Эффект от ERP видно только в сравнении: берут показатели до запуска и через несколько месяцев после него. Сколько времени уходит на типовые операции, как точны остатки, как изменились затраты на склад и закупки. Если замеров до внедрения нет, оценивать придётся на ощупь, поэтому базовые цифры записывают заранее.

Какие показатели считать логисту

Набор делят на операционные и финансовые. Первые показывают, стало ли работать проще, вторые отвечают на вопрос, окупилась ли система.

  • Время от получения заказа до отгрузки со склада.
  • Точность остатков по итогам инвентаризации.
  • Оборачиваемость запасов и доля неликвида.
  • Доля заказов, собранных без ошибок и вовремя.
  • Число ручных исправлений в документах и накладных.
  • Срок закрытия месяца в днях.
  • Затраты на лицензии, сопровождение и доработки.

Для оценки запасов пригодятся калькуляторы ABC-анализа и оптимального размера заказа: они помогают понять, изменилась ли структура запаса после запуска.

Как посчитать окупаемость

В затраты входят лицензии или подписка, настройка, интеграции с учётными и складскими системами, обучение и рабочее время сотрудников, занятых проектом. В выгоду записывают только то, что можно подтвердить документами: снижение запасов, меньше простоев, экономию часов на отчётах. Прогнозы вроде «вырастут продажи» в расчёт не берут.

Пример на условных цифрах

Условный пример. До внедрения склад держал запас на 12 миллионов рублей, после перехода на планирование закупок в системе запас снизился до 10,5 миллиона. Высвобожденные 1,5 миллиона перестали лежать на полках. Если оценить их по доходности 10 процентов годовых, это 150 тысяч рублей в год. Ещё 200 часов в месяц ручного ввода данных при стоимости часа 10 рублей дают 2000 рублей в месяц, то есть 24 тысячи в год. Выгода около 174 тысяч в год, и её сравнивают с полными затратами проекта. Если за три года она не покрывает расходы, систему либо используют не в полную силу, либо выбрали слишком сложную.

Что обычно мешает получить эффект

Справочники товаров заполнены неточно, сотрудники работают в системе и параллельно ведут свои таблицы, настройки после запуска никто не пересматривает. Проверьте, что за каждый показатель отвечает конкретный человек и что отчёт по ним выходит раз в месяц. Тогда проблемы видны, пока не превратились в потери.

Что менять, если результат слабый

Сначала проверяют данные: товары, остатки, цены. Потом смотрят, какие операции сотрудники продолжают делать вне системы, и выясняют причину: неудобный экран, нехватка прав или недостаток обучения. Часто помогает короткий курс для руководителей групп и пересмотр отчётов. Покупать дополнительные модули стоит после того, как использованы уже оплаченные функции.

Кто и когда оценивает

Первую оценку проводят через три-шесть месяцев после запуска, когда персонал привык к системе, затем повторяют раз в год. В работе участвуют финансовый отдел, руководители подразделений и ИТ. Каждый отвечает за свою часть показателей, итоговый отчёт сводит один человек. Полезно заранее записать, какие результаты ожидаются и к какому сроку: тогда оценка становится проверкой плана.

Отдельно упоминают эффекты, которые в рублях выразить трудно: меньше споров о цифрах между отделами, быстрее ответ клиенту, проще проверки.

Какие ошибки искажают оценку

Первая ошибка: сравнивать показатели за разные периоды без поправки на сезонность. Склад в декабре и в феврале работает по-разному, поэтому сопоставляют одинаковые месяцы. Вторая: записывать в эффект то, результат сопутствующих изменений, например новой расстановки стеллажей или дополнительных людей, хотя система тут ни при чём. Третья: забывать про затраты на время сотрудников, которые вели проект и обучались. Если их не считать, окупаемость выходит красивее, чем есть на самом деле.

Помогает простое правило: у каждого показателя в таблице указано, кто его измеряет, как и в какие даты. Тогда спор о цифрах происходит до отчёта, а не на совещании.

Частые вопросы

Когда виден первый результат?

Операционные изменения заметны через несколько месяцев после запуска. Финансовую окупаемость считают за период от года.

Кто должен считать показатели?

Владелец процесса вместе с финансовым отделом. Тогда цифрам доверяют и те, кто работает в системе, и те, кто отвечает за бюджет.

Нужен ли ERP небольшому складу?

Если заказов немного, часто хватает учётной программы или WMS попроще. ERP оправдан, когда склад, закупки и финансы нужно вести в одной системе.

Читайте также

Раздел: Статьи о логистике и грузоперевозках: простые способы улучшить эффективность бизнеса

Похожие записи