Управление закупками: процесс, показатели, расчёт

Управление закупками это процесс, в котором компания определяет, что, сколько и когда ей нужно купить, выбирает поставщика, заключает договор, контролирует поставку и оценивает результат. Закупки решают задачи двух уровней: оперативной, когда нужно ежедневно обеспечивать склад и производство, и стратегической, когда выстраивают отношения с главными поставщиками и снижают риски. Служба закупок должна получить нужное качество в срок при наименьшей полной стоимости владения.

Дальше этапы закупки, таблица оценки поставщиков, пример расчёта полной стоимости и показатели работы службы закупок.

Оперативный и стратегический уровни

• Оперативный уровень. Ежедневные операции: заявки от подразделений, заказы поставщикам, контроль сроков, приёмка, оплата. Задача: чтобы нужные позиции были в наличии, а ошибки и срывы случались редко.
• Стратегический уровень. Выбор источников снабжения, развитие поставщиков, долгосрочные контракты, диверсификация, снижение зависимости от одного поставщика, анализ рынка.

В небольшой компании оба уровня ведёт один человек, в крупной закупки разделены на категории с отдельными специалистами.

Этапы закупочного цикла

1. Определение потребности. Расчёт объёмов по плану производства или продаж, остаткам и запасам. Метод описан в материале определение потребности в ресурсах.
2. Составление спецификации: качество, количество, упаковка, сроки, требования к документам.
3. Поиск и отбор поставщиков: запросы цен, анализ предложений.
4. Переговоры и заключение договора: цена, сроки, условия оплаты, ответственность, условия поставки по Инкотермс.
5. Размещение заказов и контроль исполнения.
6. Приёмка: проверка количества и качества, оформление документов.
7. Оплата по договору.
8. Оценка поставщика и корректировка отношений.

Описание процессов закупки для производства есть в статье бизнес-процессы закупки сырья для производства.

Как выбрать поставщика

Цена не единственный критерий. Используют набор показателей с весами.

Веса приведены как пример. Каждая компания задаёт их под свою ситуацию. Каждому поставщику выставляют оценки по критериям, умножают на веса и суммируют. Метод помогает сравнить предложения без субъективных впечатлений. Применение ABC-анализа к выбору поставщиков описано в статье выбор поставщиков с помощью ABC-анализа, а саму разбивку можно сделать на калькуляторе ABC-анализа.

Полная стоимость владения

Цена в счёте это часть затрат. В полную стоимость входят доставка, хранение, потери, брак, таможенные платежи, стоимость заморозки денег в запасе.

Условный пример с допущениями. Два поставщика одной детали.

Цены и расходы условные. Поставщик Б дешевле в прайсе, но дороже по полной стоимости из-за доставки, брака и более длинного срока. Расчёт доставки удобно сделать на калькуляторе стоимости рейса, а размер оптимальной партии найти на калькуляторе EOQ.

Договор и условия поставки

В договоре фиксируют:

• предмет и спецификацию;
• цену, валюту, порядок индексации;
• сроки и график поставки;
• условия Инкотермс для поставок из-за рубежа (актуальная версия Incoterms 2020);
• порядок приёмки, претензий и возврата;
• ответственность за срыв сроков и брак;
• условия оплаты и документы;
• форс-мажор и порядок расторжения.

Для поставок между Россией и Беларусью применяют общие правила ЕАЭС: товары Союза перемещаются без таможенного оформления на внутренних границах, но сохраняются налоговые и транспортные документы. При импорте из третьих стран оформляется декларация по Таможенному кодексу ЕАЭС. Ставка НДС в России с 1 января 2026 года составляет 22 процента, и при сравнении цен поставщиков нужно учитывать, с НДС или без они указаны.

Переговоры

Переговоры о цене и условиях готовят заранее: определяют цель, минимальный приемлемый результат, альтернативные поставщики. Разбор приёмов есть в материалах жёсткие переговоры в закупках и логистике и переговоры с китайскими поставщиками.

Показатели службы закупок

Показатели считают по периодам и сравнивают с целевыми значениями, которые устанавливают на основе собственных данных.

Риски в закупках

• Зависимость от одного поставщика. Решение: второй источник по важным позициям.
• Срыв поставки. Решение: страховой запас и договорные санкции.
• Рост цен и курсовые колебания. Решение: фиксация цены, индексация, контракты в удобной валюте.
• Качество. Решение: входной контроль, образцы, аудит поставщика.
• Санкционные ограничения. Для поставок из третьих стран нужно проверять ограничения на товар и маршрут.
• Мошенничество. Решение: проверка контрагента, регламент согласования.

Вопросы и ответы

Чем закупки отличаются от снабжения?

В практике термины часто используют как синонимы. Закупки подчёркивают коммерческую часть (выбор и покупка), снабжение включает ещё хранение и подачу материалов в подразделения.

Как часто пересматривать поставщиков?

Минимум раз в год по основным позициям, чаще при проблемах с качеством или сроками.

Что такое тендер?

Процедура выбора поставщика по заранее определённым условиям, когда несколько участников подают предложения.

Нужны ли длинные договоры?

Для критичных позиций долгосрочные контракты снижают риск, но снижают гибкость. Соотношение выбирают по рынку и позиции.

Читайте также

• Бизнес-процессы закупки сырья для производства
• Выбор поставщиков с помощью ABC-анализа
• Как мотивировать менеджера по закупкам
• Расчёт страхового запаса и размера партии закупки

Раздел сайта: закупки.

Проверено: октябрь 2026. Источники: Incoterms 2020 (Международная торговая палата), Таможенный кодекс ЕАЭС, ставка НДС в России с 1.01.2026.

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра