Экономия пробега и топливаСнабжение отеля строится как небольшая логистическая система: ежедневный завоз продуктов, расходников и бельевого запаса, склад, учёт, график вывоза отходов и стирки. Качество этой цепочки видно в смете: пропавшие полотенца, срочные закупки по завышенной цене и испорченные продукты съедают больше, чем кажется. Ниже описано, как выстроить закупки и склад гостиницы и когда стоит звать консультанта.
Из чего состоит снабжение гостиницы
Все позиции делятся на группы с разной логикой пополнения. Ежедневные расходники (мыло, шампунь, кофе, чай, бумажная продукция) требуют регулярного завоза и страхового запаса. Скоропортящиеся продукты для кухни и завтраков нуждаются в коротком цикле и контроле срока годности. Бельё, посуда и мебель закупаются по износу, обычно раз в несколько месяцев.
| Группа | Как пополнять | Главный риск |
|---|---|---|
| Расходники для номеров | По норме на номер, раз в неделю или две | Утечка и излишки на этажах |
| Продукты | Малыми партиями, 2-3 раза в неделю | Просрочка, нарушение температуры |
| Бельё и текстиль | По износу и обороту стирки | Нехватка комплектов в сезон |
| Хозяйственные товары и химия | По графику, большими партиями | Хранение вместе с продуктами |
Нормы расхода и учёт
Без нормы на номер часть товара исчезает без следа. Норма задаётся просто: сколько единиц на один занятый номер в сутки. Тогда расход легко проверить по загрузке: число занятых номеров умножаете на норму и сравниваете с фактом.
Учёт ведут в трёх колонках: пришло, израсходовано, осталось. Раз в месяц остатки сверяют с записями и разбирают расхождения. Для расчёта размера партии закупки пригодится калькулятор EOQ, а ходовые позиции от редких отделяет калькулятор ABC-анализа.
Условный пример
Отель на 30 номеров тратит на моющие средства и косметику 6000 условных единиц в месяц. Введены норма на номер и ежемесячная сверка по этажам. Расход падает до 5000. Экономия 12 000 единиц в год выглядит скромно, но тот же приём применим к белью, продуктам и хозяйственной химии, и общий результат растёт кратно.
Приёмка и склад в гостинице
Склад небольшого отеля может занимать одно помещение и холодильную камеру, и всё равно у него должны быть правила.
- Принимайте товар по накладной и в присутствии ответственного: сверяйте количество, срок годности, целостность упаковки.
- Для продуктов фиксируйте температуру при приёмке, не принимайте размороженное.
- Размещайте по принципу FIFO: ранее поступившее выдаётся первым, на полках сроки годности на виду.
- Химию храните отдельно от продуктов и от текстиля.
- Выдавайте со склада по заявке этажа и записывайте выдачу.
Подробнее об организации зоны приёмки читайте в статье процесс приёмки товара на склад.
Когда звать консультанта или аутсорсера
Для отеля на 20-30 номеров обычно хватает ответственного сотрудника и таблицы. Помощь нужна, когда работают несколько корпусов, ресторан и конференц-зал, когда закупки идут у десятков поставщиков или когда отель открывается с нуля и нужно заложить склад в проект. Консультант оценивает объём закупок, предлагает рамочные договоры с поставщиками, график завоза и систему учёта. Оценивать его работу лучше по цифрам: расход расходников на занятый номер, доля просроченных продуктов, число срочных закупок в месяц.
Самопроверка раз в квартал
Проверка занимает около часа и показывает, где в цепочке снабжения теряются деньги: на складе, в закупках или при приёмке.
- Совпадают ли остатки по ключевым позициям с учётом?
- Сколько позиций закупалось срочно и по какой цене?
- Какова доля просроченных продуктов?
- Выполняют ли поставщики график завоза и правила приёмки?
Договоры и график поставок
С постоянными поставщиками договариваются о рамочном договоре: фиксированные дни завоза, минимальная партия, цена на период и порядок возврата брака. Так проще планировать и персоналу кухни, и складу. Для скоропортящихся продуктов отдельно прописывают температуру при доставке, допустимый остаточный срок годности и время приёмки, чтобы машина не стояла у входа в часы завтрака. Для редких закупок мебели и текстиля работает конкурсный подбор: запросите цены у двух-трёх поставщиков вместе со сроком поставки и условиями гарантии.
Частые вопросы
Нужен ли отелю собственный склад?
Небольшому отелю достаточно кладовой с учётом и порядком выдачи. Отдельный склад нужен при нескольких корпусах и большом объёме закупок.
Как часто заказывать продукты для завтраков?
Короткие партии два-три раза в неделю, частота зависит от срока годности и загрузки.
Как выбрать поставщика?
Сравнивайте цену вместе с графиком доставки, минимальной партией, условиями возврата брака и надёжностью по срокам.
Читайте также
Раздел: Библиотека / Публикации