Экономия пробега и топливаОтгрузка со склада без потерь строится на четырёх вещах: товар соответствует заказу по количеству и качеству, упакован и промаркирован по правилам, сопровождён правильными документами и передан перевозчику с фиксацией состояния. Если одно звено ломается, дальше следуют недостачи, повреждения, претензии получателя и споры с поставщиком, а иногда и иски. Ниже схема процесса для складов в России и Беларуси.
Этапы отгрузки
- Приём заказа и проверка наличия товара. Зарезервируйте остатки, сверьте номенклатуру и количество.
- Комплектация. Отберите товар по заказу, учитывая партии и сроки годности.
- Проверка и упаковка. Сверьте набранное с заказом, упакуйте и опломбируйте.
- Маркировка. Нанесите этикетки с адресом, весом, номером заказа и знаками обращения.
- Документы. Подготовьте накладные, упаковочный лист и сопроводительные документы.
- Погрузка. Выполните её по плану: тяжёлое снизу, хрупкое сверху, груз закреплён.
- Передача перевозчику с подписью и фиксацией состояния груза.
Условия, которые обязан обеспечить отправитель
К отгрузке допускается продукция, которая по комплектности и качеству соответствует требованиям договора, стандартов, технических условий, чертежей и эталонов. Продукцию упаковывают по установленным правилам упаковки и затаривания, опломбируют отдельные места и маркируют. Если товар испортился из-за некачественной упаковки или попал не по адресу из-за неправильной маркировки, ответственность, как правило, лежит на продавце.
На каждое грузовое место готовят упаковочный лист или кипную карту. В ней указывают наименование товара, артикул или номер по каталогу, количество, вес нетто и брутто, а также данные поставщика и получателя. Один экземпляр кладут в тару, другие остаются у отправителя и передаются вместе с документами.
Подробнее о требованиях к упаковке читайте в материале упаковка и маркировка грузов для перевозки.
Документы в России и Беларуси
| Задача | Россия | Беларусь |
|---|---|---|
| Документ на передачу товара | Товарная накладная или УПД | ТН-2 по постановлению Минфина № 58 |
| Документ на перевозку | Транспортная накладная, ЭТрН (обязательна с 1 сентября 2026 с исключениями) | ТТН-1 по постановлению Минфина № 58; копии: 1 грузополучателю, 2 грузоотправителю, 3 и 4 перевозчику |
| Международная перевозка | CMR | CMR |
| Счёт-фактура | Счёт-фактура или УПД | Электронная счёт-фактура на портале налоговой |
Приёмку товара по количеству и качеству участники часто ведут по правилам, закреплённым в договоре. В России на практике применяют инструкции о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления, когда на них есть ссылка в договоре. В Беларуси порядок приёмки определяют договор и действующие нормативные акты. Закрепите в договоре сроки приёмки и порядок составления актов о расхождениях.
Пошаговый разбор заполнения белорусской накладной: как заполнить ТТН-1.
Погрузка и крепление
Перед погрузкой проверьте машину: чистоту кузова, исправность пола и бортов, пломбы, габариты. Составьте схему размещения. Для паллетных грузов число паллет в машине считайте заранее в калькуляторе паллет, чтобы не получить недогруз или перегруз. Подробнее о способах погрузки: способы погрузки товаров, палетная погрузка. Груз закрепите ремнями и распорками, хрупкое отметьте, тяжёлое поставьте вниз.
Чек-лист ворот
- Совпадает ли количество мест с накладной.
- Целы ли упаковка и пломбы.
- Читаема ли маркировка.
- Есть ли у водителя доверенность и документы на машину.
- Сфотографированы ли груз и пломба в кузове перед закрытием.
- Подписана ли накладная обеими сторонами, а расхождения занесены в акт.
Типичные потери и их причины
| Проблема | Причина | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Недостача | Ошибка комплектации, нет проверки | Второй контроль на упаковке, сканирование штрихкодов |
| Повреждение | Слабая упаковка, плохое крепление | Правила упаковки, фото перед погрузкой |
| Пересорт | Похожие артикулы, неточные адреса хранения | Адресное хранение, маркировка зон |
| Отгрузка не по адресу | Ошибки в этикетке и накладной | Печать этикеток из системы |
Частые вопросы
Кто отвечает за груз при погрузке?
Ответственность делят по договору и базису поставки. Если погрузку выполняет отправитель, он отвечает за размещение и крепление, а водитель за приёмку по виду и количеству мест.
Нужно ли фотографировать груз?
Да, это дешёвый способ доказать состояние груза и пломбы при споре.
Можно ли отгрузить груз без накладной?
Нет. Накладная это основной документ перевозки и передачи товара, без неё нельзя подтвердить даже факт отгрузки.
Читайте также
- Упаковка и маркировка грузов для перевозки
- Как заполнить ТТН-1
- Способы погрузки товаров: палетная погрузка
- ABC-анализ для повышения эффективности склада
Остальные материалы в разделе складская логистика.
Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Беларуси от 30.06.2016 № 58, Гражданский кодекс России и Беларуси (главы о поставке и перевозке), Конвенция CMR. Сроки ЭТрН в России применяются с исключениями, см. действующий закон.
Раздел: Склад и запасы / Складская логистика
Посчитайте сами: ABC-анализ онлайн, калькулятор EOQ и точки заказа