Экономия пробега и топливаВ России электронная транспортная накладная ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года, исключения определяет Минтранс. В Беларуси электронные товарно-транспортные накладные применяются поэтапно, и обязательность зависит от вида товара и участников сделки. Для международных рейсов развивается электронная накладная e-CMR. Начинать переход нужно с выбора оператора электронного документооборота, подписи и обучения водителей.
Какие документы переводят в электронный вид
Электронными становятся не все документы сразу. В логистике в первую очередь переходят на электронные:
- транспортную накладную (в России ЭТрН);
- заказ-наряд или заявку на перевозку;
- товарно-транспортную накладную в Беларуси (электронная форма для отдельных товаров);
- путевой лист: в России его формируют по приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390, электронный формат допустим;
- акты и счета через оператора ЭДО.
Подробный разбор перехода дан в публикациях Электронные документы в перевозках: что меняется и Электронный документооборот в логистике: переход.
Россия: ЭТрН
ЭТрН заменяет бумажную транспортную накладную. Документ подписывают квалифицированной электронной подписью грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, а хранится он у операторов в системе. Водитель подписывает документ с телефона или предъявляет его на проверке. С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна, исключения определяет Минтранс. Среди них перевозка собственного груза собственным транспортом, но полный перечень проверяйте в документах Минтранса и у оператора, прежде чем решать, нужна ли вам ЭТрН на конкретном рейсе.
Чтобы работать, необходимо:
- Выбрать оператора, подключённого к государственной системе.
- Получить квалифицированную электронную подпись для организации и уполномоченных сотрудников.
- Настроить обмен данными с учётной системой.
- Согласовать формат с контрагентами.
- Обучить водителей и диспетчеров.
Беларусь: электронные накладные
В Беларуси действует система электронных накладных, оформление которых зависит от вида товара. Для прослеживаемых и некоторых маркированных товаров оформляют электронную товарно-транспортную накладную, для остальных допускается бумажная ТТН-1 (форма утверждена постановлением Минфина № 58 от 30.06.2016). Правила уточняйте в Министерстве по налогам и сборам и у оператора документооборота, потому что перечни товаров меняются.
Для подписи используют электронную цифровую подпись. Операторы обеспечивают формирование, подписание, передачу и хранение документов.
Международные рейсы: e-CMR
Дополнительный протокол к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов позволяет оформлять накладную CMR в электронном виде. По открытым данным, Беларусь входит в число стран протокола, а статус других стран проверяйте в базе ООН. Для рейса необходимо, чтобы протокол применяли обе страны и чтобы контрагенты подключились к одной платформе. На практике электронную форму используют, когда все участники договорились о системе заранее. Если контрагент не готов, остаётся бумага.
В Евросоюзе вводится регламент об электронной информации о перевозке грузов eFTI, он начинает применяться с 9 июля 2027 года. Для российских и белорусских перевозчиков он напрямую не обязателен, но влияет на партнёров в Евросоюзе, поэтому следите за требованиями контрагентов.
План внедрения за 30 дней
| Неделя | Что делать |
|---|---|
| Первая | Составить перечень рейсов и документов, оценить, какие обязательны |
| Вторая | Выбрать оператора, оформить электронные подписи |
| Третья | Настроить интеграцию с учётной системой, провести пробные рейсы |
| Четвёртая | Обучить водителей, перейти на электронный формат по основным клиентам |
Для крупного парка переход занимает больше времени, поэтому начинайте с одного направления и тиражируйте опыт. Системы управления перевозками помогают собрать данные в одном месте: об этом читайте в материале 1С:TMS Логистика: что умеет система управления перевозками.
Что даёт переход
Электронный документ снижает ошибки ввода, убирает потери бумаги и ускоряет закрытие рейса. Диспетчер видит статусы без звонков, бухгалтерия получает документы без пересылки оригиналов. Затраты на переход состоят из оплаты оператора, подписей и обучения. Экономия возникает на печати, курьерах и времени. Считайте её на своих рейсах. Стоимость рейса вместе с затратами на документы можно прикинуть в калькуляторе стоимости рейса.
Частые вопросы
Нужна ли бумажная накладная при ЭТрН?
Нет, электронный документ заменяет бумажный. Водитель предъявляет его на проверке в электронной форме.
Что делать, если контрагент не принимает электронный документ?
В исключительных случаях допускается бумага, но на обязательных рейсах нужно договориться о цифровом обмене.
Подходит ли подпись из Беларуси для российской системы?
Требования к подписи зависят от системы и страны. Для международных рейсов уточните у оператора и контрагента.
Касается ли ЭТрН грузов между Россией и Беларусью?
Зависит от вида перевозки. Для международных рейсов применяют CMR, поэтому уточняйте у оператора.
Есть ли риск потерять документ?
Хранение у оператора резервируется, а доступ ограничен подписью. При этом нужно сохранять копии по требованиям закона.
Проверено: октябрь 2026. Источники: приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, материалы МНС Республики Беларусь об электронных накладных, Регламент ЕС об электронной информации о перевозке грузов (eFTI), Дополнительный протокол к КДПГ об электронной накладной.
Читайте также
- Электронные документы в перевозках: что меняется
- Электронный документооборот в логистике: переход
- Электронные накладные на железной дороге: ЭТРАН и обмен
- EDI: электронный обмен данными в логистике
Смежные материалы лежат в разделе TMS и CRM и в рубрике технологии и сервисы.