Экономия пробега и топливаЗакупка сырья для производства проходит по цепочке: оценка потребности, выбор поставщика, заказ, доставка и приёмка, оплата, оценка работы поставщика. Цель процесса в том, чтобы производство получало нужное сырьё в нужном количестве, качестве и срок, а компания не замораживала лишние деньги в запасах. Для предприятий в России и Беларуси добавляются особенности импорта из стран ЕАЭС и из-за его пределов, а также расчёты в разных валютах.
Основные этапы процесса
- Планирование потребности. Отдел производства определяет, сколько сырья нужно, исходя из плана выпуска и норм расхода на единицу продукции.
- Выбор поставщика. Закупщики собирают предложения и сравнивают цену, качество, сроки и условия оплаты.
- Заказ. Оформляется заявка и договор или спецификация к нему.
- Доставка и приёмка. Склад проверяет количество и качество, оформляет документы, лаборатория проводит входной контроль.
- Оплата. Бухгалтерия оплачивает счёт после приёмки по условиям договора.
- Оценка поставщика. Фиксируются срывы сроков, отклонения по качеству и цене.
Закупки по нормам и внеплановые заявки
Регулярные материалы закупают по нормам потребления: заранее рассчитано, сколько нужно на единицу продукции, и заказ формируется под план. Внеплановая заявка появляется, когда потребность возникла неожиданно: срочный заказ клиента, поломка, рост брака. Для неё нужен отдельный порядок согласования, иначе срочные покупки становятся нормой и бюджет выходит из-под контроля. В заявке должны быть причина срочности, кто согласовал и в какой срок нужна поставка.
Кто за что отвечает
| Подразделение | Ответственность |
|---|---|
| Производство | Потребность, нормы расхода, требования к сырью |
| Закупки | Поиск поставщиков, переговоры, заказы |
| Склад | Приёмка, хранение, учёт остатков |
| Качество | Входной контроль, допуск поставщиков |
| Бухгалтерия и финансы | Оплата, контроль бюджета |
| Логистика и ВЭД | Доставка, таможенное оформление при импорте |
Сколько заказывать: пример расчёта
Размер партии влияет на два вида затрат: на оформление и доставку каждого заказа и на хранение запаса. Оптимальный размер заказа (EOQ) вычисляют по формуле: квадратный корень из (2 × годовая потребность × стоимость оформления одного заказа / годовые затраты на хранение единицы).
Допустим, годовая потребность в сырье 12 000 кг, оформление и доставка одного заказа обходятся в 40 условных единиц, хранение килограмма за год в 2. Тогда EOQ равен корню из (2 × 12 000 × 40 / 2) = корню из 480 000, то есть около 693 кг. Заказов в год получится 12 000 / 693 ≈ 17, примерно раз в три недели. Цифры условные и показывают метод. Для вашего сырья подставьте реальные затраты в калькулятор EOQ.
Чтобы не остановить производство, добавляют страховой запас. Если средний расход 50 кг в день, а поставка идёт 10 дней, точка заказа равна 50 × 10 = 500 кг плюс страховой запас на колебания, например 150 кг. Заказ делают, когда остаток падает до 650 кг. Величину страхового запаса определяют по истории срывов: чем нестабильнее поставщик, тем больше запас.
Как оценивать и допускать поставщиков
Перед допуском проверяют документы компании, образцы продукции, наличие сертификатов и способность выполнять объёмы. После начала работы оценивают регулярно: доля поставок в срок, доля брака, стабильность цен, скорость реакции на претензии. Результат сводят в перечень допущенных поставщиков и пересматривают его не реже раза в год. Подробнее о методах оценки: оценка деятельности поставщиков.
Импорт сырья: России и Беларуси
| Источник | Что учесть |
|---|---|
| Страны ЕАЭС | Таможенных пошлин между странами союза нет, косвенные налоги при ввозе платят по заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов; в Беларуси и России оформляют разные формы, сверяйтесь с национальными правилами |
| Остальные страны | Таможенное оформление с уплатой пошлины и НДС, ветеринарный и фитосанитарный контроль, сертификаты соответствия |
| Страны ЕС | Сырьё везёт перевозчик из ЕС или третьей страны либо его перегружают на границе, потому что автомобильные перевозчики из России и Беларуси не допускаются в ЕС с апреля 2022 года. Санкционные ограничения касаются отдельных товаров |
Условия оплаты зависят от валюты контракта. Сравнивайте предложения в одной валюте и учитывайте курс на дату платежа и стоимость конвертации. Для импортного сырья заложите в цену доставку, пошлины и таможенного брокера. Стоимость доставки партии посчитайте в калькуляторе стоимости рейса.
Как держать запасы под контролем
Разделите сырьё по важности и расходу. Для этого подходит ABC-анализ: сырьё группы A требует точного планирования и частых проверок, группа C допускает более грубый учёт. Попробуйте калькулятор ABC-анализа.
Типичные ошибки
- Единственный поставщик на критичное сырьё.
- Отсутствие входного контроля качества.
- Заказы без учёта остатков и страхового запаса.
- Нет единой формы заявки и порядка согласования.
- Оплата без сверки с приёмкой.
- Расчёт цены без учёта доставки и таможни.
Как связать закупку с планом производства
Закупщику нужен график потребности по неделям. Он строится от плана выпуска: готовая продукция разворачивается в сырьё по нормам расхода, затем из потребности вычитают остатки и товар в пути. Получается заявка на закупку с датой, к которой сырьё должно быть на складе. Если в плане изменилась партия, заявку пересчитывают, а поставщика предупреждают заранее. Без такой связки закупки либо отстают от производства и линия простаивает, либо опережают его и замораживают деньги в запасах.
Частые вопросы
Как выбрать поставщика сырья? Сравните цену, качество образцов, сроки, условия оплаты и надёжность. Для критичного сырья держите минимум двух поставщиков.
Что такое входной контроль? Проверка качества сырья при приёмке по документам и образцам. Он нужен, чтобы выявить отклонения до запуска сырья в производство.
Как часто пересматривать поставщиков? Раз в год по итогам оценки и после каждого серьёзного срыва.
Чем закупка сырья отличается от закупки товаров для перепродажи? Сырьё нужно к конкретной дате в производстве, и его нехватка останавливает линию. Для товаров на перепродажу срыв поставки означает упущенные продажи.
Читайте также
Раздел сайта: закупочная логистика.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Договор о Евразийском экономическом союзе (порядок взимания косвенных налогов), решения Совета ЕС 2022 года о допуске автомобильных перевозчиков.
Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика
Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра