Экономия пробега и топливаБухгалтерия грузоперевозок держится на трёх вещах: правильно оформленных первичных документах на каждый рейс, раздельном учёте расходов по рейсам и корректной работе с НДС. Перевозчик отражает выручку по акту и накладной, расходы собирает по топливу, зарплате водителей, амортизации и ремонту. Заказчик услуги принимает расходы к учёту только при наличии накладной и акта.
Ниже: какие документы нужны на рейс в России и Беларуси, как разделить расходы по рейсам, на что смотреть при НДС и как собрать пакет для бухгалтера.
Документы на рейс
| Документ | Кто составляет | Для чего |
|---|---|---|
| Договор перевозки или заявка | Заказчик и перевозчик | Условия, ставка, ответственность, срок оплаты |
| Товарно-транспортная накладная | Грузоотправитель и перевозчик | Подтверждает приём и сдачу груза, основа для акта |
| Путевой лист | Перевозчик | Учёт пробега, топлива, времени водителя |
| Акт выполненных работ | Перевозчик | Основание для оплаты и учёта услуги |
| Счёт-фактура или электронный счёт | Перевозчик | Вычет НДС у заказчика, если перевозчик плательщик НДС |
| CMR-накладная | Отправитель и перевозчик | Международная перевозка автомобилем |
Что известно про накладную и путевой лист
В Беларуси товарно-транспортную накладную ТТН-1 утверждает постановление Минфина от 30.06.2016 № 58. Копии распределяют так: первая грузополучателю, вторая грузоотправителю, третья и четвёртая перевозчику. Путевые листы в Беларуси не обязательны с 26.02.2018 по декрету № 7 от 23.11.2017, организация вправе учитывать пробег другим документом, закреплённым в учётной политике.
В России форма путевого листа определена приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, а перевозки груза оформляются транспортной накладной и заказ-нарядом. Электронная транспортная накладная в России обязательна с 1 сентября 2026 года, исключения определяет Минтранс. Пошаговое заполнение ТТН разбирает материал заполнение ТТН-1.
Учёт расходов по рейсам
Чтобы понимать, зарабатывает ли перевозчик на конкретном маршруте, расходы собирают на уровне машины или рейса. Базовые статьи:
- Топливо по нормам расхода и фактическим чекам или ведомостям топливных карт.
- Заработная плата водителя, налоги и взносы с неё, суточные в командировке.
- Амортизация или лизинговый платёж, налог на транспорт там, где он взимается.
- Ремонт, шины, запчасти, техническое обслуживание.
- Платные дороги и сборы: в России система Платон для грузовых свыше 12 тонн, в Беларуси электронная система BelToll.
- Страхование, разрешения, парковка, мойка.
Нормы расхода топлива в России устанавливает распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р, в Беларуси действует инструкция постановления Совета министров от 10.08.2020 № 470. Перед применением проверьте текущую редакцию документа на правовом портале своей страны.
Пример: расчёт расходов на рейс
Условный пример. Рейс 1000 км туда и обратно, расход 30 л на 100 км, условная цена топлива 2,5 денежные единицы за литр, водителю платят 0,15 за километр, платная дорога на участке 40, прочие расходы (ремонт, амортизация) 0,12 за километр.
- Топливо: 1000 км умножить на 0,30 л получится 300 л, умножить на 2,5 даёт 750.
- Водитель: 1000 умножить на 0,15 даёт 150.
- Платная дорога: 40.
- Прочие расходы: 1000 умножить на 0,12 даёт 120.
- Итого расходов: 1060, на километр 1,06.
Если ставка заказчика за такой рейс ниже 1060 плюс налоги и желаемая прибыль, перевозчик теряет деньги, даже когда машина занята. Свои цифры можно подставить в калькулятор стоимости рейса или в калькулятор стоимости километра.
НДС и налоги
Ставки и режимы различаются по странам. В России с 1 января 2026 года основная ставка НДС 22%, в Беларуси основная ставка 20%. Услуги международной перевозки обычно облагаются по нулевой ставке при наличии подтверждающих документов, но состав документов и сроки определяет налоговое законодательство страны. Перевозчик на льготном режиме иногда выставляет счета без НДС, и тогда заказчик вычета не получает; условия режима проверяйте в налоговом органе. Эту разницу полезно учитывать в цене. Подробности по разным схемам собраны в материалах НДС и налог на прибыль при перевозках и грузоперевозки без НДС.
Чек-лист закрытия месяца
- Все накладные подписаны с обеих сторон, на каждой есть подписи и печати, если они используются.
- Путевые листы или иной документ учёта пробега закрыты, пробег сверен с данными телематики.
- Топливо списано по нормам и подтверждено чеками, перерасход объяснён.
- Акты выставлены и отправлены заказчикам, электронный документооборот проверен на ошибки.
- Счета-фактуры выписаны в срок, вычеты по полученным документам заявлены.
- Расходы разнесены по машинам и маршрутам.
- Дебиторка проверена: у кого просрочка, кому нужно напомнить.
Типичные ошибки
- Нет накладной или подписей на ней: расходы заказчика под риском при проверке.
- Отсутствует связь между накладной и актом: в акте указан рейс, которого нет в накладных.
- Топливо списывают по норме без учёта реальных условий, потом возникает недостача.
- Не разделены рейсы разных клиентов, и невозможно понять, где убыток.
Перечень документов, которые обычно сдают в бухгалтерию, подробно описан в статье какие документы по перевозке сдавать в бухгалтерию.
Вопросы и ответы
Нужен ли путевой лист в Беларуси? С 2018 года обязательности нет. Расход топлива и пробег всё равно нужно подтверждать документом, и многие компании закрепляют путевые листы в учётной политике.
Можно ли принять расходы на перевозку без накладной? Для налогового учёта и вычета НДС накладная или иной первичный документ нужен. Отсутствие подписанных документов даёт повод оспаривать расходы.
Кто хранит экземпляры ТТН? В Беларуси по постановлению № 58 копии распределяются между грузополучателем, грузоотправителем и перевозчиком, как указано выше. Срок хранения определяет законодательство о бухгалтерском учёте.
Как учитывать простой машины? Простой включают в стоимость услуги, если он оплачивается заказчиком по договору, или относят к расходам перевозчика, если условия договора этого не предусматривают. Зафиксируйте время простоя в накладной или отдельном акте.
Читайте также
- Какие документы по перевозке сдавать в бухгалтерию
- НДС и налог на прибыль при перевозках в Беларусь
- Заполнение ТТН-1: пошаговая инструкция
- Документы на автоперевозку: CMR, ТТН, путевой лист
Раздел перевозки по городам и регионам содержит и другие практические материалы для перевозчиков.
Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58, декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7, приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, постановление Совета министров Республики Беларусь от 10.08.2020 № 470, налоговые кодексы России и Беларуси.
Раздел: Грузоперевозки / Перевозки по городам и регионам
Посчитайте сами: сколько паллет влезает в машину