Экономия пробега и топливаТендер на выбор IT-системы проводят в семь этапов: формулируют задачу, пишут техническое задание, отбирают поставщиков, получают предложения, оценивают их по заранее заданным критериям, проверяют лидеров на демонстрации или пилоте и подписывают договор. Главное условие: критерии и их веса утверждаются до получения предложений, иначе выбор превращается в спор о вкусах.
Когда нужен тендер
Тендер оправдан, когда стоимость системы с внедрением и сопровождением значительна, на рынке есть несколько сопоставимых решений, а ошибка выбора дорого обойдётся. Для небольших покупок хватает сравнения двух-трёх предложений. Даже если реальных альтернатив мало, тендер полезен для сравнения: вы сопоставляете готовую систему с разработкой на базе платформы своими силами.
Тендер интересен поставщикам, если лот включает много рабочих мест, услуги по внедрению, обучение и сопровождение. Чем он привлекательнее, тем выгоднее предложения, но и тем строже должны быть правила: иначе вы получите красивые презентации вместо сопоставимых цифр.
Этапы тендера
| Этап | Что делают | Результат |
|---|---|---|
| 1. Задача | Описывают проблему, цели, ограничения по сроку и бюджету | Одностраничное описание проекта |
| 2. Требования | Собирают пожелания пользователей, делят на обязательные и желательные | Техническое задание |
| 3. Список участников | Отбирают 4–8 поставщиков по опыту, отзывам, наличию в регионе | Список приглашённых |
| 4. Запрос предложений | Рассылают ТЗ, сроки ответа, форму для ответа | Коммерческие предложения |
| 5. Оценка | Считают баллы по критериям с весами | Рейтинг поставщиков |
| 6. Проверка | Демонстрация на ваших сценариях, пилот, беседа с клиентами | Выбор победителя |
| 7. Договор | Согласуют цену, сроки, гарантии, порядок приёмки | Подписанный договор |
Техническое задание
В ТЗ входят: описание процессов, где будет работать система, перечень функций с приоритетами, интеграции с существующими системами (учёт, склад, транспорт), требования к производительности, безопасности и хранению данных, условия внедрения и поддержки. Для каждого требования отметьте, обязательно оно или желательно. Прежде чем писать ТЗ, опишите процессы: поможет статья ARIS eEPC и IDEF0: сравнение нотаций.
Для складских и транспортных систем проверьте также совместимость с документами, которые вы оформляете. В Беларуси это ТТН-1, электронный счёт-фактура, в России транспортная накладная (электронная ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года, с исключениями) и ЭДО.
Критерии и баллы
Критерии закрепляют письменно вместе с весами.
| Критерий | Вес |
|---|---|
| Соответствие функций требованиям | 30 % |
| Полная стоимость владения на 3–5 лет | 25 % |
| Сроки и план внедрения | 10 % |
| Опыт поставщика в похожих проектах | 15 % |
| Поддержка и гарантии | 10 % |
| Интеграции и развитие продукта | 10 % |
Условный пример. Трое поставщиков, оценка от 1 до 5.
| Критерий | Вес | А | Б | В |
|---|---|---|---|---|
| Функции | 30 | 4 | 5 | 3 |
| Стоимость | 25 | 3 | 2 | 5 |
| Сроки | 10 | 4 | 3 | 4 |
| Опыт | 15 | 5 | 4 | 3 |
| Поддержка | 10 | 4 | 4 | 3 |
| Интеграции | 10 | 3 | 5 | 3 |
Баллы = сумма (оценка × вес) ÷ 100. Для А: (4×30 + 3×25 + 4×10 + 5×15 + 4×10 + 3×10) ÷ 100 = (120 + 75 + 40 + 75 + 40 + 30) ÷ 100 = 3,80. Для Б: (150 + 50 + 30 + 60 + 40 + 50) ÷ 100 = 3,80. Для В: (90 + 125 + 40 + 45 + 30 + 30) ÷ 100 = 3,60.
Баллы А и Б совпали. Такое бывает, поэтому в условиях заранее фиксируют, что делать при равенстве: например, приоритет у предложения с меньшей полной стоимостью, или финальная проверка на пилоте. Сравнение затрат полезно считать на горизонте нескольких лет: лицензии, внедрение, доработки, сопровождение, обучение.
Проверка перед выбором
Презентация поставщика показывает лучшие стороны продукта. Дайте ему ваши сценарии: приёмка с расхождением, комплектация с резервированием, ошибочная отгрузка. Наблюдайте, как система справляется без подготовки. Поговорите с двумя-тремя клиентами поставщика, лучше теми, кого назвали не они. Узнайте, сколько реально занимало внедрение и что пришлось дорабатывать.
Особенности для России и Беларуси
Государственные и многие корпоративные заказчики в России проводят закупки по правилам Федеральных законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, в Беларуси действует законодательство о государственных закупках. Для частной компании такие правила необязательны, но принципы полезны: равные условия, заранее объявленные критерии, протокол выбора. В России для ряда заказчиков установлены требования использовать программное обеспечение из реестра российского ПО. Проверьте, касается ли это вас. Обратите внимание на статус зарубежных продуктов: доступность лицензий, обновлений и поддержки в России и Беларуси зависит от поставщика и текущих ограничений. Закладывайте это в оценку рисков.
Тендер полезно проводить вместе с планом выбора системы: как выбрать WMS и TMS и IT-системы для перевозчика. Раздел о закупках: закупки. Рассчитать эффект от внедрения по срокам рейсов и стоимости помогает калькулятор стоимости рейса.
Частые вопросы
Нужен ли консультант на тендер?
Если у команды нет опыта, консультант поможет с требованиями и оценкой. Для небольших проектов можно справиться самостоятельно, если критерии заданы заранее.
Сколько поставщиков приглашать?
Обычно от четырёх до восьми. При меньшем числе мало выбора, при большем оценка затягивается.
Как уйти от субъективности?
Заранее утвердить критерии и веса, оценивать несколькими людьми независимо и сводить баллы в таблицу.
Что делать, если лучший по баллам поставщик слишком дорог?
Попросить пересмотреть предложение, сократить объём первой очереди или перейти ко второму по рейтингу участнику.
Читайте также
- Как выбрать WMS и TMS
- IT-системы для перевозчика: с чего начать
- Выбор поставщиков с помощью ABC-анализа
- Переговоры с китайскими поставщиками
Проверено: октябрь 2026. Источники: Федеральные законы РФ № 44-ФЗ и № 223-ФЗ; законодательство Республики Беларусь о государственных закупках; реестр российского программного обеспечения; общие методики выбора информационных систем.
Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика
Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра