4 шага на пути к автоматизации логистики в Беларуси

Автоматизацию логистики белорусской компании разумно вести в четыре шага: перевести документы в электронный вид, подключить биржи и платформы, наладить мониторинг рейсов и ввести учёт стоимости рейса. Такой порядок даёт быстрый эффект на самых затратных операциях и не требует дорогой системы в начале.

Шаг 1. Электронные документы

Бумажное оформление рейса отнимает у диспетчера и бухгалтера много времени: заявка, накладная, акт, счёт-фактура, доверенность. Первым переводят самое повторяющееся.

• Счета-фактуры по НДС в Беларуси выставляются в электронном виде через портал: ЭСЧФ обязателен для плательщиков НДС. Если ваш учёт ещё ведётся вручную, настройте выгрузку из учётной системы.
• Электронная ТТН (ЭТТН) нужна для части товаров, например прослеживаемых, точный перечень уточняйте в налоговых органах. Остальные перевозки допускают ТТН по форме постановления Минфина № 58 от 30.06.2016. Когда заказчики просят электронный формат, подключите оператора и обучите диспетчеров.
• Для работы с российскими контрагентами учтите, что в России с 1 сентября 2026 года обязательна электронная транспортная накладная (ЭТрН), исключения определяет Минтранс. Электронные подписи двух стран признаются по соглашению правительств, подписанному в апреле 2024 года. Совместимость конкретных систем уточняйте у операторов.
• Путевые листы в Беларуси с 26 февраля 2018 года не обязательны (Декрет № 7 от 23.11.2017), но многие компании ведут их для внутреннего учёта.

Показатель успеха шага: доля рейсов, закрытых без бумажных оригиналов, и срок от выгрузки до выставленного счёта.

Шаг 2. Биржи и платформы

Работа только с постоянными клиентами делает загрузку нестабильной: один клиент снижает объём, и машины простаивают. Биржи и цифровые платформы расширяют круг заказчиков и помогают закрывать обратные рейсы.

1. Заведите профиль компании на одной-двух площадках и заполните его целиком: реквизиты, парк, опыт, документы.
2. Настройте уведомления по вашим направлениям, включая Россию.
3. Проверяйте контрагентов: реквизиты в реестре (ЕГР в Беларуси, ЕГРЮЛ в России), отзывы, рейтинг, условия оплаты.
4. Фиксируйте ставки и сроки оплаты по каждому рейсу и смотрите, какие заказчики приносят прибыль.

Подробный порядок работы описан в материалах о поиске грузов и бирже грузов. Показатель: доля порожнего пробега и число регулярных клиентов, пришедших с биржи.

Шаг 3. Мониторинг рейсов

Когда машин больше двух-трёх, диспетчеру сложно держать в голове, кто где. Мониторинг решает три задачи: вы видите положение машины, можете сообщить клиенту точное время, контролируете расход топлива и остановки. Минимальный набор: GPS-трекеры или мобильное приложение водителя с передачей геопозиции, личный кабинет или отчёты. Следующий уровень: датчики уровня топлива, температурные логгеры для рефрижераторов, интеграция с учётной системой.

Для планирования маршрутов при большом числе адресов используют сервисы маршрутизации, например Яндекс Маршрутизацию. Для междугородних рейсов хватает карты и расчёта времени вождения и отдыха водителя.

Показатель: доля рейсов, где клиент получил уведомление о времени прибытия заранее, и расход топлива на 100 км.

Шаг 4. Учёт стоимости рейса

Автоматизация без цифр по стоимости не показывает результата. Заведите простую таблицу или модуль в учётной системе, где по каждому рейсу фиксируются ставка, километры, топливо, платные дороги, зарплата, прочие расходы и итоговая маржа. Платные дороги (BelToll в Беларуси, «Платон» в России) заметно влияют на маржу дальних рейсов, поэтому вносите их отдельной строкой по тарифам операторов.

Условный пример, цифры придуманы: ставка заказчика 1500 условных единиц, топливо 600, платные дороги 150, зарплата водителя 300, прочие расходы 100. Маржа рейса составит 350 единиц, то есть около 23 процентов от ставки. Если тот же рейс идёт с порожним возвратом, маржа считается на оба плеча, и картина меняется.

Для расчётов используйте калькулятор стоимости километра и калькулятор стоимости рейса. Когда данных накопится на несколько месяцев, сравните направления, клиентов и типы машин. Часто выясняется, что два-три направления приносят основную прибыль, а часть рейсов работает почти в ноль.

Показатель: известная маржа каждого рейса и список убыточных направлений.

Таблица шагов

Чего избегать

• Начинать с дорогой системы, не описав процессы. Сначала запишите, как идёт заявка от клиента до оплаты, и только потом выбирайте программу.
• Внедрять всё сразу. Один шаг за один квартал реалистичнее.
• Не обучить людей. Диспетчеры и водители должны понимать, зачем меняется процесс.
• Не измерять. Без показателей непонятно, окупились затраты.

Частые вопросы

Нужна ли белорусской компании система класса TMS?

При парке в несколько машин хватает таблицы и мониторинга. TMS оправдана, когда рейсов много, документов много и учёт в таблице начинает давать ошибки.

Можно ли внедрить всё силами диспетчера?

Первые шаги да: подключить биржу, настроить учёт. Для электронных документов и интеграций обычно нужен специалист или поддержка оператора.

Как совместить белорусские и российские требования?

Документы оформляйте по правилам страны, где проходит перевозка, а для международных рейсов используйте CMR. Совместимость систем проверьте у операторов.

С чего начать, если сомневаетесь?

С учёта стоимости рейса. Он дёшев, занимает неделю и показывает, где терять деньги.

Читайте также

• Автоматизация логистики и управление поставками
• Транспортная логистика в Excel: как вести учёт
• Программа 1С Перевозки для автоматизации
• Договор перевозки груза в Республике Беларусь

Больше о программах и системах читайте в рубрике TMS и CRM.

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, Декрет Президента Республики Беларусь № 7 от 23.11.2017, Налоговый кодекс Республики Беларусь (электронный счёт-фактура), соглашение о взаимном признании электронной цифровой подписи между правительствами Беларуси и России (апрель 2024), тарифы операторов «Платон» и BelToll.

Раздел: Технологии и сервисы / TMS, CRM и автоматизация