Процесс приемки товара на склад

Приёмка товара на склад это последовательность проверок, по результатам которых склад подтверждает, что получил именно то, что указано в накладной, в нужном количестве и качестве. Порядок такой: проверить документы, осмотреть машину и пломбы, разгрузить, пересчитать места, оформить расхождения актом и только потом принять товар в учёт. Если пропустить один из шагов, спор с поставщиком или перевозчиком о недостаче проиграть почти невозможно, потому что претензию нечем подтвердить.

Из чего состоит приёмка

Состав операций зависит от места приёмки, вида груза и транспорта. Для склада дистрибьютора обычный набор выглядит так.

1. Въезд машины на территорию и регистрация на проходной. Время прибытия фиксируют: оно нужно для расчёта простоя.
2. Проверка сопроводительных документов: накладная, счёт или УПД, сертификаты и удостоверения качества, если они нужны для товара.
3. Назначение ворот разгрузки и подача машины к рампе.
4. Наружный осмотр кузова, пломб и тары. Повреждения, вскрытые двери и отсутствие пломбы фотографируют.
5. Вскрытие кузова и разгрузка с помощью погрузчика или вручную.
6. Визуальный осмотр каждой грузовой единицы.
7. Пересчёт мест и сверка с документами.
8. Оформление акта, если есть расхождения.
9. Подтверждение получения в системе учёта и передача документов поставщику или водителю.
10. Перемещение товара в зону приёмки для окончательной проверки и подготовки к размещению.

Количество паллет, которые вы ждёте с одной машиной, помогает прикинуть калькулятор загрузки машины паллетами. По нему удобно планировать число ворот и персонала на разгрузке.

Нормативная база

Раньше в СССР приёмку по количеству и по качеству регулировали инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Обязательной силы они сегодня не имеют, но компании продолжают на них ссылаться. Если стороны не записали порядок приёмки в договоре и не сослались на эти инструкции, споры о расхождениях решаются по общим нормам гражданского законодательства. В России это, в частности, статья 513 Гражданского кодекса об обязанности покупателя принять товар и статья 483 об обязанности известить продавца о нарушении условий о количестве, ассортименте, качестве в разумный срок. В Беларуси действуют аналогичные нормы Гражданского кодекса Республики Беларусь, поэтому юристу или специалисту по договорам стоит проверить формулировки по своему случаю.

Порядок приёмки, сроки заявления претензий, размер выборки и форму акта лучше прописать в договоре поставки или в приложении к нему. Тогда у сторон есть общий документ, на который можно сослаться при споре.

Проверка сопроводительных документов

В Беларуси при перевозке грузов оформляют товарно-транспортную накладную ТТН-1 по постановлению Минфина № 58 от 30.06.2016: первая копия остаётся у грузополучателя, вторая у грузоотправителя, третья и четвёртая у перевозчика. В России используют транспортную накладную, для товара ещё и товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ, а электронная транспортная накладная обязательна с 1 сентября 2026 года с рядом исключений. Для продукции животного происхождения в России добавляются ветеринарные сопроводительные документы в системе «Меркурий». Подробнее о заполнении накладной: заполнение ТТН-1.

Что проверяют в документах: отправителя и получателя, наименование и количество, упаковку, цену, дату и номер договора. Отсутствие одного из документов не должно останавливать приёмку. В этом случае составляют акт о фактическом наличии товара, а в акте приёмки указывают, каких документов нет.

Осмотр машины, пломб и упаковки

До разгрузки кладовщик проверяет пломбы отправителя: целы ли они, совпадают ли номера с накладной, нет ли следов вскрытия. Осматривает состояние кузова и тары. Если пломба нарушена или отсутствует, составляют акт об осмотре машины либо делают отметку в накладной в присутствии водителя. Многие склады снимают на фото или видео вскрытие кузова и первые паллеты. Такие кадры помогают в споре с поставщиком или перевозчиком, особенно при повреждении груза в пути.

Разгрузка

Если товар привезён паллетами, его разгружают погрузчиком. Если россыпью или коробами, груз кладут на поддоны прямо при разгрузке. Здесь можно сразу сформировать грузовые единицы по нормам укладки из карточки товара. В карточку при регистрации вносят, сколько коробов должно лежать на поддоне, чтобы ячейки склада использовались оптимально. Такая укладка сокращает время пересчёта, снижает ошибки в количестве и упрощает работу на следующих операциях. Как планировать зоны под приёмку, описано в статье организация зоны приёмки и отгрузки.

