График поставки: как составить и согласовать

График поставки фиксирует, в какие дни, в какие часы и в каком объёме поставщик привозит товар получателю, до какого времени нужно подать заказ и кто отвечает за срыв. Он нужен и производителю, и магазину, и складу: без него машины приезжают в неудобное время, ворота склада простаивают, а на полке то пусто, то лишние остатки.

Ниже разобрано, из чего состоит график, как выбрать частоту поставок на числовом примере, какие условия прописывают в договоре и что учитывать, если товар идёт между Россией и Беларусью.

Из чего состоит график поставки

Рабочий график отвечает на семь вопросов. Если на любой из них ответа нет, спор неизбежен.

1. Что поставляется. Весь ассортимент или группа: охлаждённая продукция, сухие товары, хлеб, заморозка. Группы часто ходят разными машинами и по разным дням.
2. Когда. Дни недели и временное окно приёма, например с 7:00 до 11:00. Окно должно учитывать часы работы склада получателя и его график разгрузки.
3. Как заказывают. Время закрытия заказа (cut-off): после него заказ считается поданным на следующий рейс. Способ передачи: электронный обмен данными, личный кабинет, почта.
4. Срок от заказа до поставки (lead time) и допустимое отклонение.
5. Объём. Минимальный заказ, кратность упаковке, слою, паллете и машине, максимальный объём на рейс.
6. Документы. Какие накладные едут с машиной и как оформляется приёмка, чтобы не терять день на расхождениях.
7. Ответственность. Что считается нарушением: опоздание за пределы окна, недопоставка, отказ от разгрузки, и какие последствия предусмотрены договором.

Обычно график оформляют приложением к договору поставки. Так проще вносить изменения, не переподписывая сам договор. Если график есть только в переписке, при споре его нечем подтвердить.

Пример графика

Условная таблица для сети небольших магазинов с поставками из распределительного центра. Дни и часы показаны для иллюстрации.

Видно закономерность: чем короче срок годности, тем чаще поставки и короче срок от заказа. Для товаров с длинным сроком реже возят и крупнее партии, так дешевле на километр и на паллету.

Как выбрать частоту поставок: числовой пример

Частота определяется компромиссом между стоимостью рейсов и стоимостью запаса. Разберём условный пример с принятыми допущениями.

Четыре магазина получают один и тот же товар, каждому нужно по 6 паллет в неделю, итого 24. Срок годности товара достаточно длинный, чтобы не быть ограничением. Стоимость рейса большой машиной на 33 паллетных места с объездом четырёх магазинов 100 условных единиц, стоимость рейса малой машиной на 16 мест 70 единиц. Хранение одной паллеты в магазине стоит 2 единицы за неделю. Средний запас по циклу равен половине поставки.

При этих допущениях выгоднее возить раз в неделю. Но результат поменяется, если срок годности короткий, пять-шесть дней: раз в неделю возить нельзя. Он поменяется и при дорогом хранении на полке, например при замороженных товарах, где место стоит дороже. Тогда в расчёт добавляют потери от списания и пустых полок.

Число паллет, которые помещаются в машину, проверьте через калькулятор загрузки машины по паллетам, а стоимость рейса прикидывайте в калькуляторе стоимости рейса. Подставьте свои цены, цифры примера условные.

Окна приёма и очередь на разгрузку

Самая частая причина срыва графика состоит в окнах. Если склад получателя принимает по 4 машины в час, а график поставил 8 машин на одно и то же окно, часть машин простаивает. Простой стоит денег перевозчика, и он, как правило, закладывает его в ставку.

Чтобы окна работали, делают так:

• считают пропускную способность ворот: сколько машин в час можно разгрузить с учётом приёмки;
• раскладывают поставщиков по часам внутри дня;
• выделяют отдельные окна для скоропортящихся грузов;
• вводят предварительную запись машин на разгрузку;
• прописывают, что происходит при опоздании: приёмка вне окна возможна по согласованию или переносится.

О том, как договариваться об окнах отгрузки и отсрочке между дистрибьютором и поставщиком, подробно написано в материале про взаимодействие поставщика и дистрибьютора.

Что прописывают о нарушениях

Нарушения графика бывают двух видов: срыв поставщика и срыв получателя. Поставщик опаздывает, недовозит, привозит не тот ассортимент. Получатель не принимает машину в окно, меняет заказ после закрытия, отказывается от груза.

