача вполне разрешима. При
разработке подобной методики «распознавания ERP-систем» необходимо четко
определиться со следующими вопросами:

* Каковы ключевые признаки ERP-систем?
* Каков минимальный набор функций ERP-системы?
* По каким критериям следует судить: относится информационная система к
классу ERP или нет?

Что такое ERP?

Исходя из анализа публикаций по данной проблематике, ключевые признаки
ERP-систем можно подразделить на технологические и функциональные. На
технологическом уровне общепринятыми требованиями являются: наличие
трехуровневой архитектуры системы, включающей сервер баз данных, сервер
приложений и клиентскую часть1, единая база данных (или распределенная с
задействованным механизмом репликации данных)2, открытость систем,
использование реляционных СУБД и средств CASE для проектирования и развития
этих систем. Среди технологических требований называют также графический
пользовательский интерфейс, но систем без него сегодня крайне мало3.

Что касается функционального наполнения ERP-систем, то оно описано в
определениях APICS (American Production and Inventory Control Society, сейчас –
Association for Operations Management) и Gartner. По версии APICS в ERP-системе
должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

* автоматизации управления производственными ресурсами (Manufacturing
Resource Planning – MRPII);
* автоматизации управления цепочками поставок (Supply Chain Management –
SCM, в развитие Distribution Resource Planning – DRP);
* автоматизации расширенного объемно-календарного планирования (Advanced
Planning and Scheduling – APS);
* автоматизации управления конструкторско-технологической документацией
(Product Data Management – PDM);
* автоматизации конечного планирования ресурсов (Finite Resource Planning –
FRP);
* электронной коммерции (Electronic Commerce – ЕС);
* автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами (Customer
Relationship Management – CRM, ранее – Sales Force Automation – SFA);
* бизнес-аналитики (Business Intelligence – BI);
* конфигурирования системы (Standalone Configuration Engine – SCE).
В данном списке не упоминается финансовый блок, так как он включен в MRPII
(Financial Planning).

Что касается «матери» аббревиатуры ERP как таковой – компании Gartner – то,
по ее версии, ERP-система должна включать следующие блоки:

* MRPII;
* поддержки всех видов производств;
* финансового учета и планирования;
* управления продажами;
* управления логистикой;
* управления закупками5;
* управления персоналом.
При этом центральным блоком, связывающим между собой все остальные, здесь
является финансовый, включающий и все учетные функции (в отличие от MRPII).

Ключевые признаки ERP

По мнению аналитиков Центра TAdviser, исходя из указанных положений и того
факта, что ERP-системы являются развитием систем MRPII, основными их функциями
являются: интеграция корпоративных данных и оптимизация использования имеющихся
в распоряжении предприятия факторов производства6. Соответственно, эти две
«глобальные» функции и являются ключевыми признаками ERP-систем. Что же
касается конкретных функциональных блоков, то их состав может варьироваться.

Минимальный набор блоков ERP-системы, по нашему мнению, должен обеспечивать
выполнение ею озвученных выше двух «глобальных» функций. К ним можно отнести:
блок финансового учета и планирования, блок MRPII и поддержки всех видов
производств, блок управления персоналом, блок управления закупками и блок
управления логистикой, а также блоки управления продажами и бизнес-аналитики.
При этом блок MRPII и поддержки всех типов производств необходим лишь для
автоматизации предприятий промышленного сектора, в остальных отраслях он не
используется. Вместе с тем, ряд функциональных блоков имеет довольно четкую
корреляцию со спецификой бизнеса конкретной компании, например, блок управления
логистикой наиболее востребован на предприятиях, обладающих собственным
транспортным подразделением, а блок управления продажами – компаниями,
обладающими собственной розничной сетью.

Из всего многообразия представленных только на российском рынке «ERP-систем»
полным функциональным наполнением по требованиям APICS и Gartner обладают
продукты только компаний SAP и Oracle. Решения же остальных разработчиков
реализуют разные сочетания описанных выше функциональных блоков «идеальной»
ERP-системы. В то же время, участники рынка относят их к классу ERP, что лишний
раз подтверждает рекомендательный характер приведенных выше описаний.

