Экономия пробега и топливаПродажа товара с доставкой оформляется цепочкой документов: договор и спецификация, счёт на оплату, товарная накладная и накладная на перевозку, налоговый документ (счёт-фактура или УПД в России, электронный счёт-фактура в Беларуси) и акты. Для каждого есть срок, ответственный и порядок хранения. Если документы выпущены вовремя и не противоречат друг другу, деньги приходят быстрее, а споры с клиентом решаются проще.
Маркетинг и продажи в документах
Маркетинг приводит клиента, продажи превращают интерес в сделку. На языке документов это значит, что до договора работает коммерческое предложение, а после согласия клиента начинается оформление. Сначала фиксируют цену и условия поставки, затем выставляют счёт, потом оформляют отгрузку и закрывающие документы.
Если в компании продажи и логистика ведут документы раздельно, появляются расхождения: менеджер пообещал одну дату отгрузки, склад отгрузил в другую, бухгалтерия выставила счёт на другую сумму. Единая схема документооборота предотвращает такие ситуации.
Цепочка документов
| Этап | Документ | Кто готовит |
|---|---|---|
| Предложение | Коммерческое предложение, прайс | Отдел продаж |
| Договорённость | Договор, спецификация, приложение с условиями доставки | Продажи и юрист |
| Оплата | Счёт на оплату | Бухгалтерия или менеджер |
| Отгрузка | Товарная накладная (в России ТОРГ-12 или УПД, в Беларуси ТН-2 или ТТН-1 для перевозки) | Склад |
| Перевозка | Транспортная накладная: в России с учётом электронной ЭТрН, в Беларуси ТТН-1 | Отправитель, перевозчик |
| Налоги | В России счёт-фактура или УПД, в Беларуси ЭСЧФ | Бухгалтерия |
| Закрытие | Акт приёма-передачи, акт выполненных работ | Продажи и бухгалтерия |
Состав документов зависит от режима налогообложения, вида договора и страны. Точный перечень проверяйте у бухгалтера или юриста.
Особенности России
Российские компании часто используют универсальный передаточный документ, который заменяет счёт-фактуру и первичную накладную. Электронный обмен документами с контрагентом идёт через операторов ЭДО. Ставка НДС в России с 1 января 2026 года составляет 22 процента. Правила перевозок автомобильным транспортом требуют оформлять транспортную накладную; электронная транспортная накладная обязательна с 1 сентября 2026 года с рядом исключений. Для путевых листов действует приказ Минтранса России от 28 сентября 2022 года № 390.
Особенности Беларуси
В Беларуси налоговый документ по НДС оформляют как электронный счёт-фактуру на портале налоговой службы. Товарные перевозки сопровождает товарно-транспортная накладная ТТН-1 по форме, утверждённой постановлением Минфина № 58 от 30 июня 2016 года. Экземпляры распределяются так: первый грузополучателю, второй грузоотправителю, третий и четвёртый перевозчику. Путевые листы с 26 февраля 2018 года не являются обязательными согласно Декрету № 7 от 23 ноября 2017 года. Подробнее о заполнении ТТН-1 в статье как заполнить ТТН-1.
Между Россией и Беларусью
Поставка между странами ЕАЭС проходит без таможенных деклараций, но налоги и накладные оформляют по правилам обеих стран. Автомобильную перевозку между Россией и Беларусью оформляют как международную, и обычно применяют накладную CMR. Как заполнять CMR, показано в статье как заполнить накладную CMR. Правила уплаты НДС при взаимной торговле устанавливает Протокол о порядке взимания косвенных налогов к Договору о ЕАЭС; детали согласуйте с бухгалтером.
Как организовать работу
- Составьте перечень документов по каждому типу сделки: розница, оптовые поставки, экспорт.
- Назначьте ответственного за каждый документ и срок подготовки.
- Введите единый реестр отгрузок: договор, счёт, накладная, акт, статус оплаты.
- Согласуйте форматы с клиентом: бумага или электронный обмен.
- Раз в неделю сверяйте реестр: что отгружено без закрывающих документов, что оплачено без отгрузки. Стоимость доставки для цены сделки считайте в калькуляторе стоимости рейса.
- Храните копии в течение срока, установленного законом, а в договоре зафиксируйте срок возврата подписанных экземпляров.
Если сделок много, документы удобно вести в одной системе вместе с остатками и заявками. Обзор подходов есть в статье документооборот в логистике.
Типичные ошибки
Договор не содержит срока и порядка приёмки. Накладная подписана, но счёт-фактура выставлена на другую сумму. Подписанные акты хранятся у менеджера и не доходят до бухгалтерии. Документы клиенту отправляются только после напоминания, и платёж задерживается. Ссылки на типовые формы устарели, а компания продолжает пользоваться прежними.
Общие правила оформления грузовых документов собраны в разделе документы на груз.
Частые вопросы
Какие документы нужны, чтобы доказать отгрузку?
Подписанная получателем накладная или УПД и перевозочный документ с отметкой о выдаче. В споре помогают заявка клиента и переписка с подтверждением.
Что делать, если клиент не возвращает подписанные документы?
Фиксируйте даты отправки, напоминайте письменно и пропишите в договоре последствия: например, что документы считаются принятыми, если возражения не получены в срок.
Нужна ли бумажная накладная при электронном обмене?
Нет, если стороны договорились об электронном обмене и документ подписан квалифицированной подписью или иным допустимым способом. Для транспортной накладной в России действуют отдельные требования.
Кто отвечает за правильность документов?
Отправитель за данные о грузе, перевозчик за данные о перевозке, бухгалтерия за налоговые документы. Ответственность сторон прописывают в договоре.
Читайте также
- Документооборот в транспортной логистике: что оформлять
- Документооборот в логистике
- Как заполнить ТТН-1 (товарно-транспортную накладную)
- Как заполнить накладную CMR: инструкция по графам
Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30 июня 2016 года; Декрет Президента Республики Беларусь № 7 от 23 ноября 2017 года; приказ Минтранса России от 28 сентября 2022 года № 390; Налоговый кодекс Российской Федерации; Договор о ЕАЭС.
Раздел: Таможня и ВЭД / Документы на груз