Хороший график называет допустимое опоздание, например 30 минут, и объём допустимой недопоставки в процентах. За пределами допуска предусматривают неустойку, но размер и порядок штрафов определяются договором и применимым законодательством. Здесь нужно сверять формулировки с юристом, чтобы они были исполнимы и соразмерны. Для торговых сетей часто задают показатель выполнения заказа (fill rate), и график связывают с ним.

Отдельно оговорите форс-мажор: погодные условия, закрытие дороги, ограничения на границе. Пропишите, как стороны уведомляют друг друга и как переносят поставку.

Если поставки идут между Россией и Беларусью

Срок от заказа до приёмки при международной перевозке включает оформление документов и время на границе. Закладывайте запас в график: очередь на границе трудно предсказать, поэтому окно приёма в таких поставках делают шире, а точное время подтверждают накануне.

Документы в графике указывают с учётом страны. В Беларуси товарно-транспортная накладная оформляется по правилам Минфина, в России действуют свои нормы, и электронная транспортная накладная обязательна с 1 сентября 2026 года с исключениями, которые определяет Минтранс. Сроки и формы уточняйте в нормативных актах своей страны на дату поставки. Внутри ЕАЭС таможенного оформления на внутренних границах нет, но для товаров, подлежащих ветеринарному, фитосанитарному контролю и маркировке, процедуры сохраняются.

Учтите, что доступность отдельных перевозчиков и служб доставки в Беларуси лучше проверять на их сайтах до внесения в договор. Международные экспресс-службы DHL, FedEx и UPS приостановили работу для России и Беларуси.

Как внедрить график и поддерживать его

1. Соберите данные о продажах и фактических сроках поставки за 2–3 месяца.
2. Разделите ассортимент на группы по срокам годности и температурному режиму.
3. Посчитайте варианты частоты, как в примере выше, и выберите тот, где суммарная стоимость минимальна при соблюдении срока годности.
4. Согласуйте окна приёма с получателями и проверьте пропускную способность ворот.
5. Оформите график приложением к договору, укажите порядок изменения: за сколько дней сообщается и кем подтверждается.
6. Раз в месяц проверяйте выполнение: доля поставок в окно, доля недопоставок, число простоев.
7. Пересматривайте график перед сезонами и акциями: в пики спроса частоту повышают, в спад снижают.

Для маршрутов, где одна машина развозит товар сразу по нескольким точкам, порядок объезда и окна влияют друг на друга. Подходы к такой оптимизации описаны в материале про оптимизацию маршрута.

Частые вопросы

Обязателен ли график поставки по закону?

Общего требования иметь график нет. Условия о сроках и периодичности поставки определяются договором, и график служит удобным способом закрепить их. Для отдельных видов товаров сроки диктуют нормативные требования, например по хранению и перевозке.

Как часто менять график?

Обычно пересматривают раз в сезон или при заметном изменении продаж. Срочные изменения вносят по процедуре, прописанной в договоре.

Чем график поставки отличается от плана поставок?

План поставок отвечает на вопрос, сколько и чего нужно получить за период, например за месяц. График отвечает на вопрос, в какие дни и часы это поступает. Первый строят по прогнозу, второй по возможностям складов и транспорта.

Что делать, если получатель отказывается принимать товар вне окна?

Действовать по договору: зафиксировать приезд машины, время, передать претензию и согласовать новую дату. Поэтому в графике прописывают, как фиксируется опоздание и кто оплачивает простой.

Подходит ли график для кросс-докинга?

Да, но он строже: поставка и отгрузка связаны по времени, поэтому окна приёма и отправки задают вместе. Схемы описаны в материале про склад и кросс-докинг.

Читайте также

• Логистика дистрибуции: запасы в сети и пополнение
• Как поставлять товар в торговые сети: условия и расчёт
• План распределения товаров: структура и расчёт
• Распределительный центр: функции, выбор места, расчёт

Подборка материалов находится в разделе распределение и сбыт.

Проверено: октябрь 2026. Источники: Гражданский кодекс Российской Федерации и Гражданский кодекс Республики Беларусь (глава о поставке), Минтранс России (требования к электронной транспортной накладной), Министерство финансов Республики Беларусь (правила оформления товарно-транспортной накладной).

Раздел: Управление логистикой / Дистрибуция и сбыт

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра