Аудит отдела снабжения проверяет, что компания покупает нужное количество по обоснованной цене у проверенных поставщиков и получает именно то, за что заплатила. Проверяют пять зон: план и бюджет закупок, выбор поставщика, договоры, приёмку товара и оплату, а также запасы на складе. Результат аудита: перечень нарушений и рисков с указанием причины, суммы возможных потерь и срока исправления. Подход одинаков для компаний в России и в Беларуси, различаются нормативные акты, если закупки ведутся за бюджетные средства.

Данные управленческого и финансового учёта сами по себе не показывают, что покупку завышенного объёма или у «удобного» поставщика сделали сознательно. Поэтому аудит строится на сопоставлении документов: заявка, договор, накладная, акт приёмки, платёж, остаток.

Что проверяют

ЗонаЧто смотрятНа что обратить внимание
План закупокЕсть ли бюджет закупок, соответствует ли он производственной программеЗакупки сверх потребности, закупки без заявки
Выбор поставщикаПравила формирования лота, сбор предложений, критерии выбораДробление крупных закупок на мелкие, один и тот же поставщик без конкуренции
ДоговорЦена, срок, условия оплаты, ответственностьПредоплата без обеспечения, отсутствие штрафов за срыв
ПриёмкаКоличество и качество по накладной и фактуРасхождения между документами и склада, отсутствие актов
ОплатаСоответствие платежа договору и приёмкеОплата без приёмки, повторные платежи
ЗапасыОстатки и неликвидыПозиции без движения, избыточные остатки по отдельным группам

Распространённые схемы потерь

  • Закупка сверх производственной программы. Материалы покупают в количествах больше потребности, потом они лежат без движения или уходят «налево». Защита: бюджет закупок, утверждённый заранее и сверенный с программой.
  • Дробление лота. Крупную партию делят на несколько мелких, чтобы обойти процедуру сравнения предложений или лимит полномочий. Правила формирования лота должны это запрещать.
  • Выбор поставщика без сравнения. Постоянный поставщик получает заказы без запроса других предложений, даже если у конкурентов условия лучше.
  • Завышение цены относительно рынка. Цена в договоре выше доступных на рынке без обоснования.
  • Расхождение между накладной и приёмкой. Оплачено больше, чем принято.

Не каждая из этих ситуаций нарушение. Иногда у одного поставщика объективно лучшие условия. Аудитор оценивает, есть ли письменное обоснование выбора.

Порядок аудита

  1. Определить цель и период. Например, закупки за последние двенадцать месяцев по трём крупным группам материалов.
  2. Собрать данные: план закупок, реестр договоров, заявки, накладные, платежи, остатки.
  3. Разделить закупки на группы. Для этого подходит ABC-анализ по сумме закупок, расчёт можно сделать в калькуляторе ABC-анализа. Основное внимание уделяют группе А, она даёт основную долю расходов.
  4. Сделать выборку документов: все крупные сделки и случайную выборку мелких.
  5. Сопоставить для каждой сделки заявку, договор, накладную, акт приёмки и платёж.
  6. Сравнить цены с рыночными: запросить предложения у нескольких поставщиков или сопоставить прайс-листы.
  7. Проверить склад: инвентаризация выбранных позиций, анализ позиций без движения.
  8. Оформить заключение: нарушения, причины, возможные потери, рекомендации и ответственные.

Условный пример. По группе А выбрано 20 договоров. В трёх из них нет сравнения предложений, в двух цена выше среднерыночной, в одном накладная не совпадает с актом приёмки. Это 6 замечаний из 20 договоров. Аудитор указывает каждое с номером договора и документами и предлагает исправление: правило сравнения от определённой суммы, обязательный акт приёмки, запрос альтернативных предложений.

Особенности для России и Беларуси

В коммерческих компаниях правила закупок определяет внутреннее положение. Если закупки ведутся за бюджетные средства или компанией с государственным участием, применяют нормативные акты: в России это федеральные законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, в Беларуси Закон от 13 июля 2012 года № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)» с изменениями и связанные с ним акты. При проверке в таких организациях сначала определяют, какой режим применим к закупке.

Для импортных закупок внутри ЕАЭС проверяют также документы поставки: в Беларуси накладная ТТН-1 по постановлению Министерства финансов от 30 июня 2016 года № 58, в России транспортная накладная и товарные документы, а при электронном документообороте ЭТрН, обязательная в России с 1 сентября 2026 года с исключениями. Расходы на доставку включают в сравнение цен поставщиков, иначе дешёвая цена на складе поставщика может оказаться дорогой у вас. Стоимость рейса помогает оценить калькулятор рейса.

Как снизить риски после аудита

  • Утвердить регламент закупок: пороги сумм, при которых нужно несколько предложений, и уровни согласования.
  • Разделить функции: кто выбирает поставщика, кто подписывает договор, кто принимает товар, кто платит.
  • Вести реестр поставщиков с оценкой по срокам, качеству и цене, как это описано в статье Оценка деятельности поставщиков продукции.
  • Регулярно анализировать остатки и неликвиды.
  • Раз в год повторять выборочную проверку.

Общие принципы управления закупками: Управление закупками, Поиск и выбор поставщика в логистике, а все материалы раздела собраны в категории Закупки.

Частые вопросы

Кто проводит аудит снабжения? Служба внутреннего контроля или аудита, внешний аудитор или комиссия, назначенная руководителем. Важно, чтобы проверяющие не подчинялись проверяемому подразделению.

Как часто нужно проверять закупки? Крупные и рискованные группы проверяют ежегодно, остальные по выборке в течение года. После выявленных нарушений делают повторную проверку.

Можно ли доверять мнению закупщика о цене? Как исходную информацию да, но цену подтверждают сравнением предложений и прайс-листов. Письменное обоснование выбора хранится вместе с договором.

Что делать, если выявлено нарушение? Зафиксировать факт и документы, получить объяснение ответственного, оценить ущерб и решить вопрос по внутренним правилам компании. Если есть признаки нарушения закона, привлекают юриста.

Читайте также

Проверено: октябрь 2026. Источники: Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ; Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ; Закон Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)»; постановление Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58; нормативные акты об электронной транспортной накладной в Российской Федерации.

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра

Похожие записи