Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе
наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении
необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На
складе подбираются нужные материалы и передаются системой транспортировки
получателю либо доставляются прямо на рабочие места.
В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на собственном
складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган
оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и
обеспечивает отправку товаров. Предприятию — заказчику отправляются крупные
партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом.
Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь
проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и
номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров
они доставляются на отдельные производства.
Вследствие значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов
хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий
вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения
своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного
структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально
разработанных формуляров. Объем документооборота при традиционной системе
снабжения можно проиллюстрировать на примере ФРГ, где отдел закупок или
посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку,
передает потребителю до 14 документов.
Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что
приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла
организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые
ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по
назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает
наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.
Главный недостаток традиционной системы закупок — это потребность в больших
запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и
затратами труда.
Основные статьи издержек на содержание запасов и складов можно сгруппировать
следующим образом:
1. Содержание складских помещений:
а) амортизация складских зданий;
б) амортизация складского оборудования;
в) затраты на профилактический ремонт;
г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;
д) страхование зданий и земельный налог;
е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал:
а) заработная плата складских рабочих и служащих;
б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих;
3. Затраты на транспортные средства:
а) амортизация;
б) расходы на топливо и энергию;
в) расходы на профилактический и текущий ремонт;
г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов:
а) охрана складов и старение материалов;
б) коррозия и потери по другим причинам;
в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и
приемки);
г) кражи;
д) пожары;
е) потери вследствие понижения цен;
ж) страхование запасов.
К основным статьям издержек на содержание запасов и складов относятся также
суммы оплаты заемных средств и потери процентов на капитал, которые можно было
бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на
финансирование запасов, строительство складских помещений и их оснащение
соответствующим оборудованием.
Системы оперативного снабжения.
В последние десятилетия разработан ряд систем снабжения ориентированных на
конкретную потребность производства:
система Канбан (карточка) — метод управления поставками в условиях поточного
производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит
из конечного монтажа;
система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) — метод снабжения,
охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное
планирование, на втором — распределение материалов, на третьем — управление
закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь
на уровень планирования и возникает замкнутая система);
система «Точно в срок» — метод снабжения, с помощью которого в результате
частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;
система запросов — метод снабжения, при котором с поставщиками заключаются
типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по
фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
система прогнозных показателей — система, при которой спрос на большие партии
закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок
приводится в соответствие со спросом;
система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика — метод
снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и
транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.
Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является
система «Точно в срок». Она возникла в середине 50-х годов в Японии и получила
сначала там широкое распространение, а затем в Европе и США. Суть оперативного
снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и поставке предметов
снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии в сроки,
максимально приближенные к моменту потребления, при их жестком соблюдении.
Наибольшее распространение метод поставок «Точно в срок» получил в
машиностроении при сборочном производстве.