Экономия пробега и топливаПотребность в ресурсах показывает, сколько материалов, комплектующих или товара нужно закупить на плановый период. Её считают так: плановый расход за период плюс страховой запас, минус остаток на складе и минус уже заказанное и ожидаемое по пути. Результат называют чистой потребностью, и именно он идёт в заказ поставщику.
Ошибка в любую сторону стоит денег. Заказали мало, и производство или продажи простаивают. Заказали много, и деньги заморожены в запасе, а склад занят лишним. Поэтому закупку начинают с расчёта потребности, и только потом выбирают поставщика.
Откуда берутся данные о расходе
Отправная точка зависит от типа предприятия.
- Производство. Потребность в материале считают от производственной программы: сколько изделий нужно выпустить и сколько материала уходит на одно изделие по норме расхода. Нормы берут из конструкторской и технологической документации, учитывают отходы и брак.
- Торговля. Основой служат продажи за прошлые периоды, сезонность, акции, планы по ассортименту и прогноз спроса.
- Сервисные и эксплуатационные службы. Расход запчастей и расходников определяют по графику обслуживания и статистике поломок.
Данные берут из учётной системы: 1С, складской программы или ERP. Если учёт ведётся неточно, расчёт потребности повторит все ошибки учёта. Поэтому сначала сверьте остатки, потом считайте закупку.
Методы определения потребности
Выбор метода зависит от того, насколько расход предсказуем.
| Метод | Когда подходит | Слабое место |
|---|---|---|
| Прямой счёт по нормам | Серийное производство, понятные нормы расхода | Нужны точные нормы и актуальная спецификация |
| Расчёт по среднему расходу | Стабильный расход без сильных колебаний | Не видит сезонности и тренда |
| Скользящее среднее | Расход меняется плавно | Запаздывает при резком росте или падении |
| Прогноз с сезонностью и трендом | Торговля, сезонные товары | Нужна история данных за несколько периодов |
| Экспертная оценка | Новые товары, нет истории | Зависит от опыта и точности оценки |
На практике комбинируют: для основных позиций считают по истории, для новых берут оценку менеджера и пересматривают после первых продаж. Подробнее о прогнозе читайте в материале помесячный прогноз спроса с учётом сезонности.
Формула чистой потребности
Для одной позиции на плановый период:
Чистая потребность = плановый расход + страховой запас − остаток на складе − заказанное и ожидаемое.
Если результат отрицательный, закупка не нужна. Если положительный, его округляют до кратности упаковки или минимальной партии поставщика.
Страховой запас защищает от колебаний спроса и срыва сроков поставки. Его считают по разбросу расхода и сроку поставки, на глаз его брать нельзя. Способы расчёта разобраны в статьях расчёт страхового запаса и размера партии и планируемое время выполнения заказа и страховой запас.
Пример расчёта
Условный пример для склада запчастей. Все цифры придуманы для иллюстрации и не являются нормативом.
- Средний расход позиции: 120 штук в месяц.
- Срок поставки: 15 дней, то есть половина месяца.
- Расход за срок поставки: 120 × 0,5 = 60 штук.
- Страховой запас, принятый по разбросу расхода: 25 штук.
- Точка заказа: 60 + 25 = 85 штук. Когда остаток падает до этого уровня, пора размещать заказ.
- Текущий остаток: 70 штук, в пути ещё нет заказов.
- Закупка на месяц: 120 + 25 − 70 − 0 = 75 штук.
- Поставщик отгружает упаковками по 20 штук, поэтому округляют вверх: 80 штук.
В итоге заказ 80 штук. Если остаток больше точки заказа, заказ ставят в график ближе к моменту, когда запас приблизится к ней. Подробнее о самой точке читайте в справочнике: точка заказа.
Размер партии при регулярных закупках можно оптимизировать по формуле экономичного заказа. Для этого есть калькулятор EOQ, он учитывает годовой спрос, стоимость заказа и стоимость хранения.
Какие позиции считать внимательнее
Не все позиции требуют одинакового внимания. ABC-анализ делит ассортимент на группы по вкладу в затраты или оборот: на A приходится основная часть денег, на C много позиций с малой суммой. Для группы A потребность считают часто и тщательно, для C используют простые правила и крупные кратные заказы. Инструмент подробно описан в статье ABC-анализ в логистике, а быстро разбить ассортимент можно на калькуляторе ABC-анализа.
К ABC добавляют XYZ: он показывает, насколько стабилен расход. Позиция A с нестабильным расходом требует большего страхового запаса и более частого пересмотра, а позиция C со стабильным расходом хорошо работает на простом правиле «минимум и максимум».
Типичные ошибки
- Считают потребность по остаткам в учёте, который не совпадает с физическими остатками.
- Не вычитают заказанное в пути и закупают дважды.
- Забывают про срок поставки, особенно при импорте через границу: в таможенное оформление и транспортировку из третьих стран лучше закладывать запас по времени.
- Берут средний расход за год, хотя сезонный пик в два-три раза выше среднего.
- Игнорируют минимальные партии и упаковки поставщика.
- Не пересматривают нормы расхода после смены технологии или поставщика.
- Не фиксируют причины отклонений между планом и фактом, и ошибки повторяются.
Как встроить расчёт в процесс
- Раз в период обновляйте данные о расходе и остатках.
- Пересчитайте потребность по группам A, B и C с разной частотой.
- Сформируйте заявки на закупку и согласуйте их с финансистом.
- После поставки сравните план с фактом и скорректируйте нормы.
- Для регулярных позиций настройте автоматические уведомления о достижении точки заказа.
Для предприятий в Беларуси и России принципы одни и те же, различаются документы учёта и требования к хранению отдельных групп товаров. Например, для маркированных товаров в России учёт ведут и по системе маркировки, и в бухгалтерской программе, а ввоз из третьих стран требует декларирования по правилам ТК ЕАЭС.
Вопросы и ответы
Чем потребность отличается от плана закупок?
Потребность это расчётный объём с учётом расхода и запаса. План закупок включает ещё сроки, бюджет и решения по поставщикам.
Как часто пересчитывать потребность?
Для быстро оборачивающихся позиций раз в неделю или чаще, для медленных раз в месяц или квартал. Частоту задают по группам ABC.
Что делать при отсутствии истории продаж?
Использовать экспертную оценку и данные по аналогичным товарам, а затем скорректировать расчёт после первых периодов продаж.
Нужен ли страховой запас по всем позициям?
Нет. Для редких и дешёвых позиций иногда выгоднее держать небольшой запас или заказывать по факту, а для критичных позиций запас обязателен.
Читайте также
- Основные понятия управления закупками
- Бизнес-процессы закупки сырья для производства
- Типология запасов в логистике
- EOQ: оптимальный размер заказа
Раздел сайта: управление запасами.
Проверено: октябрь 2026. Источники: Таможенный кодекс ЕАЭС, общепринятые методики управления запасами (формула экономичного размера заказа, ABC и XYZ анализ).
Раздел: Склад и запасы / Управление запасами