Автоматизация хранения товаров со сроком годности

Склад, где хранятся товары со сроком годности, должен в любой момент знать, какая партия с какой датой лежит в какой ячейке, и отдавать в заказ партию с самой ранней датой окончания срока (принцип FEFO, first expired first out). Для этого в системе управления складом заводят партии и даты, маркируют товар внутренними штрихкодами, настраивают правила отбора и ежедневно смотрят отчёт о партиях с истекающим сроком. Без этого просроченный товар приходится списывать, а отгрузка продукции с коротким остатком срока приводит к штрафам и возвратам от клиентов.

Почему сроки годности усложняют склад

Товар со сроком нельзя забыть на полке. Нельзя отгрузить первую попавшуюся партию только потому, что она ближе к воротам. Просроченный товар во многих случаях нельзя продать даже со скидкой, его утилизируют. Отгрузка продукции с истёкшим сроком влечёт претензии клиента и санкции по договору. Контроль нужен на каждой операции: приёмка, размещение, пополнение зоны отбора, отбор, возврат, инвентаризация.

Срок есть у продуктов питания, лекарств, косметики и парфюмерии, бытовой химии, лакокрасочных материалов, клеев, элементов питания. Автомобильные шины тоже имеют срок хранения, но он измеряется годами, поэтому о нём забывают. На складе без учёта партий даже длинный срок превращается в проблему: шины визуально однородны, различаются размером и рисунком, и ошибки учёта приводят к потере целых партий.

Какие правила отбора бывают

FEFO считается стандартом, но жёстко закреплять его для всех товаров не нужно. Для скоропортящихся позиций соблюдение срока важнее скорости отбора. Для товаров со сроком в несколько недель допустимо иногда отступить от FEFO ради отбора целыми коробами без лишней операции пополнения.

Как ввести срок годности в систему

Идеальный вариант: на упаковке поставщика есть штрихкод или радиометка, из которой терминал сбора данных считывает срок и партию. В стандарте GS1-128 для этого существуют идентификаторы: дата окончания срока годности и номер партии. На практике встречается и такой вариант, когда срок нанесён на упаковку штампом при производстве, и считать его автоматически нельзя.

Способы передать срок в систему:

• Приёмщик переписывает данные в бланк, оператор вводит их в систему. Медленно и с риском опечаток, зато не требует оборудования.
• Приёмщик вводит срок прямо на терминале при пересчёте. Данные попадают в систему сразу.
• Поставщик передаёт срок и партию в электронной накладной или в уведомлении об отгрузке, склад только подтверждает при приёмке.

После ввода оператор формирует внутренние штрихкоды на партию и печатает этикетки. Это требует затрат на принтер и расходники. Окупается тем, что внутренний код содержит и товар, и срок, и дальше система контролирует партию на каждой операции без ручного ввода.

Как организовать хранение и пополнение

Если товар хранится и отгружается паллетами, сроки почти не накладывают ограничений: паллеты размещены по всему складу, отгрузка идёт из любой ячейки с подходящей партией. Чаще склад делят на зоны паллетного, коробочного и штучного хранения. Между ними идёт пополнение: из паллетной зоны в коробочную, из коробочной в штучную.

Для соблюдения сроков действуют простые правила:

• Размещение на верхние ярусы идёт из приёмки в паллетную зону.
• Пополнение нижней зоны берёт самую раннюю партию из верхней.
• В одной ячейке отбора не смешивают партии с разными сроками, или система хотя бы знает их соотношение.
• Партии с остатком срока ниже порога переводят в отдельный статус и зону.

Противоречие возникает при отборе. Если заказ кратен коробу, оптимальнее взять короб из коробочной зоны. Но там может лежать партия с более поздним сроком, чем в штучной зоне. Что важнее для данной товарной группы: быстрый отбор или строгая очерёдность, решает компания. Если товар уходит в основном паллетами и редко коробами, часто эффективнее отгружать паллетами, а сроки в коробочной зоне контролировать отчётами.

