Экономия пробега и топливаПереезд офиса готовят за четыре-шесть недель, а сама перевозка небольшого офиса часто укладывается в один день. За это время нужно согласовать дату с арендодателем, составить опись мебели и техники, выбрать бригаду и транспорт, предупредить клиентов и подготовить на новом месте связь и интернет. Ниже план по неделям, расчёт объёма на условном примере и список вопросов к перевозчику.
Своими силами или с мувинговой компанией
Первое решение: кто будет грузить. Если вы привлекаете сотрудников, они упакуют вещи и разгрузят машину, но вместе с этим на вас ложатся три вопроса. Кто отвечает за испорченную мебель и технику, сколько рабочих часов уйдёт у людей, которые не грузчики, и что делать с тяжёлыми предметами вроде сейфов и серверных шкафов. Для них нужны такелажные работы и люди, умеющие их делать.
Своими силами переезжают, когда в офисе до десяти рабочих мест, мебели мало, а новый офис в том же районе. В остальных случаях разумнее нанять бригаду. Чем отличается работа профессиональных мувингов, разобрано в материале зачем нужны мувинговые компании при офисном переезде.
План по неделям
| Срок | Что сделать |
|---|---|
| За 4-6 недель | Согласовать дату выезда и въезда с арендодателями старого и нового офиса, узнать правила пользования лифтом и парковкой, назначить ответственного за переезд |
| За 3-4 недели | Составить опись мебели, техники и архива, решить, что едет, что продаётся или утилизируется, запросить смету у двух-трёх перевозчиков |
| За 2 недели | Подписать договор, заказать коробки и стрейч-плёнку, подключить интернет и телефонию на новом месте, разослать клиентам и поставщикам новые реквизиты и адрес |
| За неделю | Раздать сотрудникам маркированные коробки, составить схему рассадки нового офиса, отключить и описать оргтехнику |
| День переезда | Сначала вывозят архив и склад, затем мебель, в конце технику с рабочих мест; на новом месте выгружают в обратном порядке по схеме рассадки |
| После переезда | Сверить вещи с описью, составить акт о повреждениях, проверить сеть и принтеры, сдать старое помещение по акту |
Опись и маркировка
Опись нужна и вам, и перевозчику. По ней считают объём, бригаду и транспорт, а после переезда по ней проверяют, что ничего не потеряно. В описи указывают предмет, количество, место в старом офисе, место в новом и состояние: целый, есть царапины, повреждён. Фотографии мебели и техники до погрузки решают большинство споров о порче.
Коробки маркируют по схеме «отдел, фамилия, номер коробки». Так на новом месте их ставят прямо к нужному столу. Документы с персональными данными и бухгалтерские бумаги везут отдельно и в опломбированных коробках. Требования к маркировке груза в целом описаны в статье про упаковку и маркировку грузов, а о картонных коробах читайте в материале про коробки для переезда.
Оргтехника, серверы и связь
Простой в работе бывает дороже самого переезда, поэтому ИТ готовят заранее. Интернет и телефонию подключают на новом месте заранее, до дня вывоза. Перед отключением фотографируют схему подключения проводов, подписывают кабели, делают резервную копию данных. Системные блоки и ноутбуки по возможности везут в машине с людьми или в отдельной укладке, мониторы упаковывают в оригинальные коробки или в плёнку с картонными уголками.
Серверное оборудование перевозят в стойках или в жёстких кейсах, жёсткие диски не оставляют без защиты. Если без сервера нельзя работать, договариваются о переносе в выходной и заранее проверяют, что в новом помещении хватает розеток и охлаждения.
Документы и договор с перевозчиком
С арендодателем проверьте срок уведомления о выезде и порядок сдачи помещения по акту. Новый адрес организации нужно внести в учредительные документы и сообщить налоговому органу: порядок отличается в России и Беларуси, поэтому уточните его в налоговой своей страны. Не забудьте банк, контрагентов и госорганы, куда вы подаёте отчётность.
В договоре с перевозчиком должны быть записаны: дата и время подачи машины, состав бригады, перечень услуг (упаковка, демонтаж и сборка мебели, подъём на этаж), порядок расчёта за простой и за дополнительные часы, размер ответственности за повреждения и порядок составления акта. Устные обещания диспетчера в споре не помогут. Как отличить надёжного исполнителя, рассказано в разделе про выбор транспортной компании.
Расчёт объёма на условном примере
Допустим, переезжает офис на 20 сотрудников. Исходные данные условные: на человека три коробки по 0,1 м³, 20 разобранных столов по 0,3 м³, 20 кресел по 0,4 м³, 8 шкафов по 0,8 м³. Реальные размеры вашей мебели измерьте сами.
| Позиция | Количество | Объём, м³ |
|---|---|---|
| Коробки с вещами | 60 | 6,0 |
| Столы в разобранном виде | 20 | 6,0 |
| Кресла | 20 | 8,0 |
| Шкафы | 8 | 6,4 |
| Итого | 26,4 |
Мебель неплотно ложится в кузов, поэтому добавьте к итогу 20-30 %: получится около 32 м³. Если кузов фургона вмещает 15-20 м³ (точный объём спросите у перевозчика), понадобятся два рейса или две машины. Стоимость рейса можно прикинуть в калькуляторе стоимости рейса, а общие затраты на переезд разобраны в статье про прямые и косвенные затраты переезда.
Вопросы и ответы
За сколько заказывать машину и бригаду?
Для небольшого офиса достаточно недели, в сезон и на конец месяца лучше за две-три. Большой переезд с демонтажем и серверной планируют за месяц.
Как не остановить работу компании?
Переезд назначают на выходные или делят на этапы: сначала вывозят архив и склад, в последний день рабочие места. Интернет и телефония на новом месте должны заработать до приезда сотрудников.
Кто отвечает за повреждения?
Если мебель перевозит организация, ответственность определяет договор и акт приёмки. Если сотрудники грузят сами, претензий предъявить некому, поэтому крупные и дорогие вещи лучше доверить бригаде.
Что делать со старой мебелью, которую не берут в новый офис?
Её можно продать, отдать или вывезти на утилизацию. Варианты разобраны в статье что делать с мебелью при переезде офиса.
Читайте также
- Мувинговые компании: зачем нужны при офисном переезде
- Что делать с мебелью при переезде офиса
- Переезд магазина: план и логистика
- Переезд: прямые и косвенные затраты
Другие материалы о городских перевозках и переездах собраны в разделе перевозки по городам.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Гражданский кодекс Российской Федерации и Гражданский кодекс Республики Беларусь (договоры аренды и перевозки), рекомендации налоговых органов России и Беларуси по смене адреса организации.
Раздел: Грузоперевозки / Перевозки по городам и регионам
Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра, сколько паллет влезает в машину