Функции логистики:
* Управление потоками:
* Закупки и снабжение.
* Хранение и складская обработка товара.
* Перемещение и транспортировка грузов.
* Таможенное оформление.
Существует несколько путей организации управления и оптимизации товарных
запасов:
* Изобретение велосипеда, то есть разработка методов и моделей, уже давно
изобретенных и придуманных.
* Изучение литературы и внедрение методов описанных в ней.
* Обучение специалистов.
Многие руководители и владельцы компаний, а также специалисты, которые им, в
силу должностных обязанностей, занимаются, понимая важность этого процесса,
сами проходят курсы и семинары/тренинги или посылают учиться своих сотрудников.
Тут есть несколько рисков:
* Программа семинара: практичные методы, возможности и случаи их применения ―
прикладные аспекты теории.
* Тренер: практик, а не теоретик, больше специалист, а не шоумен.
Это должен быть специалист, равно хорошо разбирающийся и в теории и в
практике. Тренер, при этом должен еще уметь доходчиво и просто объяснять.
* Работа после семинара по материалам.
Внедрение и обкатка методов: не всегда внедрение бывает простым: то, что
казалось на семинаре или при прочтении литературы понятным на практике вызывает
больше вопросов.
Не хватает терпения на работу, в том числе над ошибками, и на материал
семинара забивается или к нему возвращаются не часто.
* Приобретение специализированного программного обеспечения, зачастую
дорогостоящего и, бывает, непростого в использовании.
* Сложности и минусы:
* Внедрение и использование требуют дополнительных вложений в подготовку
сотрудников, учетной системы и т.п.
* Стоимость и не очевидная ценность: заплатив крупную сумму и понимая, что
это не совсем то, что требуется или хотелось, потратив много времени и средств
уже нельзя отказаться: жалко потраченных средств и времени, сил.
* При плохо отлаженном процессе ПО часто не удаётся использовать на максимуме
возможностей.
* Консалтинг.
* Сложности внедрения.
* Нежелание менять привычные процессы и обучаться: нам так непривычно.
* Статичный результат.
* Не хватает воли и терпения на полноценное внедрение процессов и моделей.
При аутсорсинге компания получает возможность использования ресурсов компании,
оказывающей эту услугу.
На примере расчета заказов поставщикам.Формирование – расчёт заказов
поставщикам, при реализации этой функции является важнейшим процессом.
От того, как будут сформированы графики поступления товара, рассчитаны объемы
и ассортимент закупок и поступлений товаров, запасных частей, сырья и
комплектующих материалов зависит многое в деятельности компании: начиная от
потребности в оборотных средствах и заканчивая объемом продаж и прибылью
компании.
Этот процесс довольно трудоёмкий и кропотливый. Для корректного формирования
заказов требуется проведение большого объема предварительной работы:
формирование заказов является результирующим этапом процесса анализа и
обработки данных.
Обеспечение закупок складывается из 2-х составляющих:
* Анализ и планирование.
* Формирование заказа поставщикам.
* Исполнение этого заказа.
* Анализ исполнения: план/факт.
Многие руководители и владельцы компаний знают, насколько сложно найти
квалифицированного аналитика или закупщика/ снабженца.
При этом, хороших переговорщиков среди закупщиков хватает
На первом этапе, обычно, к работе над данными подключаются 2-3 аналитика,
которые обрабатывают данные, определяют оптимальные модели и их параметры для
дальнейшего прогнозирования и планирования, оценивают текущие и возможные
риски, определяют оптимальные методы формирования страховых запасов и режим их
пополнения.
То есть периодически проводят ту работу, которую сотрудники компании-клиента,
даже при наличии необходимой квалификации, проводят, в лучшем случае раз в год.
Аутсорсинг позволяет получить доступ к квалифицированным кадрам с минимальными
потерями времени и начать работу по оптимизации практически сразу после
подписания договора.
Еще одним отличием аутсорсинга является то, что никто:
* Ни тренер,
* Ни поставщик ПО,
* Ни консультанты не несут никакой ответственности за результат своей работы.
Компания, принимающая на аутсорсинг какую либо функцию, всегда отвечает перед
клиентом рублём:
* Как минимум тем, что клиент, при и некорректном формировании заказов, может
отказаться от работы и разорвать договор.
* Возможна бонусная схема работы, которая может включать не только бонусы за
эффективную работу, но и штрафы, за некачественное исполнение.
Общая схема взаимодействия при аутсорсинге формирования заказов:
При самостоятельном формировании заказов поставщикам все указанные на схеме
процессы ложатся на сотрудников компании.
При передаче формирования заказов на аутсорсинг основная часть работы ложится
на аутсорсера, оставляя сотрудникам компании-клиента больше времени и
возможностей для работы с поставщиками.
Пример результативности работы по аутсорсингу:
Уровень доступности
Коэффициент оборачиваемости
Февраль
Март
Февраль
Март
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
98,2%
84,6%
98,1%
91,7%
1,09
0,77
1,12
0,66
Здесь клиент, «на всякий случай» продолжал в течение первых 2-х месяцев
формирование заказ самостоятельно, опасаясь, что компания-аутсорсер не
предоставит заказ в срок, необходимый для выставления заявки поставщикам
(опасения не оправдались, но в чем-то он был прав).
В графе «факт» указан результат, полученный по фактическим показателям
исполнения заказа, сформированного аутсорсером, даже с некоторыми отклонениями.
В графе «самозаказ» указаны параметры, которые могли бы быть получены, если бы
клиент формировал заказ самостоятельно.
Эти параметры рассчитывались наложением заказа клиента, сделанного
самостоятельно, на фактические данные по движению товаров: продаж, запасов,
поставок.
Видно, что аутсорсер, даже при отклонениях, сформировал заказ более
качественно и корректно.
Второй пример.
Уровень доступности
Коэффициент оборачиваемости
Февраль
Март
Февраль
Март
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
факт
Самозаказ
96,5%
94,8%
96,1%
94,4%
1,17
0,64
1,22
0,62
Здесь не просто показатели, полученные по факту более качественны, чем при
самозаказе, но и объем продаж оказался выше более чем на 15% за счет того, что
аутсорсер сформировал заказы поставщикам так, что был минимизирован дефицит
наиболее ходовых позиций.
При аутсорсинге какой-либо функции клиент получает снижение рисков:
Функция
Риск
Самостоятельное исполнение функции
Функция на аутсорсинге
Хранение товара
Повреждение товара при хранении
Списание стоимости испорченного товара или разницы в стоимости при уценке в
потери и убытки
Компенсация стоимости
Забастовка или нехватка персонала
Простои и задержки
Отсутствие простоев и задержек либо компенсация / неустойка
Аутсорсинг расчета заказов
Недостаток квалификации персонала
Убытки от дефицита и замороженные средства в избыточном запасе
Отработанные процессы, квалифицированный персонал.
Ошибка закупщика или аналитика
Убытки от дефицита и замороженные средства в избыточном запасе
Многоступенчатый контроль
Отсутствие закупщика или аналитика
Задержка с формированием заказа или формирование некорректного заказа
Возможность замены аналитика или закупщика: достаточный штат.
Виктор Шиков, www.logistware.com