Экономия пробега и топливаБизнес-процесс в логистической компании это повторяющаяся цепочка действий с понятным входом, исполнителями, сроками и результатом, например приём заявки на перевозку, подбор перевозчика или закрытие рейса. Описывать процессы нужно, когда в компании больше 20–30 сотрудников, когда меняются исполнители и когда нужна сертификация. Без описания знания хранятся в головах, и уход одного человека ломает работу.
Зачем это нужно
Устное распределение обязанностей работает, пока людей мало. Через три-четыре месяца исполнители меняются, поручение забывается, и ту же ошибку делают снова. Описанный процесс отвечает на четыре вопроса: кто делает, что, в какой срок и по какому документу. Он помогает обучить новичка за неделю, найти узкие места, сократить срок обработки заявки и подготовиться к сертификации, например по ISO 9001.
Какие процессы описывают в первую очередь
- Приём и обработка заявки клиента.
- Подбор и согласование перевозчика или машины.
- Оформление документов: договор, транспортная накладная, CMR, акт.
- Сопровождение рейса и контроль статусов.
- Закрытие рейса, выставление счёта, получение оплаты.
- Обработка претензий.
Для компаний, работающих между Россией и Беларусью, отдельно описывают порядок оформления транспортных документов: в Беларуси ТТН-1 по правилам Минфина (постановление № 58 от 30.06.2016), в России транспортная накладная, а с 1 сентября 2026 года электронная ЭТрН, обязательная с исключениями.
Как описать процесс по шагам
- Выберите один процесс и назначьте владельца. Владелец отвечает за результат и за обновление регламента.
- Запишите, как процесс идёт сейчас, даже если он идёт плохо. Поговорите с теми, кто его выполняет.
- Разбейте процесс на действия. К каждому припишите исполнителя, срок, входящий документ и результат.
- Найдите проблемы: ожидания, повторный ввод данных, лишние согласования.
- Сформулируйте, как будет лучше, и согласуйте с исполнителями.
- Оформите регламент: схема на одной странице и текст, где описаны исключения.
- Обучите сотрудников и проверьте через месяц, выполняется ли регламент.
Пример: приём заявки на перевозку
| Шаг | Исполнитель | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| Приём заявки и уточнение данных | Менеджер | 30 минут | Заполненная карточка заявки |
| Расчёт ставки | Логист | 1 час | Предложение клиенту |
| Согласование и договор-заявка | Менеджер | 2 часа | Подписанный документ |
| Подбор перевозчика | Логист | 4 часа | Назначенная машина |
| Подтверждение клиенту | Менеджер | 30 минут | Данные водителя и машины |
Сроки в примере условные: у каждой компании они свои. Главное, чтобы они были записаны и измерялись.
Как не превратить регламент в бумагу
- Не пишите регламент ради проверяющего. Если им не пользуются, он бесполезен.
- Держите документ коротким: схема плюс одна-две страницы пояснений.
- Привязывайте процесс к показателям: срок обработки заявки, доля рейсов без претензий, доля вовремя закрытых документов. Про показатели см. KPI в логистике: как разработать и применять показатели.
- Пересматривайте регламент раз в полгода или при изменении закона. Например, правила перевозок и документооборота меняются, и регламент должен их отражать.
- Закрепляйте процесс в программе: в TMS или CRM шаги и статусы повторяют схему. Про такие системы есть раздел TMS и CRM.
Типичные ошибки
Описывают идеальный процесс, которого нет. Не назначают владельцев. Пишут слишком подробно, и сотрудники бросают читать. Не обучают людей. Не проверяют соблюдение. Не учитывают исключения: срочные заявки, нестандартные грузы, работа с новым клиентом.
Россия и Беларусь
Если компания работает в обеих странах, процессы описывают с учётом различий: форма накладной, налоговые правила, валюта расчётов. Например, ставка НДС в России с 1 января 2026 года 22 процента, в Беларуси 20 процентов. Это влияет на расчёт ставки и на порядок выставления счёта. Платные дороги также разные: в России это «Платон», в Беларуси BelToll, и расчёт рейса должен учитывать обе системы. Проверить расчёт удобно в калькуляторе стоимости рейса.
Частые вопросы
Нужна ли сертификация ISO для описания процессов?
Нет. Описывать процессы можно и без сертификации, но ISO 9001 требует документированных процессов.
Сколько времени уходит на описание?
Один процесс обычно описывают за несколько дней, включая интервью и согласование.
Кто должен описывать процессы?
Лучше всего, когда процесс описывают исполнители вместе с руководителем отдела, а консультанты помогают с методикой.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Министерство финансов Республики Беларусь (постановление № 58 от 30.06.2016), Минтранс России (ЭТрН), Министерство финансов Российской Федерации (ставка НДС).
Читайте также
- Управление бизнес-процессами в логистике: с чего начать
- Реинжиниринг бизнес-процессов логистической системы
- KPI в логистике: как разработать и применять показатели
- Бизнес-процессы: основные понятия
Остальные материалы подборки находятся в разделе KPI и аналитика.
Раздел: Управление логистикой / KPI и аналитика
Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра