Бизнес-процесс закупок описывает путь от потребности в сырье, материалах или товаре до оценки поставщика. Цель документа: обеспечить приемлемое качество продукции и услуг поставщиков для выпуска конкурентоспособной продукции. Рабочая схема включает классификацию закупок, планирование, выбор и проверку поставщиков, формирование страховых запасов, входной контроль и распределение ответственности между подразделениями.

Виды закупок по основанию

В примере регламента предприятие делит закупки по основанию, и это удобно использовать на практике.

ВидДля чегоОт чего зависит объём
По плану производстваОсновное сырьё, комплектующие, товары для перепродажи, страховые запасыНапрямую от плана производства
По нормам потребленияВспомогательные материалы: спецодежда, быстроизнашивающийся инструмент, смазочные материалыОт месячных норм, с планом производства связь слабая
По заявкамРазовые закупки по инициативе уполномоченных лицОт заявки и внутренних согласований

Для закупок за счёт бюджета и государственных компаний в России действуют отдельные законы о закупках (44-ФЗ и 223-ФЗ), в Беларуси закупки за счёт бюджета регулирует специальный закон о государственных закупках. Для частных компаний порядок определяет внутренний регламент.

Планирование закупок

Основанием служат план производства, складские остатки на начало периода, нормы потребления вспомогательных материалов, нормы страховых запасов и заявки подразделений. В примере годовые планы составляют на год и уточняют каждый квартал, краткосрочные ежемесячно.

  1. Коммерческий блок готовит годовой план продаж до установленной даты в конце года и утверждает у руководителя.
  2. Отдел товарного планирования вместе с логистикой формирует план производства с учётом мощностей.
  3. Технологический отдел передаёт нормы расхода сырья на единицу продукции и нормы потребления вспомогательных материалов.
  4. Рассчитываются страховые запасы.
  5. Отдел закупок согласует объёмы с поставщиками, и поставщик письменно подтверждает возможность поставки. Если он не подтверждает объёмы, отдел обращается к альтернативным поставщикам.
  6. Согласованный план передают в финансовый блок для включения в бюджет.
  7. После утверждения бюджета план закупок утверждает руководитель по логистике; при изменении доходной части процесс повторяют.

Как выбирать поставщика

Выбор опирается на реестр поставщиков и два набора критериев.

  • Необходимые: качество, сроки и надёжность поставок, условия оплаты, цена, сертификат соответствия на продукцию, сертифицированная система менеджмента качества.
  • Достаточные: удалённость, опыт и отзывы других предприятий, гибкость, положение на рынке, участие в тендерах, репутация, встречные интересы, обслуживание, финансовая устойчивость.

Если у поставщика нет сертификата или системы менеджмента качества, проводят мониторинг и измерения на его площадке или внешний аудит. Для новых видов продукции запрашивают пробные партии и образцы. Перечень закупаемых материалов, подлежащих обязательному входному контролю, определяют конструкторский и технологический отделы и передают закупкам, складу и отделу качества. Подробнее об оценке поставщиков в статье Оценка деятельности поставщиков продукции.

Страховой запас

Страховой запас нужен, чтобы сбой поставки не остановил производство. Базовая формула: страховой запас = z × σ × √L, где z коэффициент уровня сервиса (около 1,65 для 95 процентов), σ стандартное отклонение спроса за период, L срок поставки в тех же периодах.

Условный пример. Среднее отклонение недельного расхода материала 40 единиц, срок поставки 4 недели, уровень сервиса 95 процентов: 1,65 × 40 × √4 = 132 единицы. Если срок поставки сократился до 1 недели, запас 66 единиц. Числа условные. Размер заказа и точку заказа помогает определить калькулятор EOQ.

Роли и ответственность

Ответственность распределяют матрицей: кто планирует, кто согласует, кто утверждает, кто исполняет и кто информируется. В регламенте участвуют отдел закупок, таможенного оформления (при импорте), склад, производство, отдел качества, бухгалтерия, отдел персонала, юрист и ИТ. Для импортных закупок отдельно описывают поручение на оплату таможенных платежей.

Россия и Беларусь

При импортных закупках внутри ЕАЭС таможенных пошлин на взаимную торговлю нет, но действуют косвенные налоги и документы: в России НДС с 1 января 2026 года 22 процента, в Беларуси применяются свои ставки. Транспортные документы: в России транспортная накладная и ЭТрН с 1 сентября 2026 года с исключениями, в Беларуси ТТН-1 внутри страны и CMR при международных рейсах. Эти формальности включают в регламент как этапы приёмки и оплаты. Подробнее об управлении закупками написано в статье Управление закупками: процесс, показатели, расчёт, а о взаимодействии поставщика и ритейлера в материале Поставщик и ритейлер: конфликт или взаимодействие. Материалы раздела в Закупках.

Частые вопросы

Зачем описывать процесс закупок?

Чтобы сделать его воспроизводимым: определить роли, сроки и критерии, снизить риск срыва поставок и ошибок.

Как часто обновлять план закупок?

Годовой план уточняют ежеквартально, краткосрочный ежемесячно, при изменении плана производства сразу.

Чем страховой запас отличается от обычного?

Обычный запас покрывает ожидаемый расход между поставками, страховой защищает от отклонений спроса и сроков.

Нужен ли входной контроль всем материалам?

Нет, перечень определяют по риску: критичные для качества материалы проверяют обязательно.

Читайте также

Проверено: октябрь 2026. Источники: Федеральные законы России № 44-ФЗ и № 223-ФЗ; Налоговый кодекс России (НДС 22 процента с 1 января 2026 года); постановление Министерства финансов Беларуси № 58 от 30.06.2016; нормативные документы об электронной транспортной накладной в России.

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра

Похожие записи