Диспетчеру для поиска грузов нужны пять инструментов: биржа или несколько площадок, таблица учёта заявок, карта с расчётом километража, связь с водителями и шаблон договора-заявки. Всё остальное, включая TMS, добавляют, когда в день проходит больше десяти рейсов. Ниже описан набор для небольшого автопарка в России и Беларуси и порядок работы с ним.

Какие инструменты нужны

Диспетчер ищет груз по плану: машины определены, окна загрузки известны, ставки посчитаны. Для этого достаточно простых вещей, если они собраны в порядок.

  • Биржа грузов. Одна основная и одна запасная площадки. Через них идёт большая часть разовых заявок. Как выбрать, читайте в материале как выбрать биржу грузов: критерии для перевозчика.
  • Таблица заявок. В ней указывают дату, маршрут, заказчика, ставку, оплату, водителя и статус документов. Без неё через месяц невозможно ответить, кто задолжал и на каких рейсах вы теряли деньги.
  • Карта и расчёт километража. Нужны точный пробег, платные участки и время в пути с учётом режима труда водителя.
  • Связь с водителями и мониторинг. Мессенджер, звонки и GPS-трекер или бортовая система. О мониторинге читайте в материале мониторинг груза в пути: GPS, датчики, документы.
  • Шаблоны документов: договор-заявка, акт, счёт, доверенность, форма для передачи данных водителя заказчику.

Рабочий день: порядок действий

ВремяДействиеРезультат
УтроПроверить, где машины и когда они освободятсяПлан на два-три дня
До обедаОбновить фильтры на бирже и обзвонить новых заказчиковСписок вариантов
ДеньПосчитать ставку каждого вариантаРешение: взять, торговаться, отказаться
ВечерПодписать заявки и отправить данные водителюРейс закреплён
ПостоянноКонтролировать документы и оплатуЗакрытые рейсы без долгов

Как диспетчеру отбирать заявки

Хорошая заявка проходит четыре проверки. Первая: ставка выше себестоимости километра с учётом обратного пути. Вторая: время погрузки и выгрузки укладывается в окно водителя. Третья: заказчик проверен и платит вовремя. Четвёртая: после выгрузки рядом есть следующий груз. Если не проходит одна проверка, нужно либо торговаться, либо отказываться. Соглашаться «чтобы машина не стояла» стоит только после расчёта простоя.

Расчёт ставки и платные дороги

Платные дороги меняют решение. В России сбор Платон платят грузовики свыше 12 тонн, в Беларуси BelToll машины свыше 3,5 тонны, и эти суммы включают в расчёт до звонка заказчику. Для расчёта используйте калькулятор стоимости километра и калькулятор стоимости рейса.

Документы, которые держит диспетчер

В России перевозка оформляется транспортной накладной, в том числе электронной (ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года с исключениями), путевые листы ведутся по приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390. В Беларуси применяют ТТН-1, а путевые листы не обязательны. На международных рейсах водителю нужна CMR. Все эти документы диспетчер проверяет до выезда: ошибка в наименовании груза или реквизитах превращается в простой на границе или в отказ принять груз.

Показатели, по которым видно, что набор работает

  • Доля порожнего пробега за месяц.
  • Средняя ставка за километр по загруженным рейсам.
  • Время от появления заявки до подтверждения.
  • Число рейсов с просрочкой оплаты.
  • Количество простоев и их общая длительность.

Если доля порожнего пробега падает, а ставка не снижается, значит инструменты и привычки сработали. Если нет, смотрите, где теряется время: на поиске, на согласовании или на документах.

Когда нужна TMS

Таблицы и мессенджеры справляются до нескольких десятков рейсов в неделю. Дальше возникают ошибки: двойные заявки, потерянные документы, ручной расчёт маржи. Тогда имеет смысл перейти на систему управления перевозками. Обзор возможностей есть в материале от диспетчера к TMS: как управлять транспортом.

Частые вопросы

Нужен ли диспетчеру ещё один сотрудник на поиск?

При парке до десяти машин один диспетчер справляется, если процесс записан в таблицу.

Что лучше: одна биржа или несколько?

Достаточно двух площадок. Больше только повышает число дублей.

Как диспетчеру подтверждать водителя заказчику?

Передайте ФИО, номер машины и телефон водителя после подписания заявки. Это ускоряет въезд на склад.

Проверено: октябрь 2026. Источники: тарифные документы Платон и BelToll, приказ Минтранса России № 390 от 28.09.2022, постановление Минфина Республики Беларусь № 58.

Читайте также

Другие материалы собраны в разделе работа в логистике.

Раздел: Профессия логист / Профессии в логистике

Похожие записи