Система учета: что делать?

Зачем автоматизировать бэк-офис

Как выглядит начинающий интернет-магазин? Это комната, в одном углу которой
сидят люди, в другом лежат товары, а в третьем валяются возвраты. Все данные
записываются в Excel, а иногда и просто на бумагу. Это мёртвые цифры, с
которыми нельзя работать. Между тем число звонков, заказов, подтверждённых
заказов, отгрузок — это данные, которые нужно анализировать, чтобы исправлять
ошибки и совершать повторные продажи.

Один наш клиент, интернет-магазин косметики Deoshop.ru, до внедрения учётной
системы вынужден был проводить инвентаризацию каждый месяц. Для этого на работу
в выходные выходило пять сотрудников, им доплачивали 5 500 рублей. Каждый месяц
компания тратила дополнительные 30 000 рублей. Сейчас система в режиме
реального времени фиксирует продажи, возвраты и остатки: сотрудники просто
обрабатывают товары в течение часа в начале рабочего дня. Из-за того что вся
информация о товарах и клиентах собрана в одном месте и регулярно обновляется,
количество выполненных в день заказов (одним сотрудником) выросло в два раза —
с 30 до 60 заказов.

Учётная система поможет контролировать финансовые показатели. Прибыль считают
по методу начисления, когда из суммы продажи вычитается себестоимость (в случае
интернет-магазина — стоимость его закупки и доставки клиенту). Осуществить
такой простой процесс не всегда легко. Например, вы покупаете айфоны у
поставщика по 10 штук, но каждая партия стоит по-разному, потому что скачет
курс. Продаёте их вы тоже по разным ценам. Учёт с помощью специальной системы в
таком случае куда проще и надёжнее ручного подсчёта.

Идеально начинать работу в учётной системе вместе с созданием магазина или
когда в день будет выполняться 10 заказов. Чем дольше вы тянете с
автоматизацией бэк-офиса — тем дольше вы будете строить бизнес не осознанно, а
вслепую.

Почему мощное решение не окупит себя

Не пытайтесь найти программу, которая будет подходить вам на сто процентов.
Разработка, которая сможет выполнять все задачи сразу, стоит от 100–200 тысяч
рублей и делается несколько месяцев. Некоторые вкладывают в разработку
собственных систем несколько миллионов рублей. Это имеет смысл в случае
большого интернет-магазина, который выполняет несколько сотен заказов в день.
Для более мелких магазинов подойдут уже готовые решения — например, лидер на
рынке учётных систем «1С: Предприятие».

Я советую выбирать программы в облаке: систему можно внедрить за 15 минут, а
доступ к данным получить откуда угодно. Установка традиционного софта займёт в
несколько раз больше времени, и скорее всего для работы с ним понадобится
специалист. К тому же придётся приобретать и обслуживать серверы, а с облачным
сервисом надо будет только платить абонентскую плату — 2–3 тысячи рублей в
месяц. Из облачных систем кроме «Моего Cклада» могу посоветовать «Мегаплан» или
«Битрикс24». Все они не просто собирают данные, а имеют некоторые элементы
CRM-системы, то есть позволяют работать с клиентской базой: совершать звонки
прямо из системы, сегментировать клиентов по первой закупке или сумме закупок.

Как интегрировать сайт с учётной системой

Данные о товарах, их наличии на складе и статусе заказа должны обновляться на
сайте автоматически в соответствии с информацией в учётной системе, в систему
же должны поступать новые заказы с сайта. Все учётные системы предоставляют
возможность синхронизации с сайтом — это делается через стандарт XML. Для
интеграции в системе просто вводится адрес сайта, логин и пароль
администратора. Но не все сайты готовы работать с учётными системами —
бесплатные движки вроде WordPress и Magento такой возможности не имеют.
Существуют платные модули, с помощью которых можно провести интеграцию, но это
обойдётся не меньше чем в 10 000 рублей, а за такие деньги можно себе позволить
платный движок с самого начала.

Используйте принцип конструктора

В зависимости от задач дополняйте учетную систему другими программами.
Например, статистика, собранная системой, позволит построить воронку продаж, но
как это сделать? Интегрируйте учётную систему с полноценной CRM-системой: она
сможет автоматически забирать данные и визуализировать их. Если хотите
совершать рекламные рассылки — совместите учётную систему со специальными
программами. Из «МоегоCклада», например, можно выгрузить контакты в такие
популярные сервисы рассылок, как Unisender и Sendsay.

Универсального рецепта по выбору учётной системы, которая позволит интеграцию
с любыми программами, нет, надо смотреть совместимость по каждому решению
отдельно и выяснять дружелюбность системы к другим сервисам при покупке.

Не пользуйтесь только автоматическими отчётами

Учётная система автоматически подсчитывает и анализирует огромный массив
данных: и операционные метрики (конверсия, число заказов, процент возвратов), и
финансовые показатели (прибыль, выручку, себестоимость). Но некоторые вещи
придётся вычислять дополнительно. Например, наиболее значимыми параметрами для
оценки клиента являются средний чек и ценность. Средний чек почти каждая
учётная система вычислит автоматически, а вот ценность клиента придётся считать
самому. Часто это делают неправильно: например, берут средний заказ в 4 000
рублей и высчитывают свою прибыль с него — 1000 рублей, вот и ценность клиента.
В таком случае не учитывается специфика магазина. Если вы продаёте корм для
животных или контактные линзы, количество повторных продаж будет большое, а
если чехлы для телефонов, то постоянных клиентов будет меньше. Поэтому прибыль
с заказа покупателя надо умножить на среднее количество его заказов за всё
время пользования сервисом. Правильная работа с данными поможет контролировать
траты. Выяснив ценность среднего клиента, вы поймёте, сколько денег надо
тратить на привлечение нового — не больше, чем он вам приносит.

Выбирайте учётную систему, которая позволит сортировать товары по разным
признакам, а не просто покажет вам их по порядку. Например, сегментируя товары
по прибыли, можно выделить группы товаров, которые приносят наибольший доход, и
вычислить, сколько денег тратить на их продвижение и контекстную рекламу.

Похожие записи