Как работать с «дебиторкой» системно – 2 схемы

Большинство менеджеров знают, какие именно инструменты для работы с
дебиторской задолженностью нужно использовать. Но часто применяют их
нерегулярно и несистемно, без создания необходимой базы данных. В результате
это значительно снижает эффект работы с контрагентами, которые просрочили
выплаты за товары или услуги.

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении)
работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации.
Как правило, их 4:

— до того как ДЗ образовалась;
— во время ее образования;
— до стадии, когда задолженность стала проблемной;
— после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

— разработать алгоритм действий;
— регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
— определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести
необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному
регламенту:

1) установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на
первом этапе;
2) измерение и контроль показателей;
3) корректировка хода процесса;
4) изменение процесса работы.

Целеполагание

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение
образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления
торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д.
коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения
отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится
минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:
— доля проблемной ДЗ;
— количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от
установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно
использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма
процесса.

Регламентирование процесса

В реальной ситуации некоторые части предложенной ниже схемы процессов работы с
ДЗ могут являться частью других процессов, например, – заключения договора с
клиентом или процесса отгрузки продукции.

Общее описание процесса «Управлять ДЗ»

Сокращения на схеме:

ДЗ – дебиторская задолженность.
НПДЗ – непросроченная дебиторская задолженность.
ПДЗ – просроченная дебиторская задолженность.
ДС – денежные средства.

Некоторые элементы и документы, использованные на схеме:

Задачами процесса являются:

1. управление ДЗ;
2. недопущение образования просроченной и невозвратной ДЗ;
3. формирование правил предоставления товарного кредита;
4. возврат просроченной ДЗ;
5. разработка мер по повышению качества работы с ДЗ и снижению финансовых
рисков к минимуму.

Процесс состоит из семи подпроцессов. Они связаны между собой через входы и
выходы, а также «взаимодействуют» с другими процессами компании.

Каждый такой подпроцесс требует декомпозиции, то есть определения конкретного
механизма его реализации с указанием периодичности или инициирующих событий,
правил выполнения, описания используемых методик (например, правила расчета
кредитного рейтинга, определения максимальной суммы торгового кредита, размер
скидки за досрочное погашение ДЗ и т.д.), владельцев и участников процессов и
проч.

Перейдем к краткому рассмотрению каждого подпроцесса на схеме:

«Формировать условия сделки». Изменяются или разрабатываются условия работы с
конкретным клиентом. Условия формируются с учетом общих правил работы,
кредитного рейтинга, указаний по конкретному клиенту и т.д. Подпроцесс
запускается в момент заключения, продления или изменения договора с клиентом.

«Выполнять условия сделки». Общий контроль работы с клиентом. В случае
несоблюдения условий сделки с клиентом блокируются процессы отгрузки и
выставления счетов данному клиенту (то есть отправляются указания в
соответствующие процессы), предоставляется отчет в подпроцесс контроля для
выработки предложений по изменению условий работы с клиентом.

Процесс осуществляется непрерывно, часто в автоматическом режиме, если это
позволяет используемое программное обеспечение. Например, ежедневно обновляется
(автоматически или вручную) информация о неиспользованном товарном кредите,
исходя из максимального размера этого кредита, отгрузок клиенту и поступивших
от него денежных средств, соответственно, также блокируются и отгрузки клиенту
в случае нарушения правил предоставления торгового кредита.

«Работать с НПДЗ». Ряд операций (звонки и напоминания, предоставление льгот за
своевременное погашение ДЗ и т.д.) по недопущению перехода ДЗ в разряд
просроченной. В случае, если этого избежать не удалось, подготавливается отчет
и инициируется следующий подпроцесс «Работать с ПДЗ». Подпроцесс осуществляется
постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно. Для
осуществления данного подпроцесса, а также последующих и контроля их выполнения
можно использоваться соответствующий электронный «журнал».

«Работать с ПДЗ». Ряд операций по возврату ДЗ в кратчайшие сроки и недопущению
перехода процесса в исковую стадию. В случае, если этого избежать не удалось,
готовиться отчет и пакет первичной документации, инициируется следующий
подпроцесс «Осуществлять исковую деятельность». Подпроцесс осуществляется
постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно.

