После рейса логист передаёт бухгалтерии комплект: договор и заявку, транспортную накладную (ТТН-1 в Беларуси, ТН или ЭТрН в России), акт выполненных работ, счёт и счёт-фактуру или УПД, а при международной перевозке CMR и таможенные документы. Без подписанных оригиналов или правильно оформленных электронных документов бухгалтерия не примет расходы и не подтвердит вычет НДС.

Состав комплекта зависит от страны, вида перевозки и роли компании: заказчик, перевозчик или экспедитор. Ниже перечень по ролям и разница в правилах России и Беларуси.

Базовый комплект на рейс

  1. Договор перевозки или транспортной экспедиции, приложения к нему.
  2. Заявка на рейс с адресами, грузом, датой, ставкой.
  3. Транспортная накладная с подписями и печатями (или электронными подписями).
  4. Доверенность на получение груза, если груз принимает уполномоченный представитель.
  5. Акт выполненных работ или услуг.
  6. Счёт на оплату.
  7. Счёт-фактура или универсальный передаточный документ (в России), электронный счёт-фактура ЭСЧФ (в Беларуси для плательщиков НДС).
  8. Путевой лист для собственных или арендованных машин там, где он требуется.
  9. Акты о расхождениях, претензии, фото повреждений, если были проблемы.

Транспортная накладная: Беларусь и Россия

В Беларуси товарно-транспортную накладную ТТН-1 утвердило постановление Минфина № 58 от 30 июня 2016 года. Копии распределяют так: первая грузополучателю, вторая грузоотправителю, третья и четвёртая перевозчику. Бухгалтерии заказчика обычно нужна копия, на которой стоит подпись получателя груза.

В России транспортную накладную применяют по правилам перевозки грузов, а с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна с рядом исключений. Для ЭТрН нужны электронные подписи участников и оператор документооборота. Распечатка ЭТрН не заменяет подписанный электронный документ: хранить нужно именно электронный файл с подписями.

Путевой лист

В Беларуси путевые листы не обязательны с 26 февраля 2018 года по Декрету № 7 от 23 ноября 2017 года, но компании могут вести их для внутреннего контроля расхода топлива. В России путевые листы оформляют по приказу Минтранса № 390 от 28 сентября 2022 года. Для бухгалтерии путевой лист подтверждает пробег, расход топлива и наличие медосмотра и техосмотра. Типичные ошибки в заполнении собраны в материале типичные ошибки при заполнении путевых листов, а общий порядок описан в статье заполнение путевых листов.

Международная перевозка

К внутреннему комплекту добавляются документы.

  • CMR-накладная при автомобильной перевозке между странами.
  • Инвойс и упаковочный лист.
  • Таможенная декларация, если груз пересекает границу ЕАЭС. Внутри союза таможенный контроль на границе между Россией и Беларусью отсутствует, а правила определяет ТК ЕАЭС, действующий с 1 января 2018 года.
  • Сертификаты и разрешения на товар, если они требуются.
  • Платёжные документы по валютным операциям.

Поскольку перевозчики из России и Беларуси в ЕС не допускаются, в документах на европейском плече чаще стоит иностранный перевозчик. Его документы тоже нужны бухгалтерии для подтверждения затрат.

Как выглядит проверка комплекта

Что проверитьПочему важно
Совпадают реквизиты сторон во всех документахИначе расходы могут не принять
Даты рейса и документов согласуютсяРасхождения вызывают вопросы проверяющих
Масса и количество мест одинаковы в накладной и актеРасхождения означают спор
Подписи и печати уполномоченных лицБез них документ недействителен
Ставка и сумма совпадают с заявкойПредотвращает споры об оплате
Приложены документы по простоям и доплатамПодтверждают дополнительные расходы

Для расчёта себестоимости рейса удобен калькулятор стоимости рейса. Результат сравните с суммой в акте.

Сроки передачи

Условия передачи оригиналов закрепляют в договоре. Обычно перевозчик отправляет документы в течение нескольких дней после рейса, заказчик подписывает акт в срок, указанный в договоре. Оплата без закрывающих документов повышает риск налоговых вопросов. Если документов долго нет, отправьте напоминание письменно и сохраните копию.

Срок хранения первичных документов определяется законодательством и номенклатурой дел компании. В России и Беларуси он не одинаков для разных видов документов, поэтому смотрите перечни сроков хранения.

Контрольный список для логиста

  1. Рейс закрыт в системе, статусы совпадают с фактом.
  2. Накладная подписана получателем, отметки о расхождениях внесены.
  3. Акт подписан, сумма совпадает с заявкой.
  4. Счёт и счёт-фактура или УПД получены.
  5. Все приложения собраны: путевой лист, CMR, акты о простое.
  6. Комплект передан в бухгалтерию в срок.

Частые вопросы

Можно ли принять к учёту копию накладной?

Для расходов обычно нужен оригинал или электронный документ с подписями. Условия принятия копий определяются учётной политикой и законом.

Что делать, если водитель потерял накладную?

Запросите дубликат у отправителя или получателя и оформите письменное объяснение. Подробности зависят от договора.

Нужен ли путевой лист при найме перевозчика?

Заказчику обычно не нужен, он нужен самому перевозчику для учёта.

Читайте также

Остальные материалы по документам собраны в разделе Документы на груз.

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, Декрет Президента Республики Беларусь № 7 от 23.11.2017, приказ Минтранса России № 390 от 28.09.2022, нормативные акты об электронной транспортной накладной в России, Таможенный кодекс ЕАЭС.

Раздел: Таможня и ВЭД / Документы на груз

Похожие записи