Максимально серьезно вопрос об оптимизации бизнес-процессов с целью снизить затраты на перевозки встал перед логистическими компаниями в 2020 году с началом пандемии Covid-19.

Когда отлаженные и отлично работающие цепочки поставок разрушились практически моментально из-за закрытия границ. И нестабильность на логистическом рынке в Беларуси, как и во всем мире, с того времени только возрастает.

Каким цифровым трансформациям будет подвержена логистическая отрасль в ближайшее время и какие шаги в этом направлении белорусские компании могут сделать уже сейчас?

Рассказывает директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI. SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко.  

По данным исследования Global Industry Analysts Inc. , мировые расходы на цифровизацию логистики вырастут с 52,2 млрд долларов в 2020 году до 75,5 млрд долларов к 2026 году. Ежегодный прирост инвестиций в цифровые инициативы аналитики оценивают на уровне 8,8%. Главным катализатором таких процессов на рынке стала пандемия Covid-19.

По словам Татьяны Солдатенко, для компаний Беларуси тенденции автоматизации тоже как никогда актуальны. Часть бизнес-процессов в логистике уже сейчас переместилась в онлайн – функционируют цифровые платформы, а рутинные операции все чаще выполняют специальные программы.

“Конечно, это далеко не полная автоматизация перевозок, когда умные системы сами собирают все данные по цепочке поставок, анализируют их, запускают и контролируют все процессы от погрузки до доставки. – говорит эксперт. – Даже крупнейшие мировые компании еще только на пути к такому уровню автоматизации. Но есть цифровые решения, которые белорусским логистическим компаниям нужно внедрять уже сейчас, чтобы не отставать от мировой практики».

Можно начать с 4 простых, но эффективных шагов, которые помогут компаниям-перевозчикам продолжить свое развитие, снизить затраты и получить существенное конкурентное преимущество.

Шаг 1. Переход на электронный документооборот (ЭДО)

Каждая перевозка сопровождается множеством многостраничных документов – заявки, доверенности, справки, распоряжения на отгрузку, счета-фактуры и акты. Все эти документы нужно распечатать и отправить контрагентам – то есть затраты идут не только на бумагу, но и на краску, на почтовые и курьерские услуги.

“Сейчас, когда цены на бумагу выросли в 2-3 раза, переход на электронный документооборот просто необходим компаниям, если они рационально подходят к ведению своего бизнеса, – считает директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI. SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко. – ЭДО позволяет полностью исключить затраты на бумагу и почтовые услуги, краску и расходники для принтера. А еще решает проблему просрочки платежей из-за недошедших вовремя документов”.

Не говоря уже о том, что это значительная экономия времени. Ведь оформление бумажной документации – это 50-70% рабочего времени логиста. То есть ЭДО позволит работодателю оптимизировать штат без потери качества работ.

“Отрадно, что белорусское законодательство способствует переходу на ЭДО, – считает Татьяна Солдатенко. – Уже введены обязательные электронные сопроводительные накладные при перевозке грузов в страны ЕАЭС. А на современных цифровых платформах системы ЭДО уже внедрены и имеют целую экосистему сервисов, в которых удобно создавать, хранить и обмениваться электронными документами”.

То есть в нашей стране нет никаких сдерживающих факторов к внедрению ЭДО, кроме желания, или нежелания, самих владельцев компаний.

Шаг 2. Использование онлайн-бирж

Если раньше принято было работать с ограниченной базой постоянных партнеров, то сейчас пришло время расширять этот круг. Отличный инструмент для этого – онлайн-биржи, в частности «Биржа грузоперевозок ATI. SU”.

“Мы открываем доступ к большому числу грузоотправителей, экспедиторов и перевозчиков, – рассказывает эксперт. – А конкуренция всегда приводит с снижению стоимости перевозок. Для исполнителей – это тоже только в плюс, ведь они получают доступ к большому количеству заказов”.

Кроме того, цифровые сервисы помогают выявить и исключить из процесса посредников, которые “съедают”, в среднем, 20% от стоимости перевозки, проверить добросовестность контрагентов: в открытом доступе рейтинги всех пользователей, отзывы и рекомендации. Все подозрительные действия дополнительно отслеживают еще и технологии искусственного интеллекта.

Шаг 3. Автоматизация рутинных процессов

Уже сейчас есть все инструменты, чтобы перевести в “цифру” не только документооборот, но значительную часть другого ручного труда. Например, процессы распределения грузов, составления маршрутов, контроля процесса перевозки, составления отчетов.

“Эти процессы отлично поддаются автоматизации, – говорит директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI. SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко. – На современных логистических онлайн-площадках можно по результатам тендеров назначать исполнителей автоматически исходя из заранее определенных факторов. Для крупных компаний, где ежедневные отгрузки исчисляются десятками и сотнями, это  значительное снижение трудозатрат”.

Также умные системы могут сами выбирать оптимальную последовательность доставки и рассчитывать маршруты, учитывая при этом разные нюансы – от дорожной ситуации до разрешенной скорости движения на конкретном маршруте.

Шаг 4. Внедрение автоматизированных систем мониторинга

Значительный плюс автоматизации бизнес-процессов  – это исключение человеческого фактора. Здесь речь не только о снижении вероятности ошибок и увеличении скорости работы, но и о борьбе со злоупотреблениями работников.

“В сфере грузоперевозок это могут быть такие ситуации, когда водители сливают бензин, заправляются мимо бака, стоят на холостом ходу, уклоняются от маршрута или используют рабочий транспорт для личных целей, – рассказывает Татьяна Солдатенко. –  Автоматизированные системы мониторинга не позволят этого делать”.

Например, самый простой способ контролировать расход топлива – спутниковый мониторинг. Система рассчитывает реальный пробег автомобиля за день и сравнивает его с расходом бензина. Но заметить разницу таким образом получится, если нарушения имеют систематический характер с большими объемами исчезнувшего топлива.

Для того же, чтобы получить более точные данные, можно установить на бак автомобиля специальные датчики, которые будут вести фактический учет расхода топлива на каждом конкретном автомобиле и передавать информацию в систему  мониторинга.

Свои умные датчики есть и для отслеживания в режиме реального времени манеры вождения водителя и температурного режима внутри кузова. Это нужно, если перевозится хрупкий или скоропортящийся груз. При нарушении заданных параметров система даст сигнал водителю и диспетчеру. Такой автоматический контроль помогает избежать проблем из-за повреждения товаров.

“Постепенное внедрение этих четырех шагов поможет логистическим компаниям справиться с вызовами последних двух лет, значительно оптимизировав процессы и снизив издержки”, – считает директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI. SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко. – Это  позволит сохранить ресурсы для развития и повышения эффективности и прибыли”.