«Осуществлять исковую деятельность». Судебная деятельность, направленная на
возврат ДЗ. В случае, если взыскать ДЗ через суд не удалось, подготавливается
необходимая информация и инициируется следующий подпроцесс «Работать с
невозвратной ДЗ». Процесс осуществляется по факту необходимости обращения в суд
и далее в соответствии с установленными правилами.

«Работать с невозвратной ДЗ». Принятие решения о списание невозвратной ДЗ,
возможной компенсации убытков, изменении правил работы с ДЗ, информирования
клиентов и работников копании и т.д. Процесс осуществляется по мере
необходимости.

Управляющий подпроцесс «Контролировать работу с ДЗ». В рамках данного
подпроцесса осуществляется контроль за выполнением других подпроцессов,
принимаются корректирующие меры, а также разрабатываются правила предоставления
товарного кредита, ведется кредитный рейтинг, разрабатываются внутренние и
внешние планы мероприятий по повышению качества работы с ДЗ, а также указания
по изменению работы с конкретным клиентом. Подпроцесс осуществляется как
непрерывно, так и по факту предоставления отчетов и наступления неблагоприятных
событий.

Напомним, что каждый подпроцесс требует отдельной регламентации порядка,
сроков и условия выполнения. Например, подпроцесс «Работать с НПДЗ» может
выглядеть так:

Работа с непросроченной дебиторской задолженностью

ДС на схеме означает «денежные средства».

Также требуют регламентации и входы/выходы подпроцессов, то есть необходимо
описание документов и баз данных, используемых в работе.

Два основных показателя для всего процесса были определены:

1. «Доля проблемной ДЗ»;
2. «Количество случаев нарушения правил работы с ДЗ».

Если требуется, необходимо также определить показатели для каждого
подпроцесса. Например, для подпроцесса «Выполнять условия сделки» никаких
дополнительных показателей, кроме оценки случаев отклонения от процесса
(превышение торгового кредита и отпуск товара при наличии блокировки), может и
не требоваться. А вот для подпроцесса «Осуществлять исковую деятельность»
показателем может быть сумма возвращенных по суду денежных средств и взысканной
пени.

Выполнение регламента и его автоматизация, улучшение процесса

Многие современные CRM-системы и системы управления предприятием содержат
встроенные модули для поддержки процесса работы с ДЗ, но при необходимости вы
вполне можете создать их самостоятельно средствами MS Office.

Например, в процессе работы с ДЗ и для формирования отчетов о такой работе
может использоваться постоянно обновляемая электронная таблица (база данных) с
полями:

— наименование клиента;
— номер договора;
— номер накладной и дата отгрузки товара (то есть учет ведется по отгрузкам, а
не просто по клиенту);
— сумма отгрузки;
— сумма погашения ДЗ;
— плановая дата погашения ДЗ;
— результат обзвона до образования ПДЗ;
— плановая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— фактическая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— результата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
— плановая дата выставления требования;
— фактическая дата выставления требования;
— плановая дата отправки письма-уведомления;
— фактическая дата отправки письма-уведомления;
— плановая дата начала подготовки иска;
— дата отправки предисковой претензии.

Таким образом, первая часть таблицы содержит информацию об отгрузке и оплате
товара, а вторая – информацию о действиях ответственных работников по
проработке ДЗ, сроках и результате этих действий. Важно, чтобы правила
заполнения журнала были прописаны в регламентах процессов.

Если вернуться к показателям оценки процесса, то с помощью таблицы можно
отслеживать факты нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от процесса). Такой
«журнал», при условии его полноценного и адекватного заполнения, может стать
источником большого количества разнообразной информации не только о конкретных
действиях по работе с «дебиторкой», но и для оценки персонала, клиентов и
конкретных методов работы.

Например, можно оценить после каких «воздействий» на клиента чаще всего
происходит перечисление денежных средств, а какие «воздействия» – бесполезны.

Исходя из подобных оценок, а также информации о значениях показателей,
получаемых из других источников (например, учетной системы предприятия), можно
принимать решения об изменении регламентов, правил предоставления товарного
кредита и т.д. А после внесения изменений оценивать их эффективность.

Таким образом нужно действовать постоянно, непрерывно улучшая процессы.

Похожие записи