Оптимизация закупок и снабжения: с чего начать

Оптимизировать закупки значит снизить полную стоимость получения товара и деньги, замороженные в запасе, не потеряв в доступности. Работают для этого пять шагов: разделить закупки по категориям и по значимости (ABC и XYZ), для каждой категории выбрать свою стратегию, сократить и укрупнить базу поставщиков, считать полную стоимость владения вместо цены единицы и привести размеры заказов к расчётным. Начинать лучше с самых затратных категорий, где даже небольшая экономия заметна.

Начальная картина: что покупаем и у кого

Первая работа аналитическая. Из учётной системы выгружают закупки за год: позиция, поставщик, количество, сумма, число заказов. Дальше смотрят три вещи.

Распределение денег по категориям. Обычно несколько категорий занимают большую часть расходов, остальное составляет длинный хвост из мелких позиций. Рассчитать долю удобно через калькулятор ABC-анализа.

Распределение по поставщикам. Если для одной категории активны десять поставщиков, из которых у шести заказы на копейки, администрирование стоит дороже скидки, которую можно было бы получить объединением.

Распределение по стабильности спроса (XYZ). Позиции с ровным расходом можно закупать по графику и крупными партиями, позиции с нерегулярным расходом требуют запаса и гибких поставщиков. Принцип разобран в XYZ-анализ: как оценить стабильность спроса.

Категорийный подход

Категория это группа товаров, которые покупают у одних и тех же поставщиков по сходным правилам: упаковка, метизы, топливо, расходные материалы, транспортные услуги. Для каждой категории пишут короткую стратегию: сколько тратится, кто поставщики, насколько критична позиция, какие есть альтернативы. Типичная матрица делит позиции по двум осям: сумма расходов и риск дефицита.

Такая сетка избавляет от одинакового подхода ко всем закупкам. На тендер по скрепкам нет смысла тратить время, а по основному сырью или транспортным услугам он окупается.

Сокращение и укрупнение базы поставщиков

Меньше поставщиков значит больше объём у каждого, а значит лучше цена и приоритет при дефиците. Но слишком узкая база создаёт зависимость. Обычно на критичную позицию держат основного и запасного поставщика с делением объёма примерно 70 и 30 процентов. Для рутинных позиций можно взять одного поставщика с широким ассортиментом и свести заказы в один в неделю.

Поставщиков оценивают по факту поставок: доля заказов в срок и полностью, доля брака, срок ответа. Методика описана в статье Оценка деятельности поставщиков продукции. Результаты оценки идут в переговоры: хороший поставщик получает больший объём, слабый получает план улучшений или уходит.

Полная стоимость владения

Цена единицы это лишь часть расхода на товар. В полную стоимость входят:

• цена товара и условия оплаты;
• доставка, таможенные платежи при импорте, страхование;
• затраты на оформление заказа и приёмку;
• хранение и стоимость замороженных денег;
• потери: брак, просрочка, залежи;
• затраты на срыв поставки: простой производства, срочная замена, потерянные продажи.

Условный пример: локальный и импортный источник одной позиции, потребность 12 000 штук в год. Импортный поставщик продаёт по 90 условных единиц, доставка и сопутствующие платежи добавляют 6 на штуку. Партии приходят раз в квартал, из-за длинного и нестабильного срока нужен средний запас на 1500 штук. Локальный поставщик продаёт по 100 и возит каждую неделю, его средний запас составляет 500 штук. Хранение штуки стоит 20 в год, стоимость денег 15% годовых.

Лишний запас у импортного варианта равен 1000 штук. Его содержание обходится в 1000 × (20 + 90 × 0,15) = 33 500 в год, или около 2,8 на штуку. Полная стоимость импорта составляет 90 + 6 + 2,8 = 98,8, у локального варианта 100. Разница около 1%, и один срыв поставки, рост курса или ставки её съедает. Числа условные, важен порядок расчёта: сравнивать надо полную стоимость, а цена в прайсе даёт лишь первое приближение.