Исходя из этих соображений, эксперты Центра TAdviser определили «прожиточный
минимум ERP-системы» – минимальный набор критериев, при котором
бизнес-приложение можно отнести к классу ERP. Учитывая вышесказанное о роли
финансового блока, указанный минимальный набор функциональных блоков следующий:
«Блок/контур финансового учета и планирования», «Блок/контур управления
персоналом», базовая функциональность SCM (в части товарного учета, управления
складскими запасами и закупками), базовая функциональность CRM (управление
обработкой заказов и продажами), а также «Блок/контур управления персоналом» и
«Блок/контур бизнес-аналитики».

Критерии отбора

Таким образом, возникает упомянутый в начале статьи вопрос о критериях
отнесения той или иной информационной системы к классу ERP. Мы предлагаем
следующий подход к его разрешению. Поскольку методика «распознавания»
ERP-систем должна быть применима на практике и не быть слишком сложной для
реализации, следует сопоставить каждому функциональному блоку (скорее всего, из
определения APICS с отдельным указанием финансового блока и блока управления
персоналом) определенное количество баллов и просто определить «проходной
балл», набрав который система «имеет право» считаться относящейся к классу ERP.
Кроме возможности отделения ERP-систем от «неERP-систем», подобный подход
позволит также четко сгруппировать ERP-системы по уровням функциональной
полноты.

Экспертам Центра TAdviser представляется рациональным использование
100-балльной шкалы оценки. Таким образом, «идеальная» ERP-система будет иметь
оценку в 100 баллов (сумма баллов за реализацию всех функциональных блоков), а
системы, реализующие только часть «оцененных» функций, соответственно, получат
оценки ниже 100 баллов. В зависимости от проставленных оценок и реалий рынка
будет определен «проходной балл». По нашим настоящим оценкам в сумме он
составляет 71 балл. При этом, так как блок финансового учета и планирования
является центральным для ERP-системы, балльная оценка его реализации должна
исключать как возможность получения суммарного «проходного» балла без наличия
этого блока в оцениваемой системе, так и при наличии в системе только его.

Методика может быть расширена за счет учета полноты реализации оцениваемых
функций ERP-системы (например, в процентах) с умножением баллов, выставляемых
за реализацию функционального блока, на показатель полноты. Таким образом,
можно будет исключить системы, в которых реализация данных функциональных
блоков выполнена номинально. В то же время, подобное расширение методики
потребует определить состав подфункций, соответствующий 100%-ой полноте
реализации того или иного функционального блока ERP-системы, что невозможно без
проведения отдельного исследования и систематизации его результатов.

По мнению аналитиков Центра TAdviser, предлагаемая методика может оказать
существенную помощь в классификации присутствующих сегодня на российском рынке
информационных систем и обеспечении единства подхода к их оценке. ВНИМАНИЕ! Для
повышения эффективности предложенной методики, Центр Tadviser приглашает всех
участников рынка и заинтересованных игроков принять участие в обсуждении
методики для построения максимально полезного инструмента. Участие в дискуссии
можно принять здесь.

Мобилизация ERP

Компании уже много лет пытаются максимизировать эффективность своих
инвестиций вERP -системы. Однако эти
усилия существенно сдерживаются таким фактором, как ограниченность доступа к
информации, хранящейся в ERP. Как утверждают в Aberdeen, рост возможностей
мобильных устройств и приложений способен расширить использование
информационных систем. При этом главным мотиватором внедрения мобильного
доступа к ERP становится сокращение операционных издержек.

Рост числа мобильных сотрудников стал лишь вторым по значимости фактором.
Таким образом, мобильность понимается компаниями гораздо шире, чем обеспечение
доступа удаленных сотрудников к корпоративным системам. Она касается абсолютно
всех сотрудников, в том числе перемещающихся по офису, но нуждающихся в
постоянном доступе к информации. Разумеется, как подчеркивают аналитики, для
обеспечения адекватности внедряемых решений своим потребностям компаниям
необходимо интегрировать между собой две стратегии, касающихся внедрения ERP и
мобильных систем.

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного»
программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных
продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими
пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют
тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской
компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному
принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов)
приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе
внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев
осуществляет настройку поставляемых модулей.