Статусы партии

1. Приёмка: партия принята, срок введён, контроль остаточного срока выполнен.
2. Годна: доступна для заказов.
3. Карантин или блокировка: ждёт заключения по качеству, не участвует в отборе.
4. Ограниченный срок: остаток ниже порога для основных клиентов, отгружается по спецправилам или на распродажу.
5. Просрочена: исключена из отбора, ожидает списания или утилизации по акту.

Расчёт остаточного срока: пример

Условный пример. Срок годности продукта 180 дней, партия выпущена 40 дней назад и пришла на склад. Клиент по договору принимает товар с остатком не менее двух третей срока, то есть не менее 120 дней.

• Остаток срока партии: 180 − 40 = 140 дней.
• Доля остатка: 140 / 180 = 78%, это выше двух третей (67%).
• Крайний срок отгрузки этому клиенту: пока остаток не упадёт до 120 дней, то есть ещё 20 дней.

Через 20 дней партия перестанет подходить этому клиенту, но останется годной для других с менее строгими требованиями. Поэтому в системе задают минимальный остаточный срок на уровне клиента или группы клиентов, и отчёт показывает, какие партии скоро выпадут из категории.

Отчёты и ежедневный контроль

• Партии, срок которых заканчивается в ближайшие 30, 14 и 7 дней (пороги зависят от длины срока товара).
• Остаток срока по каждой ячейке и по складу в целом.
• Товары, которые отгружены с остатком ниже порога клиента, и причины.
• Динамика списаний по просрочке в рублях или белорусских рублях по группам товаров.

Действия по отчёту: перемещение товара на нижние ярусы поближе к отбору, снижение цены или предложение клиентам с более мягкими требованиями, возврат поставщику по договору, списание по акту. Решения принимают коммерческая служба и склад вместе, у склада для этого должны быть цифры.

Что происходит после запуска системы

Сразу после запуска система может предложить кладовщикам непривычные задания: отобрать паллету с верхнего яруса, хотя внизу лежит тот же товар. Обычно система права: наверху лежит партия с более ранним сроком, и её нужно отгрузить раньше. Такие случаи показывают расхождение между привычным и желаемым порядком и подсказывают, что менять: организацию, методику или настройки.

Полезный приём: переместить на нижние ярусы товар с истекающим сроком. Тогда задания на отбор станут проще, а риск ошибки меньше.

Нормативный фон

Для пищевой продукции в странах ЕАЭС действуют технические регламенты Таможенного союза о безопасности пищевой продукции и о её маркировке. Для лекарств действуют правила надлежащей дистрибьюторской практики ЕАЭС. Для товаров с обязательной маркировкой (в России система «Честный знак», в Беларуси национальная система маркировки) сроки и коды учитывают вместе. Точные требования зависят от товарной группы и страны, их проверяют по актуальным документам.

Вопросы и ответы

Чем FEFO отличается от FIFO? FIFO ориентируется на дату прихода, FEFO на дату окончания срока. Если позднее пришедшая партия имеет более ранний срок, FEFO отгрузит её первой.

Нужна ли система, если товаров мало? Для небольшого склада достаточно таблицы партий и регулярной проверки. Когда номенклатура и число партий растут, ручной контроль перестаёт работать.

Что делать с товаром, срок которого скоро истечёт? Предложить клиентам с мягкими требованиями, снизить цену, вернуть поставщику, если это допускает договор. Если срок вышел, товар списывают по акту.

Можно ли отгружать клиенту партию с коротким остатком срока? Только если это согласовано договором или клиентом. Иначе отгрузка приведёт к возврату и претензиям.

Читайте также

• Логистика на складе скоропортящихся продуктов
• Склад парфюмерии и косметики: как организовать хранение
• Адресное хранение на складе: зачем оно и как внедрить
• WMS на фармацевтическом складе: что учесть

Ещё больше материалов по складским системам в разделе TMS, WMS и CRM. Структуру запасов по важности и срокам оборота удобно проверить в калькуляторе ABC-анализа.

Проверено: октябрь 2026. Источники: технические регламенты Таможенного союза ТР ТС 021/2011 и ТР ТС 022/2011, Правила надлежащей дистрибьюторской практики ЕАЭС, стандарт GS1 (идентификаторы применения).

Раздел: Технологии и сервисы / TMS, CRM и автоматизация