Автоматизация логистики означает, что рутинные операции с заказами, складом и доставкой выполняет программа, а сотрудник занимается исключениями. Для интернет-магазина первыми обычно переводят на учёт приём заказов, резервирование остатков, печать документов и выбор службы доставки. Остальное добавляют по мере роста.

Когда ручная работа перестаёт справляться

Пока в день уходит два десятка посылок, хватает таблицы и склейки накладных. Проблемы начинаются, когда заказов становится заметно больше. Менеджер копирует адреса из почты в личный кабинет перевозчика, кладовщик ищет товар по памяти, а остатки на сайте расходятся с реальными. Каждая такая ошибка превращается в возврат или в разговор с недовольным покупателем.

Признаки того, что пора менять процесс: заказ собирают дольше, чем он лежит в очереди, один и тот же товар продаётся дважды, отчёты по доставке приходится собирать вручную в конце месяца.

Какие процессы автоматизировать в первую очередь

Начинать лучше с тех участков, где чаще всего ошибаются и где операция повторяется сотни раз.

  • Синхронизация остатков между складом и витриной сайта.
  • Передача заказа на склад без ручного переноса данных.
  • Расчёт стоимости и срока доставки в корзине.
  • Печать накладных и наклеек на посылки.
  • Отправка покупателю номера отслеживания и уведомлений о статусе.
  • Учёт возвратов с причиной и движением товара.

О том, какие бывают программы для этого, рассказано в разделе технологии и сервисы.

Пример расчёта эффекта

Условные цифры: магазин обрабатывает 200 заказов в день, оформление одного заказа вручную занимает 4 минуты, а после настройки обмена данными с перевозчиком около одной минуты. Экономия составляет 3 минуты на заказ, то есть 600 минут или 10 часов в день. Это работа примерно одного сотрудника на полный день. Если программа с настройкой стоит дешевле, чем зарплата этого сотрудника за год, вложение окупится, а освободившийся человек займётся претензиями и закупками. Подставьте собственные цифры: время операции и число заказов берите из учёта.

Как внедрять без остановки продаж

Лучше двигаться по одному процессу. Сначала опишите, как заказ проходит от клика до вручения, и отметьте места, где он ждёт человека. Затем выберите одно такое место, настройте автоматизацию и месяц наблюдайте за ошибками. Только после этого берите следующее. Параллельно обучите сотрудников: программа не заменит понимание, почему заказ завис.

Отдельно проверьте, умеет ли система работать с несколькими перевозчиками. Магазину полезно сравнивать тарифы на разные направления. О выборе способа отправки написано в разделе курьерская доставка, а о стоимости перевозок крупных партий в разделе грузоперевозки.

Чего ожидать от автоматизации

Программа ускоряет повторяющиеся действия и снижает число опечаток, но не исправляет плохой процесс. Если товар на складе лежит без адресов ячеек, самая дорогая система его не найдёт быстрее. Поэтому порядок на складе и чёткие правила приёмки идут раньше любого внедрения. Подробнее о складских основах в разделе склад и запасы.

Типичные ошибки внедрения

Первая ошибка: покупают систему, не описав процесс. Программа закрепляет существующий беспорядок, и сотрудники продолжают пользоваться таблицами рядом с ней. Вторая: не назначают ответственного, и после ухода специалиста настройки никто не поддерживает. Третья: не проверяют данные при переносе, из-за чего в новой системе оказываются дубли товаров и устаревшие остатки. Перед запуском выгрузите справочники, почистите их и сверьте остатки инвентаризацией.

Частые вопросы

С чего начать автоматизацию небольшому магазину?

С обмена данными между сайтом и учётной системой: остатки и заказы должны попадать туда без ручного ввода. Это самый частый источник ошибок и самый быстрый по окупаемости шаг.

Нужно ли покупать дорогую систему управления складом?

Не сразу. До нескольких сотен заказов в день обычно хватает учётной программы с модулем склада и интеграцией с перевозчиками. Сложная система нужна, когда склад большой и сотрудники собирают заказы волнами.

Как понять, что автоматизация сработала?

Сравните до и после три показателя: время обработки заказа, долю заказов с ошибкой и число обращений покупателей о статусе доставки.

Читайте также

Раздел: Автоматизация логистики, оптимизация доставки и работы курьерской службы

Похожие записи