KPI (Key Performance Indicator): разработка и применение показателей бизнес-процесса

Ключевые показатели эффективности- система оценки, которая помогает
организации определить достижение стратегических и тактических (операционных)
целей. Использование ключевых показателей эффективности даёт организации
возможность оценить свое состояние. КПЭ позволяют производить контроль деловой
активности сотрудников и компании в целом в реальном времени.

KPI (Key Performance Indicator) – это показатель достижения успеха в
определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать,
что KPI – это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых
результатов.

На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель
эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует
соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью
KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод
«Ключевой показатель деятельности».

KPI и BSC

Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced
Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC —
Нортон и Каплан – не использовали термина KPI, а использовали термин measure —
«мера», «измеритель».

Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива
«бизнес-процессы», на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами.
Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих
бизнес-процессов — KPI.

Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнес-процессами:
KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности
бизнес-процессов.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

* KPI результата – сколько и какой результат произвели;
* KPI затрат – сколько ресурсов было затрачено;
* KPI функционирования – показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет
оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
* KPI производительности – производные показатели, характеризующие
соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его
получение;
* KPI эффективности – производные показатели, характеризующие соотношение
полученного результата к затратам ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:

* Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для
обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
* Каждый показатель должен быть измерим;
* Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от
использования данного показателя.

Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса

Рассмотрим виды ключевых показателей деятельности на примере процесса
«Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в
нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила
выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал).

Рисунок 1. Процесс «Материально-техническое обеспечение»

1) Идентифицировать процесс и его результат.

Например,

Процесс «Материально-техническое обеспечение» — результат «Годные
товарно-материальные ценности»

2) Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл
процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение
процесса — оборудование, персонал).

Например,

входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:

* Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
* Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — сырье и материалы, которые необходимо
предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
* Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
Входы-механизмы рассматриваемого процесса:

* Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
* Сотрудники отдела снабжения
3) Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению
процесса)

Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:

* «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на
складе»;
* «Методикой отбора поставщиков»;
* «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
* «Планом закупок»
4) Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его
количественно — сформировать показатели результата. Они могут быть как
простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).

Пример:

KPI 1 – количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных
в срок;

KPI 2 — % заявок на ТМЦ, выполненных в срок;

KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%,
где Z – общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ

KPI 3 — % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство

KPI 3 = А / В х 100%
Где А – количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
В – общее количество ТМЦ, поступивших в производство

5) На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.

Пример:

KPI 4 — Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы)

6) На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели
затрат.

Пример:

KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и
оборудование)

7) Правильность выполнения процесса, помимо показателей затрат на
осуществление деятельности, отражают также показатели функционирования.

Пример:

KPI 6 – Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое
управление за год

8) Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного
результата ко времени.

Пример:

Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок,
обработанных отделом снабжения в день.

KPI 7 = С /r
Где C — Количество обработанных заявок в месяц,
r — Количество рабочих дней в месяце

9) Показатели эффективности рассчитываются на основе выделенных предварительно
KPI результата и KPI затрат

Пример:
Показателем эффективности осуществления деятельности KPI 8 можно считать
стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей
формуле:

KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
Где
KPI 1 — Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок
KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности

Практическое применение KPI

Использование в цикле планирования и контроля

Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут
использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.

Пример:

Показатели, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для
Отдела материально-технического обеспечения:

* % своевременного выполнения заявок на ТМЦ — 99%;
* % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, — 100%;
После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические
значения показателей. При серьезных отклонениях фактических значений от
плановых в худшую сторону необходимо провести анализ деятельности и разработать
корректирующие мероприятия.

Преимущества использования KPI в обычной деятельности компании: планирование и
анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны
бизнес-системе. Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от
процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же
планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то
зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению
основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.

Мотивация персонала

При использовании KPI становится четкой и прозрачной система мотивации:
поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за
что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при
каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает
взыскание.

Пример:

Начальник отдела снабжения

* премируется за успешное достижение запланированных показателей
результативности и эффективности;
* депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи
проекта бюджета в финансовое управление).
Таким образом, благодаря KPI компания вознаграждает сотрудника за получение
нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов
наравне с компанией.

Похожие записи