Планирование закупок: как рассчитать заказ

Планирование закупок отвечает на три вопроса: что нужно, сколько и к какому сроку. Для позиции с ровным спросом дату заказа даёт точка заказа: среднесуточный расход, умноженный на срок поставки, плюс страховой запас. Объём заказа подбирают по модели EOQ и затем подгоняют под кратность упаковки и минимальную партию поставщика.

Правила расчёта одинаковы для компаний в России и в Беларуси. Различия появляются при выборе поставщика и оплате. Если поставщик находится в другой стране ЕАЭС, в срок поставки входят таможенные и перевозочные формальности по маршруту. При импорте из третьих стран добавляются транзит, ограничения для перевозчиков и платёжные риски, а срок поставки приходится брать по факту последних рейсов.

Какие данные нужны до расчёта

Без пяти величин расчёт превращается в догадку. Их собирают по каждой позиции или группе.

Если товара иногда не было в наличии, история продаж занижает спрос. Дни дефицита убирают из расчёта среднего или оценивают отдельно.

Два подхода к определению потребности

Первый подход идёт от конечного продукта. Производитель знает плановый выпуск, раскладывает каждое изделие на комплектующие по спецификации, вычитает остатки и получает потребность на каждый период. Срок поставки показывает, когда размещать заказ. Так работают системы класса MRP, о которых рассказано в материале про планирование потребностей в материалах.

Второй подход идёт от статистики расхода. Торговые и сервисные компании берут среднее потребление, учитывают сезонность и тренд и поддерживают запас на нужном уровне. Такой расчёт проще, но медленнее реагирует на перемены: акцию или потерю канала продаж приходится вносить вручную. Как определять потребность в целом, разобрано в статье про потребность в ресурсах.

Точка заказа и страховой запас

Формула для позиции с постоянным спросом:

точка заказа = среднесуточный расход × срок поставки + страховой запас

Простой способ задать страховой запас: взять разницу между самым долгим и средним сроком поставки за последние 6–10 поставок и умножить на среднесуточный расход. Более точные методы используют стандартное отклонение спроса и срока, но на первом этапе простого способа хватает.

Условный пример с допущениями. Склад расходует 20 единиц в день. Средний срок поставки 15 дней, самая долгая из последних шести поставок шла 21 день. Страховой запас равен (21 − 15) × 20 = 120 единиц. Точка заказа равна 20 × 15 + 120 = 420 единиц. Как только остаток опускается до 420, размещают заказ. При остатке 450 единиц до этого момента остаётся полтора дня расхода, значит, заказ нужно делать почти сразу.

Чем сильнее колеблется срок поставки, тем больше запас. Грузы, которые идут через границу, обычно имеют больший разброс, чем местная доставка, и закладывать его нужно по фактическим датам, а не по сроку из договора.

Размер заказа: от EOQ к реальной партии

Слишком малый заказ увеличивает расходы на оформление и доставку, слишком большой замораживает деньги и место на складе. Модель EOQ ищет объём, при котором сумма затрат на заказы и хранение минимальна: корень из (2 × годовой спрос × стоимость одного заказа / стоимость хранения единицы за год). Свои числа можно подставить в калькулятор EOQ.

Условный пример. Годовой спрос 7200 единиц, стоимость одного заказа 40 условных единиц, хранение одной единицы за год 6 условных единиц. EOQ равен корню из (2 × 7200 × 40 / 6) = корень из 96 000, примерно 310 единиц. Поставщик отгружает партиями не меньше 300 и кратно 100, поэтому заказывают 300. Выходит 24 заказа в год, то есть раз в 15 дней.

В реальности расчётный объём всегда корректируют:

• под кратность упаковки, паллеты или полную машину;
• под минимальную партию поставщика;
• под скидки за объём;
• под срок годности продукта.

Как заказ ляжет в кузов, поможет проверить калькулятор паллетовместимости: пустое место в машине оплачивается так же, как занятое.

