Логистика закупок отвечает за то, чтобы нужный товар пришёл от поставщика в нужном количестве, в срок и по приемлемой полной стоимости. Процесс идёт по цепочке: определение потребности, выбор поставщика, заказ и договор, контроль исполнения, доставка, приёмка, оприходование и проверка счетов. Задача логиста в этой цепочке состоит в том, чтобы условия поставки (кто везёт, кто платит, где передаётся риск) были записаны точно, а сроки и объёмы заказа опирались на расчёт.

Этапы закупочного цикла

Типичный цикл выглядит одинаково и у производителя в Беларуси, и у дистрибьютора в России, различается только число согласований.

  1. Определение потребности. Склад, производство или продажи формируют заявку, опираясь на остатки, расход и страховой запас.
  2. Выбор поставщика. Запрашивают предложения, сравнивают цену, срок, условия оплаты и доставки, надёжность.
  3. Заказ и договор. Фиксируют спецификацию, количество, цену, срок, условия поставки и ответственность.
  4. Контроль исполнения. Следят за подтверждением заказа, готовностью к отгрузке, перевозкой.
  5. Поступление. Принимают груз по количеству и качеству, оформляют акт расхождений при необходимости.
  6. Оприходование. Данные попадают в учёт, остаток становится доступным для продажи или производства.
  7. Проверка счетов. Бухгалтерия сверяет счёт с заказом и фактом приёмки.

Больше всего проблем на практике возникает на стыках: заявка составлена неточно, договор не описывает условия доставки, приёмка не сравнивается с заказом. Подробнее о ролях и документах на каждом этапе написано в материале Бизнес-процесс закупок: этапы, роли и критерии поставщика.

Потребность и размер заказа

Закупку начинают с двух вопросов: сколько нужно и когда заказывать. Ответ на первый зависит от среднего расхода за период, на второй от срока поставки и страхового запаса. Точка заказа считается так: средний расход в день умножают на срок поставки в днях и прибавляют страховой запас.

Размер партии подбирают так, чтобы затраты на оформление заказа и затраты на хранение вместе были минимальными. Классическая формула EOQ: корень из выражения 2 × годовая потребность × стоимость одного заказа / стоимость хранения единицы за год. Быстро проверить результат можно в калькуляторе EOQ.

Условный пример. Годовая потребность 2400 единиц, оформление и приёмка одного заказа обходятся в условные 1500 руб., хранение одной единицы за год 30 руб. Тогда 2 × 2400 × 1500 = 7 200 000, делим на 30, получаем 240 000, корень примерно 490 единиц. Значит, около пяти заказов в год. Если поставщик даёт скидку при партии в 1200 единиц, надо сравнить экономию на цене с годовой стоимостью хранения лишних остатков. Формула не учитывает минимальные партии поставщика, кратность упаковки и вместимость машины, поэтому итоговое число корректируют на кратность паллеты или полной загрузки транспорта.

Расчёт страхового запаса и срока выполнения заказа описан в публикации Срок выполнения заказа и страховой запас.

Как выбрать поставщика

Цена на единицу товара показывает только часть картины. При выборе оценивают несколько групп критериев:

  • цена и условия оплаты: отсрочка, предоплата, валюта расчётов;
  • срок и стабильность поставки: доля заказов, пришедших в срок и в полном объёме;
  • качество: доля брака и претензий;
  • гибкость: минимальная партия, возможность срочного заказа, кратность упаковки;
  • условия доставки: кто организует перевозку и в каком пункте передаётся груз;
  • финансовая устойчивость и документы: регистрация, лицензии, сертификаты;
  • сервис: ответы на запросы, электронный обмен документами.

Удобный способ свести критерии вместе это балльная оценка с весами. Вес отражает важность критерия для конкретной категории. Для срочных запчастей срок важнее цены, для сырья наоборот. После работы поставщиков оценивают по факту поставок, это описано в статье Оценка деятельности поставщиков продукции. Как сравнивать полученные предложения, разобрано в Получение и оценка предложений от поставщиков.

Для России и Беларуси добавляется выбор между локальными и импортными поставщиками. Внутри ЕАЭС товары между государствами-членами движутся без таможенного оформления на границе, но остаются вопросы косвенных налогов, транспортных документов и сертификации. При закупке из третьих стран нужны таможенное оформление и время на транзит, а сроки и маршруты зависят от текущих ограничений и логистических цепочек. Это увеличивает необходимый страховой запас.

Условия поставки и Инкотермс 2020

Условия поставки определяют, где продавец передаёт товар покупателю, кто оплачивает перевозку и страхование, кто несёт риск потери и повреждения в пути. Для международных контрактов принято использовать правила Инкотермс, которые публикует Международная торговая палата. Действующая редакция Инкотермс 2020 вступила в силу 1 января 2020 года и содержит 11 условий.

Для любого вида транспорта:

  • EXW: покупатель забирает товар со склада продавца и берёт на себя все расходы и риски с этого момента;
  • FCA: продавец передаёт товар перевозчику покупателя в согласованном месте, обычно оформляет экспорт;
  • CPT: продавец оплачивает перевозку до места назначения, риск переходит при передаче первому перевозчику;
  • CIP: то же, что CPT, плюс страхование за счёт продавца (в редакции 2020 по расширенному покрытию);
  • DAP: продавец доставляет груз на транспорте, готовом к разгрузке, в место назначения;
  • DPU: продавец доставляет и разгружает товар в месте назначения (заменило DAT из прежней редакции);
  • DDP: продавец доставляет товар с оформленным импортом, платит пошлины и налоги.

Для морских и внутренних водных перевозок:

  • FAS: продавец доставляет товар к борту судна в порту отгрузки;
  • FOB: товар погружен на судно;
  • CFR: продавец оплачивает морской фрахт до порта назначения;
  • CIF: то же, что CFR, плюс страхование за счёт продавца.

Во внутренних контрактах России и Беларуси Инкотермс применяют реже: чаще пишут, что товар поставляется самовывозом или с доставкой до склада покупателя, и указывают, кто несёт риск до подписания приёмки. При этом полезно описывать то же самое точно: место передачи, кто грузит и разгружает, когда переходит риск. Подробнее про изменения в редакциях читайте в Инкотермс 2000 и 2020: что изменилось, а краткая справка есть в Инкотермс: условия поставки.

Как выбрать условие для закупки: если у вашей компании хорошая логистика, удобнее FCA или EXW, ведь вы контролируете перевозку. Если логистики нет или маршрут сложный, лучше DAP, при котором продавец отвечает за довоз. DDP удобен, пока нет вопросов с налогообложением, но продавец закладывает риски в цену.

Договор и контроль исполнения

В договоре поставки должны быть записаны количество и ассортимент, цена и валюта, сроки и график, условия доставки и передачи риска, порядок приёмки по количеству и качеству, ответственность за просрочку и недопоставку, срок претензий. Юридические аспекты рассмотрены в материалах Правовые основы закупок и договор поставки и Логистическая экспертиза договора поставки. Любой пункт договора, который касается физического движения груза, стоит проверять с логистом: срок подачи машины, окно приёмки склада, требования к упаковке и маркировке.

Для контроля используют три показателя: доля заказов в срок и в полном объёме, срок от заказа до приёмки, доля расхождений при приёмке. Если показатель не отслеживается, поставщик об отклонениях не узнаёт.

Типичные ошибки

  • Поставщика выбирают по цене единицы, не считая доставку, потери и резерв на задержки.
  • Условия поставки в договоре сформулированы словами «франко-склад покупателя» без указания места и ответственности за разгрузку.
  • Заказывают по минимальной партии поставщика без расчёта и копят остатки.
  • Нет окон приёмки: машина приходит в тот момент, когда склад не готов.
  • Расхождения при приёмке не оформляют сразу, и претензию потом нельзя предъявить.
  • Один поставщик на критичную позицию без запасного варианта.

Общие вопросы работы с закупками собраны в разделе закупки.

Частые вопросы

Чем закупочная логистика отличается от закупок?

Закупки отвечают за выбор поставщика, цену и договор. Закупочная логистика отвечает за движение товара: заказ, доставку, приёмку, хранение. На практике функции связаны, и в небольших компаниях их выполняет один отдел.

Нужно ли использовать Инкотермс во внутренних поставках?

Не обязательно. Для внутренних договоров Инкотермс не является законом, это справочные правила, которые стороны включают в договор по желанию. Внутри страны чаще достаточно описать место передачи, перевозчика и момент перехода риска своими словами.

Какое условие выбрать при покупке у иностранного поставщика?

Зависит от опыта в перевозках. Если есть своя логистика, подходят FCA или EXW. Если нет, проще DAP или DPU, когда довоз оплачивает продавец. DDP возможен, но нужно проверить, кто будет плательщиком налогов при ввозе.

Как часто пересматривать поставщиков?

Регулярно оценивать по факту поставок раз в квартал или полугодие, а основной пересмотр проводить раз в год. Внеплановую оценку делают после серьёзных срывов.

Проверено: октябрь 2026. Источники: Международная торговая палата (правила Инкотермс 2020), Договор о Евразийском экономическом союзе, Гражданские кодексы России и Беларуси.

Читайте также

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра

Похожие записи