Что нужно сделать до старта проекта. Часть 4

В трех предыдущих статьях серии «Что нужно сделать до старта проекта» я
рассказал, что перед стартом необходимо:

* Сформулировать бизнес-проблемы, цели проекта и ожидаемые результаты.
* Собрать и проанализировать требования к результатам.
* Описать допущения.
* Сформулировать ограничения.

Для старта проекта еще следует определить ключевые роли в нем и написать
документ, в котором руководитель проекта и заказчик договариваются об общем
видении начинания.

Документ, с которого проект стартует, называют Уставом проекта (или Паспортом
проекта).

Устав проекта – это документ, с которого начинается проект и по которому
происходит оценка его успешности.

Опытный руководитель прописывает его так, чтобы оговорить в нем все важные
аспекты работы с заказчиком. На внешних проектах Устав не так важен, т.к. есть
контракт, но, несмотря на это, некоторые руководители разрабатывают и его.

Для чего? Документ позволяет лучше понять важные аспекты проекта. Контракт
обычно громоздкий и напичкан юридическими терминами, а Устав пишется на языке,
понятном участникам проекта.

Структура Устава проекта

В популярном подходе к управлению проектами – PMBOK – в состав «Устава
проекта» входят следующие разделы:

* назначение или обоснование;
* измеримые цели и соответствующие результаты;
* высокоуровневые требования к результатам;
* допущения и ограничения;
* высокоуровневые описания и границы проекта;
* высокоуровневые риски;
* укрупненное расписание контрольных событий;
* укрупненный бюджет;
* список заинтересованных сторон;
* требования к одобрению проекта (т. е. критерии успеха, лиц, оценивающих его
успешность и лиц, подписывающих проект);
* назначенный руководитель, сфера ответственности и уровень полномочий.

На своих проектах я часто использовал шаблон Устава, структура которого
немного отличалась, от предложенной в PMBOK, но содержала все разделы, кроме
списка заинтересованных сторон, описания сферы ответственности и уровня
полномочий руководителя проекта (пример – ниже). Как правило, компания, которая
идет по пути стандартизации проектной деятельности, разрабатывает шаблон Устава
под специфику своей деятельности и этот шаблон используется для старта всех
проектов.

Кто разрабатывает Устав проекта?

Разработчики PMBOK считают, что в разработке документа должны участвовать
спонсор, заказчик и руководитель проекта.

В тех проектах, которыми руководил я, Устав разрабатывал руководитель проекта,
привлекая к его обсуждению технических специалистов и экспертов в предметной
области. Предполагаю, что в некоторых компаниях он может разрабатываться
спонсором, заказчиком, руководителем программы проектов или руководителем
проектного офиса, а руководитель проекта является рецензентом этого документа и
подписывает его.

Значение Устава для руководителя проекта

Следует отметить, что Устав не является договором, но может дополнять его и
служить внутренним документом для команды и заказчика.

В некоторых компаниях практика такова, что он становится документом после
утверждения которого проект считается официально признанным в компании (это
характерно для внутренних проектов, в которых заказчик и руководитель работают
в одной компании).

Когда заказчик пытается изменить содержание проекта, добавляя новые цели или
новые требования к результатам, руководитель проекта должен иметь возможность
изменить Устав и заверить подписью заказчика новую версию. Таким образом,
управляя версиями документа, руководитель защищает свой проект от расширения
рамок без расширения сроков и бюджета.

При закрытии проекта именно Устав позволяет заказчику и руководителю подвести
итоги проекта и определить степень его успешности.

Практика внедрения Устава проекта

Мой опыт внедрения Устава в четырех компаниях показал, что этот документ
приживается легко и воспринимается то-менеджерами и акционерами как необходимый
документ. А в некоторых компаниях его важность была настолько оценена, что
внутренние заказчики и спонсоры с каждым новым проектом уделяли ему все больше
внимания.

Для понимания структуры документа приведу пример Устава внедрения CRM-системы.

УСТАВ ПРОЕКТА

Автоматизация процессов CRM. Версия 1.0

Как видите, документ в приведенной выше форме получается достаточно
компактным, но вместе с тем содержит важные разделы для согласования единого
видения у заказчика и руководителя проекта. Приведенный шаблон Устава не
единственно возможный вариант. Подумайте над структурой документа и доработайте
ее для собственных проектов.

Выводы

Мне кажется, что Устав очень важный документ для проекта. Он создается в
интересах руководителя. Отсутствие этого документа лишает руководителя проекта
возможности обращаться к заказчику в случае изменения договоренностей и снижает
шансы завершить проект успешно.

После создания документа, руководитель проекта может приступить к разработке
детального плана действий.

Правильный старт, на мой взгляд, не менее важен, чем четкий и понятный план
проекта.

Похожие записи