Задача системы управления закупками на промышленном предприятии, как правило,
формулируется одним из двух способов, в зависимости от подчиненности складского
хозяйства:
* обеспечить наличие на складе необходимых ресурсов в соответствии с заранее
оговоренной программой потребления, минимизируя совокупные издержки на
приобретение и хранение ресурсов;
* гарантировать поступление на склад предприятия заявленной партии ресурсов в
заявленные сроки, при минимальной стоимости единицы ресурсов.
В каждой из этих формулировок заложены вполне определенные механизмы
оптимизации. Очевидно, что первая формулировка более сложна в реализации, но и
предполагает больший потенциал экономии ресурсов.
Однако вопрос оптимизации в данном случае оказывается сложным. Необходимо
добиваться снижения суммарных (совокупных) издержек, даже если это ведет к
росту закупочных цен (например, для некоторых видов оборудования стоимость
обслуживания за период эксплуатации многократно превышает закупочную стоимость
и более выгодной для компании может оказаться более дорогая покупка, но
снижающая стоимость обслуживания). Лишь имея четкое представление о суммарных
издержках, компания, принимая важные решения, будет уверена, что снижение
издержек в одной области не приведет к росту в другой. Более того, компании, не
оценивающие суммарные издержки, не используют большую часть потенциальных
возможностей сократить расходы (не связанные с закупочными ценами).
Определение потребности в закупаемых ресурсах
Планируемый на период объем потребности в закупке определенной категории
ресурсов может быть выражен следующей формулой:
Потребность = План потребления — Фактический запас + Страховой запас +
Транзитный запас + Прогнозные потери.
Определение потребности в ресурсах в существенной степени зависит от выбранной
политики управления запасами. Этой теме посвящено большое количество
исследований, в особенности использованию японского опыта минимизации запасов.
Соперничество двух крупнейших мировых экономических систем — США и Японии, в
середине 1980-х гг. характеризовалось явным превосходством последней в области
промышленного производства. Основой конкурентного преимущества японцев явилось
резкое снижение издержек производства и, как следствие, рыночных цен на
продукцию машиностроительной, электронной и других капиталоемких отраслей.
Принятая американцами политика протекционизма в отношении собственных
товаропроизводителей, как ответная реакция на дешевый импорт японских товаров,
не давала желаемых результатов: азиатские конкуренты продолжали теснить
североамериканских производителей на обоих полушариях планеты.
Исследования, проведенные ведущими аналитиками и экономистами США и Европы в
1985—1987 гг. , показали, чтоодним из основных условий превосходства японцев
являютсянезначительные (минимальные) товарные запасы. Данный подход к
организации производства позволил в первую очередь снизить инвестиционную базу,
что в свою очередь значительно увеличивает доходность инвестиций (ROI) при
прочих равных условиях. Позже система, используемая японскими менеджерами,
получила название«точно в срок» (аббревиатура JIT), которая и была в дальнейшем
положена наиболее успешными компаниями Америки в основу комплексного
планирования потребностей в материалах (MRP). Сегодня данная система
трансформировалась в особую экономическую дисциплину —логистику.
Условно все материальные расходы по обслуживанию запасов можно разделить на
три большие группы:
* затраты, связанные с организацией закупок;
* затраты, связанные с хранением;
* убытки, связанные с неадекватностью наличия запасов.
Модели определения оптимального размера заказов
Проблемы управления перечисленными расходами могут быть решены на основе
построениямодели оптимального размера заказа (EOQ, Economic Order Quantity —
экономичный размер заказа). Главным условием построения данной модели выступает
разделение затратна те, которые прямо пропорциональны размеру запасов, и те,
которые находятся в обратной зависимости от количества накопленных ресурсов.
Наиболее известный и простой результат применения модели оптимального размера
заказа —формула Вильсона, которая определяет оптимальный размер заказа:
Qопт =√[(2A*S)/(r*p)]
где Qопт — размер единовременной поставки; А — затраты на размещение и
выполнение заказа; S — годовая потребность в ресурсах; r — процентная ставка на
хранение ресурсов (ставка дисконтирования); р — цена единицы закупаемых
ресурсов.
Критерием оптимальности размера заказа является минимизация общей стоимости
двух видов затрат: затрат на хранение запасов, прямо пропорциональных размеру
заказа, и затрат на размещение заказа. Формула Вильсона получена как результат
нахождения экстремума функции суммарных затрат.
Формула оптимального размера поставки EOQ получена при следующих допущениях:
* расход ресурсов непрерывный и равномерный;
* период между двумя смежными поставками постоянен;
* стоимость доставки строго пропорциональна объему заказа (не учитывается
влияние емкости транспортных средств и оптовые скидки на доставку);
* спрос удовлетворяется полностью и мгновенно;
* транзитный и страховой запасы отсутствуют;
* емкость склада не ограничена;
* затраты на размещение и выполнение заказа не зависят от размера заказа и
постоянны в течение планового периода;
* цена поставляемой продукции в течение планового периода постоянна;
* затраты на содержание запаса единицы продукции в течение единицы времени
постоянны и не зависят от суммы вложенных в запасы средств и сроков.
Приведенные допущения накладывают много ограничений практического характера.
Для преодоления некоторых ограничений предпринимались попытки изменить алгоритм
расчетов. С изменением алгоритма стал возможен анализ системы скидок, вариант
формулы с пополнением запасов в течение некоторого времени, расчет размера
поставки в преддверии ожидаемого повышения цен на закупаемый товар.
Кроме того, в ряде работ даются комментарии к спорным вопросам применения
формулы Вильсона: как рассчитать размер заказа, если доставку осуществляет
поставщик и стоимость доставки включена в цену товара; как учесть наличие
страховых запасов на складе; использовать ли в расчетах цену материалов с
налогом на добавленную стоимость (НДС) или без НДС и т. п. Возможно применения
модификаций формулы Вильсона, когда пополнение запасов осуществляется не
мгновенно, а за определенный промежуток времени, для случаев предоставления
системы скидок в зависимости от объемов поставки и при ожидаемом повышении цены
на ресурсы достаточно известны.
После того как будет установлен оптимальный уровень запасов, не сложно
установить момент, в который необходимо сделать заказ. Этот момент будет
определен при умножении дней изготовления и доставки товаров поставщиком на
количество реализованных товаров за день. Полученное количество товаров
представляет собой тот уровень запасов данной номенклатуры, при котором следует
направить следующий заказ поставщику.