Для России и Беларуси при выборе источника в границах ЕАЭС учитывают общий рынок без таможенных пошлин, но с различиями в налогах и в документах. При закупках из стран за пределами союза добавляются таможенное оформление, более длинный срок и зависимость от маршрутов, поэтому запас считают с учётом реальной вариативности сроков. Точный расчёт запаса описан в статье Срок выполнения заказа и страховой запас.

Размер заказа и оборотный капитал

Лишний запас дорого стоит. Размер партии определяют расчётом по формуле экономичного заказа, для этого есть калькулятор EOQ. Если сократить стоимость оформления заказа (электронный каталог, рамочный договор, автозаказ), оптимальная партия уменьшится, а запас вместе с ней.

Влияние на деньги измеряют двумя показателями. Дни запаса: средний остаток / средний дневной расход. Цикл оплаты: дни оплаты поставщику минус дни оборачиваемости запаса и плюс дни отсрочки клиентам. Увеличение отсрочки от поставщика на 10 дней при том же объёме освобождает сумму, равную расходу за эти 10 дней. Однако продлевая отсрочку, не стоит соглашаться на повышение цены: проверьте, что экономия на капитале перекрывает наценку.

Залежавшиеся остатки обычно показывают, где закупки ошибаются, о методах работы с ними читайте в материале Неликвиды: что это и как превратить их в деньги.

Как организовать работу закупок

• Заявки идут по единому формату с указанием срока и нормативного остатка, это сокращает возвраты на уточнение.
• Закупщик получает показатели: сумма экономии, доля заказов в срок, дни запаса по закрепленным категориям. Про мотивацию читайте в Как мотивировать менеджера по закупкам?.
• Для категорий с большими расходами проводят тендер или запрос цен не реже раза в год.
• Рамочные договоры с ценой на период заменяют разовые согласования на каждый заказ.
• Раз в квартал проводят сверку: фактические закупки по категориям против плана.
• Внутренний аудит отдела проверяет документы и процессы, подробности есть в Аудит отдела снабжения: что и как проверять.

Если в организации много филиалов, централизуют закупки общих категорий на уровне группы, а местные позиции оставляют на местах. Общий обзор процесса приведён в разделе закупки.

Типичные ошибки

• Экономию считают по сравнению с последней ценой, не проверяя, соответствует ли условия поставки (срок, оплата, упаковка).
• Тендер выигрывает самая низкая цена, а срыв поставки потом стоит больше экономии.
• Закупщик получает премию за экономию на цене и потому берёт большие партии, из-за чего растут запасы.
• Оптимизация проводится один раз, а затем данные устаревают.
• Единый поставщик на критичную позицию без запасного канала.

Частые вопросы

С какой категории начать оптимизацию?

С той, где самые большие расходы и есть несколько альтернативных поставщиков. Там проще получить заметный результат за один-два месяца.

Сколько поставщиков держать на одну позицию?

Для критичных позиций обычно двух: основной и запасной. Для рутинных можно одного, если у него широкий ассортимент и стабильные поставки.

Что считать экономией в закупках?

Снижение полной стоимости при тех же требованиях к качеству и сроку. Выигрыш цены, который съели доставка, запас или брак, экономией не считается.

Выгодно ли закупать в странах ЕАЭС вместо дальнего импорта?

Часто да, когда соседний поставщик не уступает по качеству: короче сроки, меньше запас, нет пошлин на границе союза. Но решение принимают по полной стоимости, как в примере выше, и с учётом налогов и документов каждой страны.

Читайте также

• Управление закупками: процесс, показатели, расчёт
• Бизнес-процесс закупок: этапы, роли и критерии поставщика
• Расчёт страхового запаса и размера партии закупки ТМЦ
• Логистика закупок

Проверено: октябрь 2026. Источники: Договор о Евразийском экономическом союзе и Таможенный кодекс ЕАЭС (в части отсутствия таможенного оформления на внутренних границах союза); общепринятые методики ABC, XYZ и EOQ; числа в примере условные.

Раздел: Управление логистикой / Закупочная логистика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра