Определение потребности в закупаемых ресурсах

Задача системы управления закупками на промышленном предприятии, как правило,
формулируется одним из двух способов, в зависимости от подчиненности складского
хозяйства:

* обеспечить наличие на складе необходимых ресурсов в соответствии с заранее
оговоренной программой потребления, минимизируя совокупные издержки на
приобретение и хранение ресурсов;
* гарантировать поступление на склад предприятия заявленной партии ресурсов в
заявленные сроки, при минимальной стоимости единицы ресурсов.

В каждой из этих формулировок заложены вполне определенные механизмы
оптимизации. Очевидно, что первая формулировка более сложна в реализации, но и
предполагает больший потенциал экономии ресурсов.

Однако вопрос оптимизации в данном случае оказывается сложным. Необходимо
добиваться снижения суммарных (совокупных) издержек, даже если это ведет к
росту закупочных цен (например, для некоторых видов оборудования стоимость
обслуживания за период эксплуатации многократно превышает закупочную стоимость
и более выгодной для компании может оказаться более дорогая покупка, но
снижающая стоимость обслуживания). Лишь имея четкое представление о суммарных
издержках, компания, принимая важные решения, будет уверена, что снижение
издержек в одной области не приведет к росту в другой. Более того, компании, не
оценивающие суммарные издержки, не используют большую часть потенциальных
возможностей сократить расходы (не связанные с закупочными ценами).

Определение потребности в закупаемых ресурсах

Планируемый на период объем потребности в закупке определенной категории
ресурсов может быть выражен следующей формулой:

Потребность = План потребления — Фактический запас + Страховой запас +
Транзитный запас + Прогнозные потери.

Определение потребности в ресурсах в существенной степени зависит от выбранной
политики управления запасами. Этой теме посвящено большое количество
исследований, в особенности использованию японского опыта минимизации запасов.

Соперничество двух крупнейших мировых экономических систем — США и Японии, в
середине 1980-х гг. характеризовалось явным превосходством последней в области
промышленного производства. Основой конкурентного преимущества японцев явилось
резкое снижение издержек производства и, как следствие, рыночных цен на
продукцию машиностроительной, электронной и других капиталоемких отраслей.
Принятая американцами политика протекционизма в отношении собственных
товаропроизводителей, как ответная реакция на дешевый импорт японских товаров,
не давала желаемых результатов: азиатские конкуренты продолжали теснить
североамериканских производителей на обоих полушариях планеты.

Исследования, проведенные ведущими аналитиками и экономистами США и Европы в
1985—1987 гг., показали, чтоодним из основных условий превосходства японцев
являютсянезначительные (минимальные) товарные запасы. Данный подход к
организации производства позволил в первую очередь снизить инвестиционную базу,
что в свою очередь значительно увеличивает доходность инвестиций (ROI) при
прочих равных условиях. Позже система, используемая японскими менеджерами,
получила название«точно в срок» (аббревиатура JIT), которая и была в дальнейшем
положена наиболее успешными компаниями Америки в основу комплексного
планирования потребностей в материалах (MRP). Сегодня данная система
трансформировалась в особую экономическую дисциплину —логистику.

Условно все материальные расходы по обслуживанию запасов можно разделить на
три большие группы:

* затраты, связанные с организацией закупок;
* затраты, связанные с хранением;
* убытки, связанные с неадекватностью наличия запасов.

Модели определения оптимального размера заказов

Проблемы управления перечисленными расходами могут быть решены на основе
построениямодели оптимального размера заказа (EOQ, Economic Order Quantity —
экономичный размер заказа). Главным условием построения данной модели выступает
разделение затратна те, которые прямо пропорциональны размеру запасов, и те,
которые находятся в обратной зависимости от количества накопленных ресурсов.

Наиболее известный и простой результат применения модели оптимального размера
заказа —формула Вильсона, которая определяет оптимальный размер заказа:

Qопт =√[(2A*S)/(r*p)]

где Qопт — размер единовременной поставки; А — затраты на размещение и
выполнение заказа; S — годовая потребность в ресурсах; r — процентная ставка на
хранение ресурсов (ставка дисконтирования); р — цена единицы закупаемых
ресурсов.

Критерием оптимальности размера заказа является минимизация общей стоимости
двух видов затрат: затрат на хранение запасов, прямо пропорциональных размеру
заказа, и затрат на размещение заказа. Формула Вильсона получена как результат
нахождения экстремума функции суммарных затрат.

Формула оптимального размера поставки EOQ получена при следующих допущениях:

* расход ресурсов непрерывный и равномерный;
* период между двумя смежными поставками постоянен;
* стоимость доставки строго пропорциональна объему заказа (не учитывается
влияние емкости транспортных средств и оптовые скидки на доставку);
* спрос удовлетворяется полностью и мгновенно;
* транзитный и страховой запасы отсутствуют;
* емкость склада не ограничена;
* затраты на размещение и выполнение заказа не зависят от размера заказа и
постоянны в течение планового периода;
* цена поставляемой продукции в течение планового периода постоянна;
* затраты на содержание запаса единицы продукции в течение единицы времени
постоянны и не зависят от суммы вложенных в запасы средств и сроков.

Приведенные допущения накладывают много ограничений практического характера.
Для преодоления некоторых ограничений предпринимались попытки изменить алгоритм
расчетов. С изменением алгоритма стал возможен анализ системы скидок, вариант
формулы с пополнением запасов в течение некоторого времени, расчет размера
поставки в преддверии ожидаемого повышения цен на закупаемый товар.

Кроме того, в ряде работ даются комментарии к спорным вопросам применения
формулы Вильсона: как рассчитать размер заказа, если доставку осуществляет
поставщик и стоимость доставки включена в цену товара; как учесть наличие
страховых запасов на складе; использовать ли в расчетах цену материалов с
налогом на добавленную стоимость (НДС) или без НДС и т.п. Возможно применения
модификаций формулы Вильсона, когда пополнение запасов осуществляется не
мгновенно, а за определенный промежуток времени, для случаев предоставления
системы скидок в зависимости от объемов поставки и при ожидаемом повышении цены
на ресурсы достаточно известны.

После того как будет установлен оптимальный уровень запасов, не сложно
установить момент, в который необходимо сделать заказ. Этот момент будет
определен при умножении дней изготовления и доставки товаров поставщиком на
количество реализованных товаров за день. Полученное количество товаров
представляет собой тот уровень запасов данной номенклатуры, при котором следует
направить следующий заказ поставщику.

Похожие записи

    Определение потребности в ресурсах

    Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в
    том или ином товаре (материального ресурса или готовой продукции).Данные,
    предоставляемые непосредственными потребителями закупаемой продукции —
    материального ресурса или готовой продукции (т.е. отделом производства
    промышленной компании или службой продаж торгового предприятия), — в сочетании
    с эффективной системой учета расхода материального ресурса или объемов продаж
    обеспечивают необходимую информацию для определения объемов закупки. Они дают
    представление о расходовании материалов в производстве или о фактическом
    рыночном спросе на товарную продукцию.

    В системе учета могут использоваться разнообразные средства — от компьютерных
    баз данных до обыкновенных карточек складского учета. Эти различные средства
    учета могут быть объединены в систему, например в каталог, содержащий
    подкаталоги по каждому из возможных поставщиков и данные о продвижении их
    товаров на рынке, разделы, содержащие сведения об имеющемся опыте работы с
    каждым, о ком имеются данные: о всех ранее заключенных сделках, срывах
    поставок, другие доступные сведения о нестандартных ситуациях и т.п.

    Определение потребности на основе фактического расхода (спроса) продукции
    основано на использовании ряда методов прогнозирования. Чаще всего примеьгяются
    методы экстраполяции динамических рядов фактических значений расхода (спроса)
    материального ресурса или готовой продукции, такие, например, как
    экспоненциальное сглаживание, динамика средних, метод скользящего среднего и
    т.п.

    Общим недостатком этих методов является ограниченность наблюдениями за
    расходом (спросом) конкретного вида материального ресурса или товарной позиции.
    При этом другие факторы (микро- или макро- среды), которые могут оказать
    существенное влияние на будущую потребность, не учитываются.

    Данное обстоятельство послужило причиной применения для прогнозирования
    (планирования) потребности в материального ресурса/готовой продукции методов
    многофакторных корреляционно-регрессионных моделей.

    Прогнозирование потребности в материального ресурса для производства
    продукции чаще всего основано на нормативном подходе, т.е. расчете удельных
    норм расхода материального ресурса: на одну позицию, единицу веса, длины,
    определенный объем выпуска готовой продукции и т.п.

    Сами удельные нормы расхода материального ресурса рассчитываются на основе
    конструкторских чертежей изделия, сборочных спецификаций, технологии про-
    изводства и т.п. Для расчета норм расхода материального ресурса в каждой
    отрасли промышленности имеется соответствующее нормативно-методическое
    обеспечение.

    Определенными особенностями отличается прогнозирование потребности в запасных
    частях на ремонтно-эксплуатационные нужды технических средств и оборудования.
    Расчет потребности и последующего объема закупок запасных частей может быть
    основан как прогнозе их фактического расхода, так и на удельных нормах расхода.

    При использовании нормативного подхода приходится учитывать большое число
    факторов, определяющих надежность исходной техники, особенности
    технологического процесса ее обслуживания и ремонта, условия и режимы
    эксплуатации и многое другое. В каждой отрасли промышленности и сельского
    хозяйства имеется большое число инструкций, методик и нормативных документов.

    В процессе планирования закупок необходимо определить:

    * какие материалы требуются;
    * количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
    * время, когда они понадобятся;
    * возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
    * требуемые площади ваших складских помещений;
    * издержки на закупки;
    * возможности организации производства некоторых деталей на своем
    предприятии.
    Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать
    материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны
    поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как
    использовались аналогичные материалы в прошлом.

    Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю
    составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в
    будущем.

    Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную
    программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом
    спросе, который рассчитывается при помоши методики MRP-1 (планирование
    потребности в материалах).

    Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на
    конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых
    самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно
    время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии.
    Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют
    брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

    Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

    * наличный запас;
    * плюс уже заказанные материалы и уже запланированное собственное
    производство;
    * минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.
    На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с
    момента подачи заказа до момента поставки продукта.

    Преимущество применения методики планирования потребности в материалах
    заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из
    потребностей в конечном продукте.

    Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания
    таких колебаний.

    Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся
    (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

    Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем
    периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

    Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + ах (фактическое
    потребление в предшествующем периоде — прогноз на предшествующий период).

    Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого
    фактора «а», значение которого находится в пределах от О до 1. Чем больше
    значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более
    подходит для оценки фактического потребления.

    В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах,
    как-то:

    * детерминированный;
    * стохастический;
    * эвристический.
    Первый используется, когда известны определенный период выполнения заказа и
    потребность в материалах по количеству и срокам. Второй — когда основой для
    расчета являются математико- статистические методы, дающие ожидаемую
    потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта
    работников.

    Все рассмотренные методы определения количества, времени и периодичности
    закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат
    времени, стоимости услуг или определении потребностей в материалах.

    Выбор зависит от:

    * профиля фирмы;
    * возможностей заказчика;
    * типа изделий;
    * наличия и вида складов;
    * системы контроля за состоянием запасов.
    Пример компании «ЭлитАлко»

    Компания «ЭлитАлко» действует как дистрибьютор на рынке алкогольной
    продукции. Основной ассортимент фирмы — элитные сорта вин и пива. Отдел закупок
    компании приобретает импортную алкогольную продукцию, осуществляет ее доставку
    и таможенное оформление документов. В подчинении начальника отдела закупок
    находится таможенная группа из трех человек.

    Основными функциями отдела закупок компании «ЭлитАлко» являются:

    * решения о закупках,
    * оформление заказа поставщикам,
    * заказ акцизных марок,
    * заказ перевозки транспортной компании,
    * таможенная очистка.
    Эффективность работы службы закупок в компании оценивается по следующим
    показателям:

    * отсутствие дефицита товаров на складе out-of-stock)
    * минимизация общих логистических издержек;
    * оптимизация маршрутов транспортировки товаров от поставщика.
    Процесс закупки и доставки импортного товара начинается с решения о закупке.
    Закупки осуществляются непосредственно у крупных зарубежных производителей
    алкогольной продукции. Ежемесячно коммерческий отдел и отдел продажи пива
    предоставляет проекты продаж на 5 месяцев вперед. Планы продаж расписываются по
    каждой товарной позиции на каждый месяц.

    Принимая решение о закупке, руководитель отдела закупок руководствуется
    требованием обеспечить запас каждой товарной позиции на 2 месяца. Закупки можно
    осуществлять сколько угодно часто, но при составлении прогноза подразумевается,
    что срок выполнения заказа поставщиком может достигать восьми недель. Кроме
    того, срок доставки зависит от конкретного поставщика.

    Алгоритм принятия решения в модели закупок заключается в подборе такого
    размера заказа, который в сумме с остатком товара на складе, товаром в пути,
    товаром на таможне и товаром, заказанном ранее, за вычетом ожидаемого объема
    продаж за пять месяцев обеспечит минимум двухмесячный запас товара после
    окончания пятимесячного периода. Определение размера заказа осуществляется
    вручную по каждой товарной позиции в специально разработанной форме таблицы
    Excel.

    Необходимо отметить, что выполнение этой операции в MS Excel требует
    достаточно высокой квалификации и внимания, поскольку контроль за вводом
    информации отсутствует. Трудоемкость операции связана с тем, что количество
    заказанного товара следует переносить из плана ожидаемых продаж. Ведется учет
    заказов по каждой позиции. Процедура оформления заказа «ЭлитАлко» заключается в
    согласовании с поставщиком размера заказа, определении точного количества и
    цены товара.

    При этом возникают трудности, поскольку информация о заказанных товарах в
    единой информационной системе отсутствует, а работникам коммерческого отдела
    необходимо знать, когда прибудет товар. Поэтому заказы на поставку товара
    необходимо формировать в общей информационной системе компании. При покупке
    акцизных марок определяется оптимальное количество марок, и для каждой
    категории спиртных напитков подготавливается «Заявление на покупку марок».

    При этом возникают сложности, так как в MS Excel трудно проследить статус
    выполнения заявки, к тому же информация локализуется на уровне начальника
    отдела закупок. Менеджеры отдела закупок нашли решение этих проблем. Было
    решено, что количество товара, которое необходимо заказать, вводится в
    информационную систему работниками коммерческого отдела.

    Количество заказываемого товара при этом рассчитывается автоматически.
    Решение о закупках принимается на основе отчета о «Прогнозах закупок», который
    показывает остаток товара на основе данных информационной системы о количестве
    имеющегося товара (на складе, в пути, нерастаможенного) и прогноза продаж.

    Использованная литература:

    * Сергеева В.И. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы
    профессионалов — инфра-м, издательский дом, 2005.
    * Б.А. Аникина. Логистика — М.: ИНФРА-Мб, 1999.
    * T.В. Алесинская. Основы логистики. — ТРТУ, 2005.

    Похожие записи