Экономия пробега и топливаДоставка в офис работает, если у заказа есть понятный адрес, получатель на связи и человек, который примет груз. Для организации важны учёт входящих посылок, порядок приёмки и ответственный сотрудник. Ниже разобрано, как оформлять адрес, кто вправе принимать, как вести учёт и какие правила ввести, чтобы личные заказы не мешали работе.
Какие заказы приходят в офис
| Тип | Примеры | Особенности |
|---|---|---|
| Деловые | Канцелярия, техника, расходные материалы, вода | Нужны накладная и счёт, приёмка по количеству |
| Документы | Договоры, акты, письма | Подпись в получении, учёт входящих |
| Личные посылки сотрудников | Заказы из маркетплейсов, почта | Правила компании, ответственный за приём |
| Питание | Обеды, кофе, кейтеринг | Время доставки, пропускной режим |
Для каждого типа свой порядок. Деловые закупки оформляются через бухгалтерию, личные посылки лучше ограничить правилами.
Как правильно указать адрес
Адрес для курьера включает город, улицу, дом, офис или этаж, название организации и контактный телефон. Добавьте подсказки: вход со двора, пост охраны, часы работы ресепшена. Для организаций в бизнес-центрах уточните порядок пропуска курьеров: нужен ли заранее выписанный пропуск. Чем точнее адрес, тем меньше срывов.
Получателем указывают сотрудника или должность. Для юридических лиц в документах указывают название организации и реквизиты.
Кто принимает
Принимать груз вправе уполномоченный сотрудник. Для получения ценных грузов и документов организации выдают доверенность на получение. При получении от перевозчика подписывают накладную, и подпись должна принадлежать человеку, который имеет на это право. В России и Беларуси действуют нормы о форме и содержании доверенности, поэтому используйте утверждённую форму компании.
Назначьте ответственного по смене и заместителя. Если сотрудник в отпуске, заказы должен принимать другой.
Порядок приёмки
- Курьер звонит или сообщает о прибытии.
- Ответственный встречает курьера у входа или на ресепшене.
- Проверка упаковки: целость, пломбы, количество мест.
- Сверка с накладной или заказом (для крупных грузов габариты и платную массу проверяют по калькулятору объёмного веса).
- Подпись и отметка в журнале.
- Передача получателю или хранение до его прихода.
Если упаковка повреждена, составьте акт при курьере, сфотографируйте груз и не подписывайте накладную без замечаний. Принцип описан в материале как принять заказ у курьера: чек-лист получателя.
Учёт входящих
Простой журнал содержит дату, номер отправления, отправителя, получателя, кто принял и когда выдал. Для небольшого офиса достаточно таблицы, для большого можно использовать систему учёта почты или заявки на ресепшене. Это экономит время, когда пропала посылка, и помогает при проверках.
Правила для личных заказов
Чтобы личные заказы не загромождали офис, введите правила:
- принимаются только посылки с указанием фамилии сотрудника;
- срок хранения ограничен, например, несколькими днями;
- ответственность за содержимое несёт получатель;
- крупногабаритные грузы не принимаются.
Правила закрепите во внутреннем документе и доведите до сотрудников.
Безопасность
Не принимайте грузы без накладной и не вскрывайте посылки без получателя. Если приходит неожиданный груз, сверьте его с заказами и не расписывайтесь, пока не уточните. В бизнес-центрах следуйте правилам охраны. Если вам предлагают «срочно получить» неизвестный груз, это повод проверить информацию.
Беларусь и межстрановые заказы
Посылки физических лиц, адресованные в Беларусь, таможня проверяет до вручения (указ № 297), поэтому срок для личных заказов больше. Для организаций заказы идут по договору с накладной и налоговыми документами. Планируя закупки, закладывайте запас по времени.
Частые вопросы
Можно ли доставлять личные заказы в офис?
Если это разрешено правилами компании. Лучше назначить ответственного и ограничить срок хранения.
Нужна ли доверенность на получение документов?
Для ценных грузов и документов лучше оформить, чтобы избежать споров.
Что делать, если курьер не может пройти на территорию?
Предупреждайте охрану заранее и сообщайте телефон ответственного.
Как принимать крупные грузы?
Заранее согласуйте разгрузку и место хранения, подготовьте грузчиков.
Читайте также
- Чек-лист отправителя перед приездом заборной машины
- Доставка на дом курьерской службой: как проходит заказ
- Яндекс Доставка курьером: как получить заказ
- Статус заказа и уведомления при доставке: чек-лист
Об организации доставки для компаний читайте также в разделе службы доставки.
Проверено: октябрь 2026. Источники: нормы гражданского законодательства России и Беларуси о доверенности, указ Президента Республики Беларусь № 297 о проверке отправлений физических лиц.
Раздел: Курьерская доставка и посылки / Службы доставки и курьерские компании
