Работа с транспортной компанией проходит шесть этапов: заявка, договор, погрузка, перевозка, приёмка и закрытие документов. На каждом этапе возникают типичные ошибки, и большинство споров можно предотвратить, если описать груз точно, записать условия письменно и сразу фиксировать отклонения. Ниже порядок действий для заказчика, который регулярно отправляет грузы по России, Беларуси и странам ЕАЭС.

Этап 1. Заявка

Заявка должна быть такой, чтобы по ней можно было выполнить рейс без звонков. Укажите адреса, окна погрузки и выгрузки, название и характер груза, вес и объём, тип кузова, особые условия. Обязательно напишите контактных лиц на обеих площадках. Ошибка в весе или габаритах приводит к замене машины и доплате. Для паллет заранее проверьте, сколько мест войдёт в кузов, в калькуляторе числа паллет в машине, а для длинных грузов в калькуляторе погонных метров.

Этап 2. Договор

В договоре укажите:

  • предмет, маршрут и порядок подачи заявок;
  • ставку и порядок расчётов, налоги;
  • срок доставки и ответственность за просрочку;
  • размер ответственности за повреждение и утрату;
  • время бесплатной погрузки и выгрузки, стоимость простоя;
  • порядок приёмки, оформления актов и претензий;
  • страхование груза и ответственности перевозчика.

Договор с белорусским перевозчиком или грузом на территории Беларуси разобран в материале договор перевозки груза в Беларуси, общие положения в статье договор перевозки грузов: что в нём важно.

Этап 3. Погрузка и документы

Страна рейсаДокумент на грузКто получает экземпляры
БеларусьТТН-1 по постановлению Минфина № 58 от 30.06.2016Первый грузополучателю, второй грузоотправителю, третий и четвёртый перевозчику
РоссияТранспортная накладная, электронная ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года, исключения определяет Минтранс РоссииОтправитель, перевозчик, получатель по правилам оператора документооборота
Международный рейсНакладная CMRТри оригинала: отправитель, получатель, перевозчик

Путевые листы в России оформляют по приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390, а в Беларуси они не обязательны с 26.02.2018 по Декрету № 7 от 23.11.2017. При погрузке сверяйте число мест, вес, состояние упаковки, пломбы и запишите замечания в накладной до выезда машины. Фото и видео погрузки служат доказательством, если возникнет спор.

Этап 4. Перевозка и контроль

  • Получите у перевозчика данные водителя и машины до погрузки и сверьте с документами.
  • Договоритесь о контрольных точках и способе связи.
  • Попросите ссылку на GPS-мониторинг, если она есть.
  • Отслеживайте статус по накладной, как описано в материале как найти груз по накладной.
  • При задержке сразу запросите письменное объяснение.

Этап 5. Приёмка

  1. Проверьте целостность пломб и упаковки до разгрузки.
  2. Сверьте количество мест, вес и состояние с накладной.
  3. Если есть расхождения, запишите их в накладную и составьте акт в присутствии водителя.
  4. Сфотографируйте повреждения.
  5. Подпишите накладную только с оговорками, если есть замечания. Без оговорок считается, что груз принят без претензий.

Этап 6. Претензия и закрытие документов

Претензию перевозчику подают письменно с приложением накладной, акта, договора, счёта и расчёта ущерба. В России досудебный порядок обязателен, сроки и форму определяют Гражданский кодекс и Устав автомобильного транспорта. В международных рейсах по CMR срок исковой давности составляет один год. Закрывающие документы, то есть акт выполненных работ и счёт, проверяйте на соответствие заявке до оплаты.

Типичные ошибки заказчика

  • Не указал реальный вес и габариты, затем доплачивал за замену машины.
  • Не оформил приёмку при водителе и потерял право на претензию.
  • Не записал условия оплаты простоя и получил счёт за лишние часы.
  • Выбрал перевозчика только по цене без проверки страхования.
  • Принял груз без осмотра, когда пломба уже была нарушена.

Вопросы и ответы

Нужен ли письменный договор для разовой перевозки?

Лучше да. Допустимо оформить заявку-договор с реквизитами, условиями и подписями сторон.

Кто платит за простой?

Тот, по чьей вине он возник, по условиям договора. Бесплатное время погрузки и выгрузки согласуйте заранее.

Что делать, если водитель привёз груз с повреждением?

Не принимайте груз без записи в накладной, составьте акт, сфотографируйте и направьте претензию.

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Беларуси № 58 от 30.06.2016, Декрет Президента Республики Беларусь № 7 от 23.11.2017, приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, Гражданский кодекс Российской Федерации, Конвенция CMR.

Читайте также

Раздел: Транспортные компании. Расчёт рейса: калькулятор стоимости рейса.

Раздел: Грузоперевозки / Морские и контейнерные перевозки

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра

Похожие записи