Простои машин на складе почти всегда возникают в двух точках: при приёмке и при отгрузке. Сократить их помогают три меры: график подачи машин с окнами по воротам, раздельные процессы разгрузки и приёмки, а также единые правила оформления документов. Когда склад и транспортный отдел работают по одному графику, водители ждут меньше, штрафы за простой уменьшаются, а споры о вине за задержку почти исчезают.

Почему машины стоят на воротах

Причин две. Подразделения планируют работу несогласованно: транспортный отдел заказывает машину, а склад не успевает собрать заказ. И сам процесс разгрузки с приёмкой занимает слишком много времени: пересчёт, проверка качества, оформление документов идут один за другим.

Дополнительные причины: приход машин «пачками» в одно время, нехватка персонала в пик, ошибки в документах, неготовая зона разгрузки, неработающая техника, отсутствие места на складе под товар.

Приёмка: как сократить время

Согласуйте поставки заранее.

  • Не допускайте одновременного прихода машин от нескольких поставщиков, если зона приёмки не справляется. Выравнивайте поток по часам.
  • Заранее планируйте пиковые часы: ставьте дополнительных людей именно на это время.
  • Привлекая сотрудников из других участков, используйте их на разгрузке, а пересчёт и приёмку оставляйте обученным кладовщикам.

Разделите разгрузку и приёмку. Машину разгружают на площадку приёмки и отпускают, а сверку по количеству и качеству делают без неё, если договор это допускает. Условие: на ТТН или транспортной накладной сделана оговорка о приёмке. Тогда машина освобождает ворота, а спор по расхождениям решают по акту.

Подготовьте документы до приезда машины. Предварительное уведомление об отгрузке (ASN) от поставщика позволяет создать приёмку в системе и заранее выделить место.

Отгрузка: как не срывать окна

Комплектация должна закончиться до подачи машины под погрузку. Согласуйте график подачи транспорта с графиком готовности заказов. Закрепите за каждой машиной время и ворота. Проверьте документы водителя и пропуск до того, как машина встанет под погрузку. После погрузки сразу оформите накладные и пломбы.

Для проверки, сколько паллет входит в машину и как их разместить, используйте калькуляторы паллет в машине и погрузочных метров. Они помогут не заказать лишнюю машину и не оставить заказ недогруженным.

Таблица: график подачи машин (пример)

ВремяВорота 1Ворота 2Ворота 3
08:00–09:00Приёмка, поставщик АОтгрузка, клиент БРезерв
09:00–10:00Приёмка, поставщик ВОтгрузка, клиент ГВозвраты
10:00–11:00Отгрузка, клиент ДПриёмка, поставщик ЕРезерв
11:00–12:00Приёмка, поставщик ЖОтгрузка, клиент ЗРезерв

Один резерв на смену закрывает опоздавшие и срочные машины. Если графика нет, водители приезжают как придётся, и очередь формируется стихийно.

Сколько ворот нужно

Условный пример. В день приходит и уезжает 40 машин, в среднем на машину уходит 50 минут (разгрузка, оформление, выезд), склад работает 10 часов.

  1. Часы работы ворот: 40 × 50 / 60 = 33,3 часа.
  2. Ворот при полной занятости: 33,3 / 10 ≈ 3,3, то есть 4.
  3. С запасом на неравномерность 25% получается 5 ворот.

Если число ворот меньше расчётного, остаётся два пути: растянуть график по времени или сократить время обработки машины.

Документы

Для автоперевозок внутри Беларуси грузоотправитель оформляет ТТН-1 по постановлению Минфина № 58 от 30.06.2016: копия 1 остаётся грузополучателю, копия 2 грузоотправителю, копии 3 и 4 перевозчику. Правила перевозок определяет постановление Совета Министров от 31.03.2026 № 147. В России электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна с 1 сентября 2026 года, исключения определяет Минтранс. Путевые листы ведут по приказу Минтранса России № 390 от 28.09.2022. На международных рейсах используют CMR.

Проверьте при приёмке: номер машины и водителя, пломбы, количество мест, состояние упаковки. Расхождения отражайте в накладной и в акте при водителе. Образец заполнения разобран в материале Как заполнить ТТН-1 (товарно-транспортную накладную).

Единая таблица дня

Ведите общую таблицу машин на день: кто приезжает, на какие ворота, во сколько, кто принимает, кто отвечает. Она должна быть доступна складу и транспортному отделу. Простой машины записывайте с причиной: нехватка людей, поздняя комплектация, ошибки в документах, неисправность техники. Так видны повторяющиеся причины. Стоимость простоя оценивайте через калькулятор стоимости рейса.

Показатели взаимодействия

  • среднее время машины на территории склада;
  • доля поставок, принятых в оговорённое окно;
  • число расхождений при приёмке и отгрузке;
  • сумма штрафов и компенсаций за простой;
  • доля машин, поданных точно в срок.

Показатели смотрят еженедельно и обсуждают с транспортным отделом и поставщиками, иначе график остаётся на бумаге.

Частые вопросы

Кто платит за простой машины? Условия простоя и ставки описывает договор перевозки. Обычно оговаривают время бесплатного простоя и стоимость сверх него.

Как договориться с поставщиками о слотах? Включить правило в договор: поставка в согласованное окно, опоздание или раннее прибытие по согласованию. Начните с самых крупных поставщиков.

Нужна ли система управления воротами? Для небольшого склада достаточно таблицы. Для крупного хаба удобна система слотов в TMS или WMS.

Что делать с машинами, которые приехали без записи? Принимать в резерв, если он есть, или в конце окна. Если практика повторяется, зафиксируйте это как нарушение графика.

Читайте также

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31.03.2026 № 147, приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Раздел: складская логистика.

Раздел: Склад и запасы / Складская логистика

Посчитайте сами: ABC-анализ онлайн, калькулятор EOQ и точки заказа

Похожие записи