Экономия пробега и топливаИнвентаризация склада сверяет фактическое наличие товара с данными учёта и показывает излишки, недостачи и пересортицу. Порядок такой: приказ о проведении, комиссия, подготовка склада, подсчёт, сличительная ведомость, разбор расхождений и отражение результата в учёте. В Беларуси с 1 января 2026 года порядок задаёт национальный стандарт бухгалтерского учёта и отчётности «Инвентаризация активов и обязательств» (НСБУ № 126), в России действует федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Старые инструкции и методические указания для этих целей больше не применяются.
Когда нужна инвентаризация
В Беларуси обязательные случаи перечислены в НСБУ № 126: реорганизация или ликвидация, подготовка годовой отчётности, смена материально ответственного лица, обнаружение хищения или порчи, чрезвычайные ситуации и другие случаи, указанные в законодательстве. Руководитель может назначить её и по собственному решению. Годовую инвентаризацию активов (кроме денежных средств) проводят не ранее 30 сентября отчётного года, денег в кассе не ранее 30 ноября. Периодичность остальных проверок с 2026 года организация закрепляет в своём внутреннем документе.
В России основной документ это ФСБУ 28/2023, приказ Минфина № 4н от 13 января 2023 года. Методические указания № 49 от 13 июня 1995 года утратили силу, а унифицированные формы ИНВ-1, ИНВ-3 и другие перестали быть обязательными: организация вправе использовать свои формы, если в них есть необходимые реквизиты. Случаи, когда проверку проводят в обязательном порядке, похожи на белорусские: смена материально ответственного лица, хищение, стихийное бедствие, реорганизация, ликвидация и подготовка годовой отчётности. Для уверенности сверьте текст стандарта и учётную политику своей компании.
Виды инвентаризации склада
| Вид | Что проверяют | Когда применяют | Плюсы и минусы |
|---|---|---|---|
| Полная (сплошная) | Все позиции склада за один период | Раз в год, при смене МОЛ, перед отчётностью | Полная картина, но склад останавливается |
| Выборочная | Часть позиций или зон | После хищения, при подозрении на проблемы | Быстро, но не даёт полной картины |
| Циклическая (непрерывная) | Небольшие группы товара по графику каждый день или неделю | Склады с непрерывной работой и WMS | Склад не останавливается, ошибки находят раньше |
| Слепая | Сотрудник считает, не видя учётных данных | Для объективного пересчёта спорных позиций | Меньше риска подгонки цифр, дольше по времени |
Порядок проведения по шагам
- Приказ руководителя: дата и время, зона, состав комиссии, ответственные. Форма приказа свободная, обязательные реквизиты есть в стандарте.
- Комиссия: председатель и члены. Материально ответственное лицо присутствует на подсчёте и не входит в комиссию, которая проверяет его ценности.
- Подготовка: убрать лишнее из проходов, разобрать неразмещённый товар, привести маркировку и адреса в порядок, провести последние приходы и расходы по документам и закрыть их до начала.
- Расписка материально ответственного лица: все документы на движение товара сданы в бухгалтерию.
- Подсчёт: комиссия или счётчики пересчитывают, взвешивают и измеряют товар, записывают данные в инвентаризационные описи.
- Сравнение с учётом: по каждой позиции в сличительной ведомости выводят излишек или недостачу.
- Разбор расхождений: проверяют документы, ищут пересортицу и ошибки ввода, затем объяснения от материально ответственных лиц.
- Протокол комиссии и решение руководителя: списание, зачёт пересортицы, взыскание с виновных, оприходование излишков.
- Отражение в учёте и корректировка остатков в системе.
Документы, которые должны получиться: приказ, инвентаризационные описи по группам, сличительная ведомость, протокол комиссии, решение руководителя. Если складскую часть ведёт WMS, опись можно формировать из системы, но подписи комиссии сохраняются.
Подготовка склада за неделю до проверки
- Закрыть незавершённые приходы и отгрузки, перевести возвраты в нужную зону.
- Расставить товар по адресам и убрать смешанные места, где в одной ячейке лежат разные артикулы.
- Проверить этикетки и штрихкоды, заменить нечитаемые.
- Разметить зоны брака, карантина и товара на ответственном хранении, чтобы чужой товар не попал в опись.
- Определить порядок подсчёта: по рядам, стеллажам или группам, и назначить пары счётчиков.
- Подготовить весы, рулетки, сканеры и бланки, зарядить терминалы.
Хорошая адресная система резко сокращает время инвентаризации. Как её построить, написано в материале об адресном хранении.
Циклическая инвентаризация и ABC
Остановка склада на сутки дорого обходится, поэтому многие переходят на цикличный подсчёт. Позиции делят по ABC-анализу: группа A даёт основной оборот, и ошибки в ней стоят дороже всего. Условное правило: группу A пересчитывают чаще, B реже, C ещё реже. Например, A каждый месяц, B раз в квартал, C дважды в год. Расклад ассортимента по группам можно получить в калькуляторе ABC-анализа. Частоты подбирают под свой склад.
Точность учёта: расчёт на примере
Для контроля используют показатель точности остатков: доля проверенных мест, где факт совпал с учётом. Формула: точность = совпавшие позиции / проверенные позиции × 100.
Условный пример. Проверено 1200 ячеек, расхождения обнаружены в 84. Совпало 1116, точность = 1116 / 1200 × 100 = 93 процента. Если цель, скажем, 98 процентов, нужно разбирать причины: пересортица, ошибки ввода при приёмке, отгрузка без списания, хищения, ошибочные возвраты. Чтобы понять причину, группируют расхождения по типам и находят самый частый. Часто это повторяющиеся операции в одном месте, которые исправляются изменением процесса.
| Причина расхождения | Как проявляется | Что исправить |
|---|---|---|
| Пересортица | Излишек по одному артикулу и недостача по другому | Маркировка, схожие упаковки, раздельное хранение |
| Ошибки при приёмке | Недостачи без видимой причины, часто по одной поставке | Проверка по местам и кодам на воротах |
| Отгрузка без списания | Остаток в учёте выше фактического | Закрытие документов в день отгрузки |
| Хищение | Недостачи ходовых и дорогих позиций | Контроль доступа, камеры, выборочные проверки |
| Товар на неверном месте | В ячейке пусто, а на другом адресе излишек | Дисциплина размещения, сканирование адреса |
Подробнее о защите от потерь написано в статье о предотвращении воровства и недостач.
Что делать с результатами
Недостачи сначала разбирают, и только потом списывают: сверяют документы, ищут пересортицу, запрашивают объяснения. Недостачи в пределах норм естественной убыли списывают по установленным нормам, сверх норм относят на виновных лиц либо на финансовый результат по решению руководителя. Излишки оприходуют. Порядок отражения в учёте определяют стандарты и учётная политика, поэтому детали оформления согласуйте с главным бухгалтером. Итоги используют и для управления складом: смотрят, какие процессы дают потери. Для анализа пригодятся показатели из материала об оценке работы склада.
Частые вопросы
Как часто проводить инвентаризацию? Обязательные случаи и годовая проверка определены законом. Остальную периодичность компания устанавливает сама, исходя из рисков и оборота. Для склада с большим оборотом выгодна циклическая схема.
Нужно ли останавливать склад? При полной проверке на время подсчёта в зоне остановка нужна либо жёсткое разделение движений. При циклической проверке склад работает, а пересчитывают небольшие группы по графику.
Можно ли использовать старые формы ИНВ? В России они потеряли обязательность, в Беларуси формы описей утверждает руководитель организации. Главное, чтобы в документе были необходимые реквизиты и подписи.
Кто ответственен за недостачу? Решение принимает руководитель по результатам разбора. Ответственность лиц зависит от договора о материальной ответственности и трудового законодательства.
Остальные материалы по складам смотрите в разделе складская логистика.
Читайте также
- Аудит склада: чек-лист для производства и торговли
- Склад: как предотвратить воровство и недостачи
- Приёмка товара на складе: порядок, документы, ошибки
- Оценка работы склада: показатели, формулы, чек-лист
Проверено: октябрь 2026. Источники: НСБУ «Инвентаризация активов и обязательств» (постановление Минфина Беларуси от 31.10.2025 № 126, действует с 01.01.2026), ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н), учётная политика организации.
Раздел: Склад и запасы / Складская логистика
Посчитайте сами: калькулятор EOQ и точки заказа