Уже к 2023 году Беларусь и Россия могут перейти на электронный документооборот при трансграничной торговле. Об этом сообщили в пресс-службе Национального центра электронных услуг. Тестирование использования электронных товаросопроводительных документов уже идет, а механизмы подтверждения подлинности электронного документа и признания его юридической силы разрабатываются и оттачиваются.

О том, как переход на электронный документооборот отражается на логистическом бизнесе и как транспортной компании на него перейти рассказывает директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко.

Сдерживающие факторы и перспективы ЭДО в Беларуси

По словам эксперта, именно несовершенство нормативной базы и необходимость согласования международных стандартов и схем больше всего тормозит повсеместный переход компаний на электронный документооборот (ЭДО).

“Без соответствующих мер на государственном уровне здесь не обойтись, – говорит Татьяна Солдатенко. – И надо отдать должное, правительством в нашей стране делается многое – законодательство совершенствуется, согласовываются схемы работы с другими государствами. Все это

способствует цифровизации бизнес-процессов в логистике и делает “правила игры”, которым подчиняются все участники рынка, четкими и прозрачными”.

Масштабный эксперимент с использованием электронных товаросопроводительных документов в торговле с Россией говорит о том, что общий и повсеместный переход на ЭДО – это только вопрос времени. Времени, которое нужно на то, чтобы разработать все форматы электронных документов и отточить регламенты их использования.

“Еще один сдерживающий фактор в переходе к ЭДО – это консерватизм игроков логистического рынка, – считает Татьяна Солдатенко. – Сопротивление встречают любые новые технологии. Это вполне нормально – ведь процесс нужно изучить и освоить. На это нужно время и усилия. Но чем раньше в компаниях начнут работу по преодолению этого сопротивления, тем больше времени у них будет на плавный и безболезненный переход к “цифре”.

ЭДО – это экономия денег, времени и места

Экономия – самая очевидная выгода от перехода на ЭДО. Каждая перевозка груза – это большая стопка различных заявок, доверенностей, актов, счетов, распоряжений, справок… Документов – огромное количество. И все их нужно составлять, печатать, возить с собой и не терять, отправлять по почте или с курьером, хранить в архивах.

При уходе от бумажных документов

  • затраты на бумагу и другие канцелярские товары сокращаются в десятки раз,
  • расходы на почтовые и курьерские услуги исчезают вовсе,
  • освобождается пространство для хранения архивов документов
  • время работников на создание и обработку документов уменьшается на 50–70%.

Кроме этого в электронных документах проще исправлять ошибки и неточности. В целом, ЭДО значительно ускоряет важные этапы в логистической цепочке. Такие, как согласование и подписание электронных документов, а также взаиморасчет.

“Как правило, транспортная компания получает оплату после того, как клиент получил оригиналы документов на перевозимый груз, – поясняет Татьяна Солдатенко. – И она в первую очередь заинтересована в том, чтобы документы были получены заказчиком как можно быстрее. А благодаря ЭДО все документы отправляются моментально, а вероятность потери документов в пути, задержки курьеров, повреждения их в дороге – исключается. ЭДО существенно помогает сократить сроки оплаты и и исключить просрочки платежей из-за того, что документы дошли не вовремя”.

Как правило, системы электронного документооборота работают в связке с другими ИТ-решениями, что позволяет автоматизировать процессы и минимизировать вероятность ошибок. Рутинные задачи выполняет программное обеспечение, а сотрудникам остается лишь контролировать ход операций. Результат: работников нужно меньше, нежели на ведение бумажной документации, а их производительность – выше.

Алгоритм действий по внедрению ЭДО

Переходить на ЭДО нужно плавно и постепенно. Некоторые алгоритмы работы придется перестроить и сотрудникам нужно время, чтобы адаптироваться к новой системе работы. Задача руководства здесь – стимулировать эти процессы и поддержать своих сотрудников.

“На “Бирже грузоперевозок ATI.SU” система электронного документооборота развивается с 2013 года, – рассказывает Татьяна Солдатенко. – И собственный опыт биржи ухода от бумаги и опыт наших партнеров позволил нам выделить определенную последовательность действий во внедрении ЭДО в транспортной компании. Она позволяет сделать этот переход безболезненным и продуктивным”.

Последовательность в переходе на ЭДО:

  • Оценка выгоды. Рассчитайте все затраты на создание, использование, пересылку документов, сравните со стоимостью программного обеспечения для электронного документооборота и рассчитайте срок окупаемости решения.
  • Проверка на совместимость. Узнайте, можно ли связать систему ЭДО с теми IT-решениями, которые уже внедрены в вашей компании.
  • Юридическая сила. Убедитесь, что выбранная ИТ-платформа обеспечивает юридически значимый документооборот.
  • Поэтапность перехода. Начните с перевода в электронный вид типовых документов, работа с которыми – рутинный однообразный процесс. Это транспортные накладные, справки, договоры.
  • Адаптация сотрудников. Помогайте сотрудникам привыкать к новой форме работы, развивайте их компьютерную грамотность, чтобы преодолеть сопротивление, которое на первом этапе будет неизбежно.

“Тенденции на мировом логистическом рынке показывают, что для того, чтобы остаться на плаву и не только сокращать издержки, но и развивать бизнес, ставку нужно делать на автоматизацию и цифровизацию всех процессов. Электронный документооборот – неотъемлемая его составляющая. И те компании, которые освоят ЭДО в числе первых первых, безусловно, окажутся в выигрышном положении”, – резюмирует директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко.