Дефицит это ситуация, когда нужной позиции нет на складе в момент спроса. Его измеряют двумя показателями: долей строк заказов, выполненных полностью (fill rate), и долей дней или позиций без остатка (out-of-stock). Потери складываются из недополученной прибыли, простоя производства и ухода клиентов. Многие компании не считают дефицит вообще, хотя для этого достаточно фиксировать несколько видов данных и раз в месяц собирать отчёт.

Почему дефицит нужно считать

Нехватка товара бывает двух видов. В торговле она означает потерянную продажу: покупатель берёт аналог у конкурента или уходит. В производстве нехватка материала останавливает линию или смену, и стоимость простоя часто выше стоимости самого материала. В обоих случаях регулярный дефицит подрывает доверие клиентов.

Пока дефицит не измерен, управлять им невозможно. Закупщик видит отдельные жалобы, но не знает, какие позиции подводят чаще всего, и не может отделить сбой поставщика от ошибки планирования.

Как получать данные о дефиците

Есть несколько способов, их комбинируют.

  1. Предзаказ. Менеджер формирует заказ клиента, не видя остатков, и вводит желаемое количество. Система сопоставляет его с наличием: то, что есть, переходит в расходный документ, а разница фиксируется как дефицит.
  2. Журнал отказов. Продавцы и кладовщики записывают запросы, которые не удалось удовлетворить: позиция, количество, дата. Метод прост, но зависит от дисциплины.
  3. Анализ остатков. Ежедневно фиксируют позиции с нулевым остатком и считают дни отсутствия. Подходит для розницы и интернет-магазинов, где есть учётная система.
  4. Сравнение заказа и отгрузки. По каждому заказу смотрят, сколько строк и единиц отгружено относительно заказанного.
  5. Жалобы и возвраты. Дополнительный источник: часть дефицита выявляется по претензиям клиентов.

Лучше начинать с одного способа и расширять по мере привычки. Главное, чтобы данные собирались регулярно и в одном формате.

Показатели

ПоказательФормулаКак использовать
Fill rate по строкамВыполненные строки ÷ все строки заказов × 100%Общее качество сервиса
Fill rate по единицамОтгруженные единицы ÷ заказанные × 100%Полнота поставки
Out-of-stockДни или позиции без остатка ÷ все дни или позиции × 100%Нехватка в рознице
Потерянные продажиДни отсутствия × средний дневной спрос × маржаОценка денежных потерь
Срок восстановленияСреднее число дней от обнуления до пополненияСкорость реакции

Условный пример расчёта потерь. Позиция продаётся в среднем 10 штук в день, маржа с единицы 4. Остатка не было 6 дней. Потери: 6 × 10 × 4 = 240. Если таких позиций двадцать, потери составят уже 4 800 за месяц. Расчёт приблизителен: часть клиентов вернётся, часть выберет аналог. Но порядок величин он показывает.

Пример месячного отчёта

Простой отчёт помогает увидеть главное. Условные данные по пяти позициям за месяц.

ПозицияДней без остаткаДневной спросМаржа с единицыПотери
Позиция 15123180
Позиция 23202120
Позиция 38410320
Позиция 4230160
Позиция 5675210

Сумма потерь 890. Хотя позиция 3 продаётся реже всех, она приносит наибольшие потери из-за высокой маржи и длинного дефицита. Такой разбор показывает, что чинить в первую очередь.

Причины дефицита

Типичные причины, которые видны в данных:

  • неточный прогноз спроса или резкий всплеск;
  • неправильно рассчитанные страховой запас и точка заказа;
  • нестабильные сроки поставщика;
  • ошибки учёта: по системе товар есть, на полке его нет;
  • слишком редкие заказы или размер партии ниже потребности;
  • сбои в транспорте и на границе при импортных поставках;
  • расхождения между отделами, например продажи запустили акцию без согласования с закупками.

Для каждой причины действует своя мера. Чтобы не гадать, разложите случаи дефицита по причинам за 2–3 месяца и найдите самые частые.

Как контролировать дефицит

  1. Начните с ABC-анализа: сосредоточьтесь на позициях группы A, которые дают основной оборот. Инструмент: калькулятор ABC-анализа.
  2. Пересчитайте страховой запас и точку заказа по фактическим срокам и колебаниям спроса: страховой запас, точка заказа.
  3. Подберите оптимальный размер партии: калькулятор EOQ.
  4. Введите регулярную проверку поставщиков по срокам и полноте поставок. Поставщик с низким показателем получает меньшую долю закупок.
  5. Заведите резервных поставщиков для критичных позиций.
  6. Сверяйте учётные остатки с физическими: инвентаризация по циклу, чаще для быстро оборачиваемых позиций.
  7. Согласовывайте акции и крупные продажи с закупками минимум за срок поставки.
  8. Для импорта закладывайте запас на границу и таможню, особенно при перевозках между Россией, Беларусью и третьими странами.

Дефицит и избыток: баланс

Борьба с дефицитом легко приводит к избытку. Если поднять запас на всё, оборачиваемость упадёт, а затраты вырастут. Поэтому уровень сервиса задают осознанно: для позиций группы A выше, для группы C ниже. Решение принимает руководитель на основании цены нехватки и стоимости хранения. Показатели оборачиваемости разобраны в материале оборачиваемость товарных запасов.

Частые вопросы

Какой fill rate считается хорошим?

Единого значения нет. Для массовых товаров цель обычно высокая, для редких позиций допустимо ниже. Ориентируйтесь на ожидания клиентов и значения конкурентов в вашей отрасли.

Как учесть заменители?

Если клиент согласился на аналог, фиксируйте это отдельно: исходная позиция считается дефицитной, но продажа состоялась. Так видно, где нужен запас.

Что делать с ошибочными остатками в учёте?

Проводить инвентаризацию по плану и разбирать расхождения. Без точных остатков остальные расчёты бесполезны.

Кто отвечает за дефицит?

Обычно закупки, но влияют склад, продажи и поставщики. Лучше закрепить показатель за одним руководителем и обсуждать причины на общей встрече.

Проверено: октябрь 2026. Источники: общепринятые методики управления запасами и показателей уровня сервиса, справочные материалы раздела. Числа в примерах условные.

Читайте также

Рубрика с другими статьями: управление запасами.

Раздел: Склад и запасы / Управление запасами

Похожие записи