Предварительная и окончательная приёмка

Предварительная (первичная) приёмка включает пересчёт грузовых мест и осмотр упаковки. Обычно её проводят прямо при разгрузке. После разгрузки кладовщик, как правило, уже может оформить сопроводительные документы.

Окончательная приёмка проверяет количество и качество внутри мест: вскрывают упаковку, считают штуки или взвешивают нетто. По договору она может идти в два этапа: машина уезжает после первичной приёмки, а окончательный пересчёт делают позже в зоне приёмки склада. Размер выборки зависит от условий договора и надёжности поставщика: у надёжного проверяют часть мест, у проблемного все. Выборочная проверка распространяется на всю партию, если это записано в договоре.

Акт о расхождениях

При недостаче, пересортице или браке составляют акт. Форму выбирают по договору: это может быть унифицированная форма ТОРГ-2 либо собственная форма компании. В акте должны быть:

• номер и дата накладной и счёта;
• количество недостающего или некондиционного товара и его стоимость;
• предполагаемые причины повреждений;
• фамилии участников приёмки, их подписи и дата;
• отметка водителя или представителя поставщика о согласии либо особое мнение.

Если одна из сторон не согласна, она вправе записать своё мнение в акте. О результатах приёмки нужно сообщить поставщику в срок, указанный в договоре. Опоздание с уведомлением часто лишает права на претензию, поэтому срок ставят на календарь в день приёмки.

Возвраты и брак

Возвраты от клиентов принимают по тому же алгоритму, но оприходуют и размещают только после того, как специалист по качеству определит состояние товара. После приёмки возможны три пути: доработка (ремонт, переупаковка, перефасовка), возврат или замена у поставщика, утилизация со списанием. Для каждого пути в учёте нужен свой статус, чтобы бракованный товар не попал в подбор.

Оценка поставщиков по результатам приёмки

Каждая приёмка даёт данные о качестве поставщика. Для всех показателей ниже чем меньше значение, тем лучше работает поставщик. Накопите информацию за период и сгруппируйте поставщиков. Для надёжных можно упростить приёмку, для проблемных ввести полный пересчёт. Показатели считают так.

Условный пример: за месяц от поставщика принято 40 поставок, у 6 были акты. Доля поставок с расхождением 15 процентов. Для такого поставщика разумно перейти на полный пересчёт мест и обсудить в договоре штраф за недостачу. Другие показатели склада разобраны в материале KPI в логистике.

Дополнительные операции при приёмке

Во время приёмки по необходимости измеряют массогабаритные характеристики, маркируют места и единицы, переупаковывают, расфасовывают, собирают комплекты. Цель в том, чтобы подготовить товар к размещению или немедленной отправке клиенту. Поэтому приёмка часто оказывается одним из самых долгих и дорогих процессов на складе, а её эффективность зависит от планирования и обмена данными между отделами. Для товаров с обязательной маркировкой добавляется сканирование кодов и передача сведений в систему маркировки.

Частые ошибки

• Подписывают накладную до пересчёта. Если ошибка найдена позже, доказать вину поставщика или перевозчика сложно.
• Не фотографируют пломбы и повреждения.
• Не пересчитывают места при приёмке, ссылаясь на спешку водителя.
• Принимают товар в учёт без разделения на годный и брак.
• Не записывают в договоре срок заявления претензий.

Частые вопросы

Можно ли принимать товар без документов?

Да, но фактическое количество фиксируют актом, а в акте приёмки перечисляют недостающие документы. Поставщик должен догнать бумаги в оговорённый срок.

Сколько времени занимает приёмка?

Зависит от груза. Паллетная партия с одним артикулом идёт быстрее, чем машина россыпью с сотней позиций. Для планирования замеряйте среднее время на машину и закладывайте запас.

Что делать при недостаче?

Составить акт, зафиксировать расхождение в системе учёта, уведомить поставщика письменно в срок по договору и приложить фото и накладную.

Обязательны ли инструкции П-6 и П-7?

Нет, обязательной силы они не имеют. Применять их можно, если вы сослались на них в договоре.

Читайте также

• Как организовать эффективную приёмку продукции
• Организация зоны приёмки и отгрузки
• Заполнение ТТН-1
• Как спланировать складские зоны

Остальные материалы по складу собраны в разделе складская логистика, а показатели описаны в разделе KPI и аналитика.

Проверено: октябрь 2026. Источники: Гражданский кодекс Российской Федерации (статьи 483 и 513), Гражданский кодекс Республики Беларусь, постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, инструкции Госарбитража СССР П-6 и П-7, правила электронной транспортной накладной в России.

Раздел: Управление логистикой / KPI и аналитика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра