Коммерческий инвойс заполняют так, чтобы любая строка совпадала с контрактом, упаковочным листом, транспортной накладной и декларацией. Если цифры или названия расходятся, таможенный инспектор запросит пояснения, а платёж могут задержать в банке. Разберём документ по блокам и отметим места, где ошибаются чаще всего.

Для чего он нужен

Инвойс подтверждает сделку и называет цену. По Таможенному кодексу ЕАЭС к документам, которыми подтверждаются сведения в декларации, относят в том числе документы о совершении сделки и другие коммерческие документы, и на практике инвойс почти всегда лежит в основе заявленной таможенной стоимости. Единой обязательной формы нет: обычно используют бланк продавца, но набор реквизитов у всех схож. Налоговой счёт-фактуры он не заменяет, хотя их иногда путают.

Шапка: кто с кем торгует

Сверху указывают номер и дату инвойса, полные наименования продавца и покупателя с адресами, а при необходимости грузополучателя, если он отличается от покупателя. Название должно быть таким же, как в контракте и в регистрационных документах, без сокращений на один раз. Укажите номер и дату контракта или заказа, на основании которого идёт поставка. Типичная ошибка: инвойс выписан на одну компанию, а груз в накладной адресован другой.

Описание товара

Каждая позиция занимает отдельную строку: наименование, артикул, количество, единица измерения, цена за единицу и сумма. Слова вроде «запчасти» или «одежда» не годятся, нужно описание, по которому можно определить код ТН ВЭД: материал, назначение, состав, модель. Код ТН ВЭД в инвойсе указывают не всегда, но если он есть, он должен совпадать с будущей декларацией. Как подобрать код, смотрите в материале по классификации.

Единицы измерения держите единообразными: если в контракте штуки, в инвойсе тоже штуки, без перехода на комплекты и упаковки.

Цена, валюта, условия поставки

Валюту называют полностью по буквенному коду, например доллар США или российский рубль, и ставят один и тот же знак по всему документу. Условия поставки записывают по Инкотермс с указанием пункта: одно слово без места не работает. От условия зависит, что входит в цену: перевозка, страхование, таможенное оформление. Если стоимость доставки показана отдельной строкой, это полезно для расчёта таможенной стоимости.

  • итоговая сумма равна сумме строк;
  • скидки, если есть, показаны отдельно;
  • сумма прописью, когда этого требует банк или контракт;
  • условия оплаты и срок платежа соответствуют контракту.

Вес, места, транспорт

Нетто и брутто, число мест, вид упаковки пишут так же, как в упаковочном листе и CMR. Страну происхождения товара указывают отдельной графой или внутри строки: на это обращают внимание и при расчёте пошлин, и при проверке преференций. Страну отправления и назначения, транспортное средство или номер контейнера добавляют, если контракт этого требует.

Если поставка идёт частями, на каждую отгрузку выпускают свой инвойс либо ведут нумерацию, при которой видно, к какой части контракта он относится. Инвойс на всю партию при отгрузке по частям путает и таможню, и бухгалтерию: остатки не сходятся. Исправления делают заменой документа или дополнением с новой датой и номером; правка от руки на копии не годится.

Инвойс подписывает уполномоченное лицо продавца, расшифровка подписи обязательна. Печать ставят, если она предусмотрена контрактом. Требования к оригиналу уточняйте у таможенного представителя или в банке, особенно при аккредитиве.

Когда инвойс выставляется для таможни на товар, который продавец отправляет бесплатно (образцы, рекламная продукция, возврат), в документ всё равно вносят условную стоимость и пометку о характере поставки. Нулевая сумма без пояснения вызывает вопросы. Основание для такой оценки согласуйте с брокером заранее.

Три ошибки, на которых останавливают груз

  • цена в инвойсе расходится с ценой в контракте или спецификации;
  • описание слишком общее, и классифицировать товар нельзя;
  • вес и количество расходятся с накладной.

Просите продавца прислать черновик инвойса до отгрузки: сверить документы заранее проще, чем исправлять их на границе.

Язык документа тоже играет роль. Инвойс обычно составляют на английском или на языке контракта. Если таможня запросит перевод, его делают на русский, и тогда названия товаров в переводе должны совпадать с декларацией. Чтобы не переводить дважды, договоритесь с продавцом о двуязычном бланке или о приложении с переводом наименований. Отдельно проверьте написание названий компаний латиницей: одна лишняя буква в адресе покупателя может не совпасть с данными в базе брокера и вызвать запрос.

Если инвойс предварительный (проформа), его нельзя использовать для таможни вместо коммерческого: он нужен для оплаты и оформления разрешений, а окончательные данные появляются в итоговом документе.

Частые вопросы

Нужна ли единая форма коммерческого инвойса? Единой обязательной формы нет, обычно используют бланк продавца, а набор реквизитов у всех схож. Главное, чтобы каждая строка совпадала с контрактом, упаковочным листом, транспортной накладной и декларацией.

Как описывать товар в инвойсе? Каждая позиция идёт отдельной строкой: наименование, артикул, количество, единица измерения, цена за единицу и сумма. Слов вроде «запчасти» или «одежда» мало, нужно описание, по которому можно определить код ТН ВЭД.

Заменяет ли инвойс счёт-фактуру? Налоговую счёт-фактуру инвойс не заменяет, хотя их иногда путают. Инвойс подтверждает сделку и называет цену, и на практике почти всегда лежит в основе заявленной таможенной стоимости.

Читайте также

Раздел: Таможня и ВЭД / Документы на груз

Похожие записи