Экономия пробега и топливаОтдел закупок и логистики обеспечивает, чтобы нужный товар или материал пришёл в компанию в нужном количестве, в срок и по приемлемой полной стоимости. Он планирует потребность, выбирает и оценивает поставщиков, заключает договоры, организует доставку и приёмку, а затем следит за сроками, качеством и расчётами. Работу отдела оценивают по уровню сервиса внутренним заказчикам и по полной стоимости владения, включая цену закупки.
Основные задачи отдела
- Планирование потребности: на основе продаж, производственного плана и остатков определить, что и когда нужно закупить.
- Выбор поставщиков: собрать предложения, сравнить условия, провести переговоры, проверить надёжность.
- Договорная работа: цена, сроки, ответственность, условия поставки по Инкотермс, порядок претензий.
- Организация доставки: выбор перевозчика, заказ транспорта, документы, таможня при импорте.
- Контроль исполнения: подтверждение заказов, отслеживание поставок, решение вопросов по срокам.
- Приёмка и взаимодействие со складом: проверка количества и качества, оформление расхождений.
- Управление запасами совместно с планированием: страховой запас, точка заказа, оборачиваемость.
- Аналитика: оценка поставщиков, анализ затрат, отчёты руководству.
Путь заявки от потребности до оплаты
- Подразделение формирует заявку с количеством, сроком и требованиями к качеству.
- Закупщик проверяет остатки и действующие договоры, чтобы не заказать лишнее.
- Запрашиваются предложения у нескольких поставщиков. При большой сумме обычно требуются минимум три предложения или тендерная процедура, установленная внутренним регламентом компании.
- Выбранный поставщик согласуется со службами безопасности, юристами и финансами.
- Оформляется договор или заказ в рамках действующего договора.
- Логист организует доставку, если условия поставки этого требуют, и сообщает складу о приходе.
- Склад принимает товар, оформляет приход, а при расхождениях составляет акт.
- Бухгалтерия проверяет комплект документов и оплачивает счёт в срок, указанный в договоре.
Государственные и квазигосударственные заказчики закупают по отдельным законам: в России это Федеральные законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, в Беларуси действует законодательство о государственных закупках. Для коммерческих компаний порядок определяют внутренние положения.
Как делят роли между закупками и логистикой
В небольших компаниях это один человек или небольшая группа. В средних и крупных функции разделяют, и границы лучше записать.
| Задача | Закупки | Логистика | Склад |
|---|---|---|---|
| Выбор поставщика | Ведёт | Оценивает возможности доставки | Сообщает требования к приёмке |
| Условия поставки (Инкотермс) | Согласует цену и условия | Рассчитывает транспортные затраты | Не участвует |
| Выбор перевозчика | Знает ограничения по цене | Ведёт | Согласует окна приёма |
| Приёмка | Решает вопросы по претензиям | Оформляет транспортные документы | Ведёт |
| Остатки и страховой запас | Заказывает по плану | Совместно с планированием | Передаёт фактические остатки |
Как оценивать поставщиков
Оценка по одной цене приводит к тому, что дешёвый поставщик обходится дороже из-за срывов и брака. Практичнее использовать набор критериев с весами. Например, срок и надёжность поставки 30 %, качество 25 %, цена 20 %, условия оплаты 15 %, гибкость 10 %. Веса зависят от товара: для сырья на конвейере срок важнее цены, для канцелярии наоборот.
Условный пример для пары поставщиков. Первый получил по 5-балльной шкале: срок 5, качество 4, цена 4, оплата 3, гибкость 3. Его сумма: 5 × 0,30 + 4 × 0,25 + 4 × 0,20 + 3 × 0,15 + 3 × 0,10 = 1,5 + 1,0 + 0,8 + 0,45 + 0,3 = 4,05 балла. Второй с оценками 3, 5, 5, 4, 4 набирает 4,15 балла: 0,9 + 1,25 + 1,0 + 0,6 + 0,4 = 4,15. Разница в 0,1 балла говорит, что поставщики близки, и решать нужно по критичной позиции. Оценки обновляют по фактам: числу срывов, доле брака, времени ответа.
Показатели работы отдела
- Доля поставок в срок и в полном объёме (OTIF).
- Доля брака и претензий по качеству.
- Экономия против плановых цен или против предыдущего периода, посчитанная одним и тем же способом.
- Оборачиваемость и дни запаса по основным группам.
- Доля срочных закупок и срочных перевозок: чем она выше, тем хуже планирование.
- Время цикла от заявки до прихода на склад.
Показатель экономии легко исказить. Если закупщик выбил низкую цену, но взял партию на год вперёд, стоимость хранения и замороженные деньги съедают выгоду. Размер заказа, который минимизирует сумму затрат на заказ и хранение, подсказывает калькулятор оптимального размера заказа.
Типичные проблемы и как с ними справляться
Закупки и склад работают с разными данными. Склад знает остатки, закупки ориентируются на плановую потребность. Помогает единая учётная система и ежедневный отчёт по остаткам, уходящим ниже минимума.
Срочные заказы по высокой цене. Это признак отсутствия страхового запаса или регулярного планирования. Для ключевых позиций задайте точку заказа и пересматривайте её, когда меняются продажи.
Зависимость от одного поставщика. Для критичных материалов имейте второго, пусть он получает небольшую долю заказов.
Неполные документы. При международных поставках в России и Беларуси необходимо проверять комплект: договор, инвойс, спецификацию, транспортные накладные и данные для таможенного оформления. В России с 1 сентября 2026 года применяется электронная транспортная накладная (ЭТрН) с исключениями, в Беларуси используют ТТН-1 по постановлению Минфина № 58 от 30.06.2016, а внутри ЕАЭС действует единый Таможенный кодекс.
Нет ответственного за транспорт. Если логистику поручают тому же закупщику без инструмента расчёта, транспортные затраты выпадают из сравнения предложений. Для оценки рейса используйте себестоимость километра и стоимость рейса.
Вопросы и ответы
Нужен ли отдельный отдел логистики, если есть закупки? Для небольших объёмов хватает одного подразделения. Когда растут перевозки, склад и число поставщиков, логистику выделяют, чтобы ею занимался отдельный руководитель.
Кому подчинять отдел? Обычно коммерческому, операционному или финансовому директору. Важно, чтобы руководитель мог совмещать интересы цены, сервиса и запасов.
Как мотивировать закупщика? Привязать часть премии к уровню сервиса и сроку поставки вместе с экономией. Иначе он будет экономить, перекладывая издержки на склад и продажи.
Какие навыки нужны? Переговоры, анализ затрат, знание договорного права и основ логистики, работа с учётной системой.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Федеральные законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ; постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016; положения об обязательной ЭТрН в России с 1 сентября 2026 года.
Читайте также
- Логистика закупок
- Описание бизнес-процесса закупок
- Планирование в закупках
- Как мотивировать менеджера по закупкам?
Остальные материалы собраны в разделе Закупки.
Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика
Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра