Экономия пробега и топливаПутевой лист это документ, по которому организация учитывает работу автомобиля: кто ездил, когда, сколько километров проехал и сколько топлива израсходовал. В России его оформление остаётся обязательным для большинства перевозчиков. В Беларуси с 26 февраля 2018 года автомобильные перевозки можно выполнять без оформления путевых листов (подпункт 4.5 пункта 4 Декрета Президента № 7), но организации часто оставляют его для учёта топлива и пробега. Ниже порядок заполнения и расчёт, который подходит под любую форму.
Обязателен ли путевой лист
| Страна | Статус | Что учесть |
|---|---|---|
| Беларусь | По Декрету № 7 перевозки выполняют без оформления путевых листов, с 26.02.2018 | Организация вправе вести свой путевой лист для внутреннего учёта. Для перевозки груза остаются ТТН, CMR и другие транспортные документы |
| Россия | Обязателен для большинства перевозчиков и для служебных поездок | Обязательные реквизиты и порядок заполнения определяет приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, сверяйте его действующую редакцию. Лист можно вести на бумаге или в электронном виде, но для отдельных категорий организаций электронные перевозочные документы вводятся поэтапно |
Раньше в Беларуси действовала Инструкция о порядке оформления транспортных документов (постановление Минфина от 26.11.2010 № 138), которая утратила силу с 23 января 2018 года. Многие образцы, формы 3(с), 3(п) и 6 из старых методичек относятся к более раннему периоду или к российской практике унифицированных форм Госкомстата, поэтому не берите их как действующие без проверки.
Зачем лист нужен, если он не обязателен
Лист отвечает на вопросы, которые возникают при проверке и в бухгалтерии:
- Была ли поездка служебной и по какому маршруту.
- Сколько километров и топлива списано.
- Допущен ли водитель к управлению и в каком состоянии была машина.
- Кто отвечал за выпуск машины на линию.
Если списывать топливо без подтверждающих документов, налоговая может не принять расходы. Поэтому белорусские организации обычно вводят собственную форму листа приказом и ведут её по тем же правилам.
Кто что вписывает
Лист заполняют по частям, и каждый отвечает за свой раздел.
| Кто | Что вписывает |
|---|---|
| Диспетчер | Дату, номер листа, данные организации, автомобиля и водителя, задание, время выезда по графику |
| Механик | Показания спидометра, остаток топлива, отметку об исправности и разрешение на выезд |
| Медицинский работник или ответственное лицо | Допуск водителя к управлению по состоянию здоровья, подпись или штамп |
| Водитель | Подпись о получении исправной машины, фактические пункты, время, заправки, замечания |
| Заправщик или кладовщик | Марку, количество и дату выданного топлива |
| Бухгалтер или таксировщик | Пробег, время в наряде, расход по норме и фактический, перерасход или экономию |
Правило для всех граф: нет данных, ставят прочерк. Исправление вносят так, чтобы прежняя запись читалась, и заверяют подписью с датой.
Заполнение шаг за шагом
- Диспетчер выписывает лист на конкретный день и автомобиль и вносит номер в журнал выдачи.
- Перед выездом механик записывает спидометр и остаток топлива, подтверждает исправность и подписывает выпуск на линию.
- Медицинский работник или назначенное приказом лицо допускает водителя.
- Водитель получает машину и документы на груз. Для товарного груза оформляют накладную, как это делать, описано в статье Как заполнить товарно-транспортную накладную.
- В рейсе водитель записывает пункты, время прибытия и убытия, заправки, простои.
- После возвращения механик записывает спидометр и остаток топлива, диспетчер отмечает фактическое время возвращения.
- Бухгалтерия считает пробег и расход, сверяет с нормой и закрывает лист.
Расчёт расхода топлива на примере
Условные данные: легковой фургон, пробег по спидометру за день 240 км, норма расхода по приказу организации 9 л на 100 км, зимняя надбавка 10 процентов, остаток при выезде 20 л, заправлено 30 л, остаток при возвращении 18 л.
- Расход по норме: 240 × 9 / 100 = 21,6 л. С зимней надбавкой 21,6 × 1,1 = 23,76 л.
- Фактический расход: 20 + 30 − 18 = 32 л.
- Перерасход: 32 − 23,76 = 8,24 л. Это повод разобраться: простои с работающим двигателем, объезды, неточная норма.
Свою цену километра для таких машин можно получить в калькуляторе стоимости километра. Нормы и надбавки определяет приказ организации, не берите числа из примера как нормативные.
Что вписывают в лист для грузовика
В листе для грузовика добавляются число ездок, масса перевезённого груза, номера ТТН, данные прицепа и его номер. Для междугородных рейсов добавляют маршрут по пунктам и пересечённые границы. Для международных рейсов лист ведут вместе с CMR и разрешениями на въезд, подробнее о накладной CMR в статье Что такое CMR.
Частые ошибки
- Не записаны показания спидометра при выезде или возвращении.
- Лист выдан без номера, даты или подписи ответственного лица.
- Маршрут описан словами «по городу» без адресов и заказчиков.
- Нет отметки о допуске водителя.
- Расход топлива считают без нормы или не сверяют с чеками.
- Новые листы выдают, пока не сданы листы за прошлые дни.
- Исправления замазаны корректором, хотя прежняя запись должна читаться.
Подробный перечень смотрите в статье Типичные ошибки при заполнении путевых листов.
Как организации ввести свой путевой лист в Беларуси
- Решите, для каких автомобилей нужен лист: для всех или только для служебных легковых.
- Утвердите форму приказом с перечнем обязательных граф.
- Закрепите ответственных за выдачу, допуск, обработку.
- Определите срок хранения и место хранения.
- Сверьте порядок с налоговой политикой, чтобы расходы на топливо были подтверждены.
Частые вопросы
Нужен ли путевой лист на собственный грузовик? В Беларуси законодательство не требует его оформления, но для учёта топлива его удобно вести. В России путевой лист нужен в большинстве случаев.
Сколько хранить путевые листы? Срок определяет бухгалтерское законодательство и учётная политика. Уточните его у бухгалтера.
Можно ли вести лист в электронном виде? Да, если форма утверждена организацией и предусмотрены подписи и хранение. Требования к электронному виду в России определяет профильный приказ Минтранса.
Кто отвечает за пробег в листе? Подписавшие его лица: водитель за свои записи, механик и диспетчер за свои.
Отличается ли лист для легкового и грузового автомобиля? Состав граф похож. У грузовика больше сведений о грузе и рейсах, у легкового акцент на заказчике и маршруте.
Читайте также
- Типичные ошибки при заполнении путевых листов
- Путевые листы больше не бланки строгой отчётности
- Рабочее время и время отдыха водителей
- Сколько тратит Газель на 100 км
Другие материалы по основам логистики собраны в разделе Основы логистики.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (подпункт 4.5 пункта 4), постановление Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (утратило силу с 23.01.2018), приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Нормы и редакции актов могут меняться, сверяйтесь с текстом на pravo.by.
Раздел: Управление логистикой / Основы логистики