Как подсчитали в Panorama Consulting, в среднем ERP-проекты занимают около 20
месяцев, а их стоимость составляет 8,5 млн USD. Проектные расходы могут быть
разделены на три категории: «технические» расходы, «бизнес-внедрение» и
«дополнительные» расходы. Как правило, львиную часть бюджета аккумулирует
техническая категория — стоимость лицензий, установки, тестирования, интеграции
и поддержки. Большое количество «проблемных» ERP-проектов связано именно с
недостаточным вниманием к бизнес-аспектам внедрения — изменениям в организации
и управлению ими. Еще одним важным результатом исследования стала статистика
соотношения проектных бюджетов и реальной стоимости внедрения. Лишь 35%
компаний удалось завершить проект, не превысив бюджет более чем на 5%. Для
половины компаний перерасход был более внушительным, а у 7% реальные расходы
превышали запланированные в полтора раза.

Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка.
Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft
Dynamics — в компаниях среднего размера и разного профиля, 1С — в компаниях
небольших, а также в случае ограниченного бюджета.

Бюджет на внедрение и сроки внедрения зависят от размера компании и сложности
ее бизнес-процессов. В последнее время имеется тенденция к снижению стоимости
ERP-проектов для небольших и средних компаний. Например, летом 2009 года
Microsoft выпустил «коробочную» версию Microsoft Dynamics NAV, и декларирует,
что срок ее внедрения составляет не более 2 месяцев. Стоимость такого проекта в
разы меньше, чем классическое внедрение ERP.

Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера компании, сложности и
выбранной системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD.
В эту сумму включаются лицензии на ПО, а также услуги по внедрению, обучению и
поддержке на этапе запуска системы в эксплуатацию. Не стоит пытаться узнать
точную стоимость ERP-проекта. Оценка стоимости проекта всегда дается
индивидуально, с учетом бизнес-процессов компании, ее приоритетов и потребности
в автоматизации, а также количества пользователей, которые будут работать с
ERP. Поэтому чтобы узнать ориентировочную стоимость проекта, необходимо
обратиться к консультантам и быть готовым обсуждать необходимые им детали.
Кроме того, надо быть готовым к тому, что полученная оценка не является точной,
и скорее всего будет пересматриваться после подготовки технического задания на
проект.

Выбор ERP-системы

Рост сложности ERP-систем, вызванный постоянно наращиваемыми функциональными
возможностями, в связи с чем, также возрастает потенциальная возможность
повышать эффективность бизнес-процессов компании за счёт внедрения ERP-систем,
делает очень ответственной задачу правильного подбора ERP систем. В случае
неправильного выбора компания рискует потерять существенные средства и время,
поэтому для решения этого вопроса зачастую организуют специальный проект по
выбору КИС с привлечением независимого консультанта. Современные методики
рекомендуют структурированное изучение бизнес-процессов компании и определение
критериев для выбора и сравнения предложений, в отличие от устаревшего подхода,
основанного преимущественно на сравнении функциональных и технических
характеристик систем. Современный взгляд на выбор систем выработан в результате
роста количества неудачных внедрений, в которых изучение бизнес-процессов
целиком переносилось на этап внедрения и поручалось интегратору, который и
осуществлял поставку системы.

Достоинства

Применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу
вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой,
логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и
бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации
предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности
предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному
шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке сCRM
-системой и системой контроля качества,
ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в
средствах управления бизнесом.

Недостатки

Основные сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим
причинам:

* Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениями, в итоге
-слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта
труднореализуемым.
* Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации
уменьшает эффективность системы.
Согласно результатам исследования, проведенного в 2008 году американской
компанией Panorama Consulting Group, 93% ERP-проектов длятся дольше
запланированного срока, и почти две трети проектов не укладываются в выделенный
им бюджет. Более того, лишь 13% компаний полностью довольны результатами
ERP-проектов, и только 21% компаний смогли реализовать в ходе внедрения ERP
хотя бы половину запланированных задач.

Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за
недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с
недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.

Ограничения:

* Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег
в ERP и адекватно обучить всех сотрудников.
* Внедрение является достаточно дорогим
* Система может страдать от проблемы «слабого звена» — эффективность всей
системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.
* Проблема совместимости с прежними системами.
Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под
документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В
действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания
бизнес-процессов компании.

Похожие записи