Работа склада состоит из шести базовых бизнес-процессов: приёмка, размещение, хранение, комплектация (отбор), отгрузка и возвраты. К ним добавляется инвентаризация и управление информацией. Чтобы склад работал без задержек, каждый процесс описывают пошагово: кто, что и по какому документу делает, какие показатели контролируются. Ошибки на одном этапе передаются дальше: неверно принятый товар приводит к неверному отбору, а тот к претензии клиента.

Основные процессы склада

ПроцессЧто происходитОсновной документ
ПриёмкаПроверка количества и качества, сверка с накладной и заказом поставщикуНакладная, акт приёмки, акт расхождений
РазмещениеПеремещение на хранение в ячейку по правилам размещенияЗадание на размещение, этикетка с адресом
ХранениеСодержание запасов в нужных условиях, контроль остатков и сроковСкладская карточка, отчёт по остаткам
КомплектацияОтбор товара по заказу клиента или магазинаЛист отбора, задание в терминале
ОтгрузкаУпаковка, загрузка в транспорт, оформление накладныхТоварно-транспортная накладная
ВозвратыПриём, проверка, возврат на хранение или списаниеАкт возврата
ИнвентаризацияПодсчёт и сверка фактических остатков с учётнымиИнвентаризационная опись

Как описать процесс

Описание процесса должно быть коротким и проверяемым. Для каждого этапа укажите:

  1. цель процесса и результат (например, «товар размещён в ячейке и виден в системе»);
  2. вход: какие документы и данные нужны для начала;
  3. шаги: кто и в каком порядке выполняет действия;
  4. выход: что получается на конце, какие документы создаются;
  5. показатели: время, точность, затраты;
  6. ответственного и замену на случай отсутствия.

Схема на одну страницу с блоками «кто, что, когда» удобнее подробной инструкции. Подробную инструкцию используют для обучения новых сотрудников.

Приёмка: где чаще всего теряют деньги

Если на приёмке принят товар в неверном количестве или с дефектом, дальше исправить это дороже. Правила простые: проверять пломбы и состояние упаковки при открытии машины, считать по местам и по содержимому, сравнивать с накладной, фиксировать расхождения актом в присутствии водителя и вызывать представителя поставщика при крупных несоответствиях. На складах с терминалами сбора данных приёмка идёт по сканированию, и расхождения видны сразу.

Документы зависят от страны. В Беларуси товар принимают по ТТН-1 и товарной накладной, в России по транспортной накладной (в электронной форме там, где она обязательна) и товарной накладной или универсальному передаточному документу. Для приёма на хранение в России применяют унифицированные формы, например акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1). Как заполнять накладную, смотрите в материале заполнение ТТН-1.

Размещение и хранение

Размещение подчиняется правилам: быстрые позиции ближе к зоне отгрузки, тяжёлые на нижние ярусы, хрупкие отдельно, товары с разными сроками годности не смешивают. Адресное хранение делает склад управляемым: сотрудники знают, куда нести товар, а система знает, где он лежит. Если склад обходится без адресов, поиск занимает заметную долю рабочего времени. Классификация по ABC помогает определить, какие позиции ставить ближе. Для классификации используйте калькулятор ABC-анализа или материал ABC-анализ в логистике.

Комплектация и отгрузка

Комплектация обычно съедает большую часть трудозатрат склада: сборщики проходят километры за смену. Сократить путь помогают волновой отбор, зоны быстрого доступа, маршрутизация листов отбора и групповая сборка. Подробнее читайте в материалах концепция волновой комплектации и десять советов, как ускорить комплектование заказов.

На отгрузке проверяют комплектность по заказу, упаковку, маркировку и документы. Для планирования загрузки машины удобны калькулятор паллет и транспорта и калькулятор LDM.

Возвраты и инвентаризация

Возвраты чаще всего недооценивают. Определите, какие товары принимаются обратно, кто проверяет качество, куда ставят принятый товар и как списывают негодный. Отдельный участок для возвратов и своё задание в системе избавляют склад от перемешивания. Инвентаризацию проводите по плану: циклический пересчёт зон в течение года плюс полная проверка по требованию учёта. Расхождения фиксируйте и разбирайте по причинам: ошибки приёмки, отбора, воровство, порча.

Показатели процессов

  • время приёмки одной поставки;
  • точность размещения и точность остатков;
  • число строк отбора на человека в час;
  • процент ошибок комплектации;
  • время от получения заказа до отгрузки;
  • доля заказов, отгруженных в срок и полностью;
  • заполненность склада.

Список показателей с формулами есть в материале KPI склада. Не берите все сразу: начните с трёх-четырёх, измеряйте регулярно и обсуждайте с командой.

Пример: оценка потерь на приёмке

Условный пример с заданными допущениями. Склад принимает 40 поставок в неделю. В 10 процентах поставок обнаруживаются расхождения, но из-за торопливой приёмки акты оформляют только в половине случаев. В остальных случаях недостачу замечают при отборе, и претензию поставщику предъявить уже нельзя. Если средняя сумма недостачи 200 условных единиц, склад теряет 2 поставки × 200 = 400 в неделю. Дисциплина приёмки с обязательным актом возвращает эти деньги или поставщик получает претензию вовремя. Числа выдуманы для демонстрации расчёта.

Ошибки в организации процессов

  • процессы не описаны, и каждый сотрудник работает по-своему;
  • документы заполняются задним числом;
  • склад не измеряет показатели, и проблемы видны лишь по жалобам;
  • приёмка и отгрузка ведутся в одном месте, и потоки мешают друг другу;
  • учётная система не соответствует реальному движению товара.

Частые вопросы

С какого процесса начинать улучшения?

С того, где больше всего ошибок и потерь. Обычно это приёмка и комплектация.

Нужна ли автоматизация для хороших процессов?

Нет, но она помогает удерживать дисциплину и учёт. Сначала наведите порядок на бумаге, затем автоматизируйте.

Как часто пересматривать описания процессов?

Раз в год и при каждом заметном изменении: новый тип клиента, новая техника, смена системы.

Читайте также

Остальные материалы раздела: складская логистика.

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, унифицированные формы первичной учётной документации Российской Федерации, законодательство Российской Федерации об электронной транспортной накладной.

Раздел: Склад и запасы / Складская логистика

Посчитайте сами: калькулятор EOQ и точки заказа

Похожие записи