Оптимизация работы службы доставки компании

Работа любой компании, так или иначе, связана с использованием курьеров или водителей-экспедиторов

Хотите попробовать сервис в работе? В самом простом случае профессиональная, качественная работа курьерской службы доставки обеспечивает оперативность обмена документами и другими рабочими материалам между компанией и её партнёрами.

В «сложном» случае, вся будущая успешная работа компании зависит от качества доставки — интернет-магазин, служба заказа билетов, … А отдел доставки является лицом компании и от качества его работы зависит, состоится ли повторное обращение в вашу компанию или нет.

Для чего это нужно

Сервис «Доставка» из пакета «CourierCloud» сведёт к нулю всю «бумажную работу», проволочки и волокиту при оформлении доставок. Сервис полностью автоматизирует работу отдела доставки вашей компании. Независимо от того состоит ли она из одного курьера или представляет собой солидное подразделение, обрабатывающее ни один десяток заявок в день и имеющее в штате много курьеров или водителей-экспедиторов.

Как всё устроено

Сотрудники компании могут заказать доставку, а курьер получить задание с любого компьютера или другого мобильного устройства, имеющего браузер и подключенного к сети Интернет. Как правило, для оформления заявки на курьерскую доставку, во многих компаниях, необходимо заполнить бумажную форму — что, откуда, куда, когда необходимо отвезти, и передать её сотруднику ответственному за работу курьеров. Он, в свою очередь, передаст заявку курьеру, который выполнит задание.

Ровно также устроена работа сервиса «Доставка» — сотрудник компании создаёт электронную заявку на доставку, менеджер сервиса подтверждает заявку, назначает курьера, а курьер выполняет задание и «отчитывается» о выполнении.

Отличие состоит в том, что все эти действия, разумеется, кроме физической доставки, происходят в рамках системы «CourierCloud» и не подразумевают заполнения каких либо бумаг.

Так же, благодаря тому, что «CourierCloud» реализована на основе облачной технологии — осуществление всех этих процедур физически не привязано к какому либо месту. Сотрудникам, участвующим в этой производственной цепочке, нет необходимости встречаться лично или даже созваниваться по телефону. Не требуется, даже находится в одном офисе.

  • Раздел «Управление доставкой»
  • Список заявок на доставку
  • Заявка на доставку

Роли и функции сотрудников компании в сервисе «Доставка»

В рамках сервиса «Доставка» все сотрудники компании разделены на три группы: сотрудники, менеджеры, курьеры.

«Сотрудники» — в эту группу входят все сотрудники компании. Любой, зарегистрированный в системе, сотрудник может создать заявки на доставку.

Менеджеры, сами также могут создавать свои задания по доставке. «Менеджеры» — управляют работой службы, подтверждают легитимность заявок сотрудников, передают задание на выполнение курьерам, контролируют выполнение задания курьерами. В реальной жизни, менеджер сервиса «Доставка» это начальник отдела доставки или, допустим, офис менеджер, управляющий курьерами и водителями.

«Курьеры» — сотрудники компании на которых возложено физическое выполнение доставки – курьеры и водители-экспедиторы.

В зависимости от своей роли в рамках сервиса, пользователю доступен только строго определенный объём информации — сотрудник видит только свои заявки и не видит заявки других пользователей, менеджерам доступна вся информация об оформленных заявках и функционал по управлению ими, курьер видит только задания, порученные ему, и не видит задания других курьеров.

Назначение ролей

Назначить сотрудника менеджером или курьером может администратор системы или другой менеджер. Аналогично происходит и снятие функционала.

Заявка на доставку

Заявка является основным документов сервиса. В заявке содержится вся информация о заказанной доставке: кто заказал, когда, откуда, куда и что надо отвезти, статус — текущее состояние доставки.

В случае отмены доставки (курьер не нашел адрес, … ) заявка отправляется в архив со статусом «В архиве (отменена)», а вместо неё создаётся аналогичная заявка для повторной доставки. К каждой заявке, пользователь может добавить свой текстовый комментарий.

На протяжении всего жизненного цикла заявки следующим образом изменяется её статус:

новая → выполняется → выполнено → в архиве.

новая → выполняется → отменено → в архиве (отменена)

В соответствии с своей ролью, пользователь может совершать с заявкой следующие действия:

Сотрудник: создаёт заявку → Менеджер: подтверждает заявку и назначает курьера → Курьер: осуществляет доставку, отмечает в заявке что доставка выполнена → Менеджер: переносит заявку в архив выполненных заявок.

Реализованный в системе фильтр заявок позволяет просматривать отдельно заявки относящиеся к конкретному пользователю или курьеру.

  • Создание заявки на доставку
  • Назначение менеджеров и курьеров сервиса
  • Фильтр заявок

Адреса доставки

Любая заявка на доставку содержит два адреса: откуда надо забрать «посылку» и куда требуется доставить. Адрес доставки можно создать в подразделе «Адреса» сервиса или непосредственно при создании заявки.

В систему «CourierCloud» интегрированы OSM-карты, каждый адрес можно привязать к определённому место на карте, что существенно облегчает работу курьеров по выполнению задания.

Заявка: версия для печати

Курьеру не требуется запоминать или отдельно выписывать данные для доставки — в системе предусмотрена возможность вывода заявки на печать. Распечатка содержит всю информацию о заказанной доставке: адреса, карту, телефоны контактных лиц …

Статистика

В подразделе «Статистика» сервиса «Доставка» менеджер сервиса может посмотреть общее количество обработанных заявок, процент успешных / не выполненных доставок как в целом по сервису, так и для каждого курьера в отдельности. Эта информация позволяет оценить загрузку курьеров и эффективность их работы.

  • Подраздел статистики
  • Список адресов
  • Заявка — версия для печати

Чем сервис «Управление доставкой» полезен и удобен для

  • Рядового сотрудника
  • Курьера
  • Руководителя службы

— возможность заказать доставку из любого места и в любое время

Забыли «забронировать курьера на завтра» да в придачу уже уехали из офиса? Сделайте это из любого места, где есть выход в Интернет. Ваша заявка мгновенно окажется у менеджера доставки.

— удобный интерфейс работы с адресами доставки

Не нужно писать один и тот же адрес доставки много раз или рассказывать новому курьеру «как лучше доехать» — все адреса в которые уже осуществлялась доставка хранятся в базе данных.

Для создания новых адресов доставки и указания точного расположения места доставки в систему интегрированы Яндекс-карты.

— контроль в режиме реально времени за статусом доставки

Вам звонит заказчик и интересуется, почему его заказ ещё не доставлен? Не необходимости связываться с отделом доставки и выяснять «что происходит». Вся информация о состоянии доставки доступна в системе реальном времени.

Похожие записи