Цикл заказа по дням: пример

Чтобы увидеть, как работают точка заказа и страховой запас, проследите один цикл. Допущения: расход 20 единиц в день, срок поставки 15 дней, страховой запас 120, точка заказа 420, партия 600 единиц.

Таблица показывает, зачем нужен страховой запас: он покрывает разницу между средним и самым долгим сроком поставки. Если реальные задержки длиннее, чем в последних шести поставках, расчёт придётся пересматривать. Календарь закупок на этой основе ведут по каждой позиции: когда заказывать, у кого и в каком объёме. Его пересматривают раз в месяц и сверяют с фактом.

Какие позиции планировать вручную

Дорогие и критичные позиции планируют индивидуально, массовые и дешёвые по правилу пополнения. Разделить позиции помогает ABC-анализ: группа A под ручным контролем, группа C на автоматическом пополнении. Подробнее о запасах и их расчёте рассказывает материал про оптимальный запас товара.

Выбор поставщика и риск срыва

План закупок опирается на надёжность поставщика, поэтому в расчёт входят:

1. Стабильность сроков. Сравните фактические даты поставок с договорными за последние полгода.
2. Доля брака и возвратов.
3. Условия оплаты и отсрочка: от них зависит оборотный капитал.
4. Наличие альтернативы. Для критичных материалов держат второго поставщика, даже если он дороже.
5. Логистический маршрут: транспорт, границы, ограничения для перевозчиков. Для поставок из Китая, Турции и других стран маршруты и посредники могут меняться, поэтому в план закладывают запас на перестройку цепочки.

Как вести переговоры, описано в материале про переговоры с поставщиками и перевозчиками.

Типичные ошибки

• Планирование от остатков: заказывают, когда на складе «пусто», хотя срок поставки две недели.
• Одинаковый страховой запас на все позиции.
• Заказы раз в месяц по привычке, даже для быстро оборачиваемых товаров.
• Нет учёта открытых заказов, и одну позицию заказывают дважды.
• Прогноз по продажам без поправки на дефицит.

Порядок работы

1. Выгрузить историю потребления по месяцам и убрать разовые выбросы.
2. Спрогнозировать расход: среднее, сезонность, известные события.
3. Записать срок поставки и разброс по каждому поставщику.
4. Рассчитать точку заказа и страховой запас.
5. Определить размер заказа по EOQ с учётом ограничений поставщика.
6. Внести параметры в учётную систему или таблицу и назначить ответственного.
7. Раз в месяц сверять план с фактом и пересчитывать параметры.

Остальные этапы, от поиска поставщика до контроля исполнения, собраны в разделе закупки.

Частые вопросы

Как часто пересчитывать параметры заказа? Для стабильных позиций раз в квартал, для сезонных каждый месяц. После резкого изменения спроса или срока поставки пересчёт делают сразу.

Нужна ли специальная система? Для сотни позиций хватит таблицы. Когда позиций тысячи и между ними есть связи, расчёт удобнее поручить учётной системе: 1С, ERP или WMS.

Что делать, если спрос непредсказуем? Заказывать чаще и меньшими партиями, сокращать срок поставки и держать запас на самых ходовых позициях. Доставка выйдет дороже, зато наличие надёжнее.

Как учесть валютные риски? Если контракт в иностранной валюте, в цену закупки закладывают поправку на курс и сокращают горизонт планирования. Порядок расчётов с поставщиком определяют договор и действующие ограничения, их согласуют с бухгалтерией и банком.

Чем планирование закупок отличается от управления запасами? Планирование задаёт, что и когда заказать, управление запасами следит за остатками и корректирует параметры. На практике это один цикл: данные об остатках возвращаются в расчёт следующего заказа.

Читайте также

• Управление закупками: процесс, показатели, расчёт
• Как определить потребность в закупках и ресурсах
• Управление запасами: формулы, ABC-анализ и пример
• Бизнес-процесс закупок: этапы, роли и критерии поставщика

Проверено: октябрь 2026. Источники: классические модели управления запасами (точка заказа, страховой запас, EOQ), методические материалы по планированию потребностей MRP. Все числа в примерах условные.

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра