Перевозку груза организуют в шесть шагов: описать груз, выбрать транспорт, согласовать условия письменно, подготовить документы, проконтролировать погрузку и рейс, закрыть документы после выгрузки. Многие проблемы начинаются на первых двух шагах, когда груз описан неточно, а машина выбрана неподходящая. Ниже план, который подходит для рейсов по России, по Беларуси и между двумя странами.

Шаг 1. Опишите груз точно

Для заявки перевозчику нужны данные, от которых зависит всё остальное: вес брутто, размеры мест, число мест, вид упаковки, стоимость груза, особые условия (хрупкий, температурный режим, опасный, негабаритный). Взвесьте и измерьте груз, а не называйте цифры «на глаз». Если паллеты, укажите размеры и высоту с учётом поддона.

Сколько паллет входит в разные машины, показывает калькулятор загрузки по паллетам, а длину занятого кузова в погрузочных метрах считает калькулятор LDM. Если груз лёгкий, но объёмный, проверьте расчётный вес в калькуляторе объёмного веса.

Шаг 2. Выберите вид перевозки и перевозчика

Для небольших партий подходит сборный груз, для паллет и крупных партий отдельная машина, для тяжёлых и массовых грузов железная дорога. Перевозчика проверяйте по реквизитам, отзывам и условиям ответственности. Не берите исполнителя только за низкую цену: сорванная подача машины обходится дороже разницы в ставке. Подробнее о проверке написано в материале как выбрать транспортно-логистическую компанию.

Запросите три предложения на одинаковые условия. Сравнивайте цену рейса вместе со сроком, составом услуг и размером ответственности. Если перевозчик не называет, кто физически повезёт груз, уточните это до заказа: часть компаний передаёт рейс субподрядчикам.

Шаг 3. Зафиксируйте условия письменно

  • Дата, время и адрес погрузки и разгрузки, контактные лица на обоих адресах.
  • Тип и количество машин, вес и объём груза.
  • Ставка, порядок оплаты и валюта. Для рейсов между странами в договоре указывают валюту и курс.
  • Условия простоя: сколько часов бесплатно, сколько стоит каждый следующий час.
  • Ответственность за груз и порядок претензий.
  • Что входит в цену: погрузка, разгрузка, упаковка, дорожные сборы.

Расчёт себестоимости рейса поможет проверить, не завышена ли ставка. Для этого используйте калькулятор стоимости рейса.

Шаг 4. Подготовьте документы

Комплект зависит от страны и вида рейса. В таблице основные документы.

РейсОсновные документы
Внутри БеларусиТТН-1 по форме Минфина (копия 1 грузополучателю, копия 2 грузоотправителю, копии 3 и 4 перевозчику), заявка или договор, документы на груз
Внутри РоссииТранспортная накладная (электронная ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года, исключения определяет Минтранс), заявка, путевой лист по приказу Минтранса РФ
Между Россией и БеларусьюНакладная по правилам страны перевозчика или CMR, документы на груз, договор, у организаций документы для косвенных налогов
Опасные и специальные грузыДополнительные разрешения, документы ДОПОГ, ветеринарные или фитосанитарные свидетельства

Путевые листы в Беларуси не обязательны с 26 февраля 2018 года, но многие организации продолжают их использовать для учёта. Как заполнить ТТН-1, описано в материале заполнение ТТН-1.

Шаг 5. Проконтролируйте погрузку и рейс

  1. Перед погрузкой проверьте машину: чистый кузов, исправные борта, подходящий тип, наличие ремней и пломб.
  2. Присутствуйте на погрузке или назначьте ответственного. Сверьте число мест с накладной.
  3. Убедитесь, что груз закреплён: ремни, распорки, подпорки для паллет.
  4. Сфотографируйте погруженный груз и пломбу, номер пломбы внесите в накладную.
  5. Попросите водителя сообщить о выезде и о прибытии. На длинных рейсах договоритесь о контрольных точках.
  6. Уведомите получателя о времени прибытия и о документах, которые принесёт водитель.

Шаг 6. Закройте рейс

При выгрузке получатель сверяет число мест и состояние груза. Если есть недостача или повреждение, это отмечают в накладной и составляют акт до подписи. Затем стороны обмениваются оригиналами документов: накладная, акт, счёт и счёт-фактура. Оплату проводят в срок, указанный в договоре.

После закрытия рейса сохраните документы: они нужны для налогового учёта и для претензий. Сроки подачи претензий зависят от законодательства и условий договора, а при международной перевозке по CMR установлена годичная давность. О том, как защитить груз от потерь, смотрите в материале на что обратить внимание при страховании грузов.

Частые вопросы

За сколько дней заказывать машину?

Для стандартного рейса достаточно одного-двух дней, для крупных партий и сезонных пиков лучше заказывать за неделю и больше. Срочный заказ дороже.

Кто отвечает за погрузку?

Если иное не указано в договоре, погрузку обеспечивает отправитель, а водитель проверяет крепление и состояние груза. Проверьте этот пункт в заявке.

Что делать, если машина опоздала?

Свяжитесь с перевозчиком, зафиксируйте время в переписке и обратитесь к условиям договора о штрафах за срыв подачи. Если у вас есть резервный перевозчик, предупредите его.

Читайте также

Ещё по теме: рубрика основы логистики.

Проверено: октябрь 2026.

Источники: постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 58 от 30 июня 2016 года (ТТН-1); Декрет Президента Республики Беларусь № 7 от 23 ноября 2017 года; приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 390 от 28 сентября 2022 года; Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов (CMR).

Раздел: Грузоперевозки / Автомобильные перевозки

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра

Похожие записи