Организация логистических процессов: порядок работы

Логистические процессы организованы правильно, когда у каждого этапа от заказа поставщику до возврата от клиента есть владелец, входные данные, срок и показатель результата. Без этого склад ждёт поставку, о которой закупки не предупредили; продажи обещают сроки, которые транспорт не выдерживает; претензии разбирают по чатам. Порядок наводят в три приёма: описывают процессы, закрепляют ответственных и вводят регулярный контроль по короткому набору цифр.

Какие процессы входят в логистику

Для большинства торговых и производственных компаний в России и Беларуси цепочка выглядит одинаково:

1. Планирование потребности и закупка.
2. Приёмка и размещение на складе.
3. Хранение и учёт остатков.
4. Комплектация и отгрузка.
5. Перевозка до клиента или на другой склад.
6. Доставка, вручение, подтверждение.
7. Возвраты и претензии.

Каждый шаг можно описать одной строкой: что приходит на вход, кто отвечает, что должно быть на выходе и за какое время. Эта таблица и есть первая версия регламента.

Матрица ответственности

Если у процесса два владельца, у него нет владельца. Для общих участков вроде отгрузки назначают одного ответственного за результат, а второго участника записывают как исполнителя.

Что внедрять первым

Не все процессы требуют одинакового внимания. Сначала проверьте то, что даёт больше всего потерь. Ориентиры такие:

• Остатки не совпадают с учётом: начните с приёмки и инвентаризации.
• Товар лежит месяцами, а другой постоянно заканчивается: разберите ассортимент по методу ABC-анализа и пересчитайте страховой запас и размер заказа по формуле EOQ.
• Клиенты жалуются на сроки: проверьте цепочку от заказа до выезда машины, потом рейс.
• Растут расходы на перевозку: смотрите загрузку, пустые пробеги и ставки, см. Оптимизация логистики: как снизить затраты.

Регламенты: сколько их нужно

Регламент работает, когда помещается на одну страницу. В нём пишут цель процесса, шаги, сроки, ответственных, форму документа и порядок эскалации. Длинные инструкции никто не читает, поэтому на каждый процесс достаточно одной страницы и схемы.

Отдельно закрепляют документооборот. В Беларуси для перевозки внутри страны используют ТТН-1 по постановлению Минфина № 58 от 30.06.2016, в России действует транспортная накладная, а с 1 сентября 2026 года большинство рейсов переводится на электронную ЭТрН (есть исключения). Для рейсов между странами добавляются CMR и товарные документы. Если процесс отгрузки не знает, какой документ нужен на какой рейс, ошибки на границе и при приёмке будут повторяться.

Совещание раз в неделю

Короткая встреча раз в неделю заменяет десяток переписок. На 30 минут собираются закупки, склад, логист и продажи. Повестка из четырёх вопросов:

1. Какие поставки приходят на этой неделе и что просрочено.
2. Где на складе расхождения или заторы.
3. Какие рейсы сорвались и почему.
4. Какие претензии открыты и кто их закрывает.

Протокол занимает пять строк: вопрос, ответственный, срок. На следующей неделе начинают с проверки этих строк.

Показатели, которые стоит считать

Достаточно нескольких цифр, но считать их надо одинаково каждый раз:

• OTIF: доля заказов, доставленных в полном объёме и в срок;
• точность остатков по результатам инвентаризации;
• стоимость логистики в процентах от выручки;
• оборачиваемость запасов в днях;
• доля возвратов и причина каждого.

Подробный набор и формулы приведены в материале про KPI в логистике и в разделе KPI и аналитика.

Роли на небольшом предприятии

В компании из 15–30 человек логист, кладовщик и менеджер по закупкам часто один-два человека. Это нормально, но разделять надо функции: кто заказывает, кто принимает, кто отгружает и кто проверяет. Когда один человек и заказывает, и принимает, и списывает, ошибки не видит никто. Минимальная защита: приёмку подтверждает второе лицо, а инвентаризацию раз в квартал проводит человек вне склада.

Где процессы ломаются чаще всего

Первая точка: передача информации от продаж к закупкам. Продавец заводит крупный заказ, но закупки узнают о нём, когда товара уже нет. Решение простое: заказы свыше определённого объёма сразу отражаются в плане закупок. Вторая точка: приёмка. Если товар принимают без проверки и сроков, расхождения всплывают при отгрузке, когда исправлять их дороже. Третья: возвраты, которыми никто не владеет. Результат: деньги и товар зависают на полках и в бухгалтерии.

Четвёртая точка связана с трансграничными рейсами. Если часть цепочки идёт между Россией и Беларусью, добавляются таможенные формальности по ТК ЕАЭС, разные налоговые режимы и платные дороги. Поэтому на таких маршрутах нужен отдельный чек-лист документов и контактов вместо общей инструкции для всех рейсов.

Частые вопросы

Нужна ли для процессов отдельная программа?

Сначала нет. Таблица процессов, общий реестр заказов и регулярная встреча дают результат раньше, чем любая система. Когда объёмы растут, подключают складскую и транспортную систему, подробнее в обзоре WMS и TMS.

Кто должен владеть сквозным процессом?

Логистический руководитель или директор по цепям поставок. В небольшой компании эту роль выполняет коммерческий директор, но ответственность за сроки и стоимость должна быть закреплена письменно.

Сколько времени уходит на наведение порядка?

Описание процессов и первые регламенты занимают 4–6 недель. Результат в цифрах обычно виден через 2–3 месяца регулярного контроля.

Как не перегрузить сотрудников бумагами?

Один процесс, одна страница, одна форма. Если форма не нужна для принятия решения, её убирают.

Читайте также

• Транспортная логистика с нуля: пошаговый план
• Складская логистика: задачи, процессы и показатели
• Показатели эффективности логиста
• Анализ транспортной логистики

Проверено: октябрь 2026. Источники: постановление Минфина Республики Беларусь № 58 от 30.06.2016, правила о транспортных накладных и ЭТрН в Российской Федерации, Таможенный кодекс ЕАЭС.

Раздел: Управление логистикой / KPI и аналитика

Посчитайте сами: стоимость километра и тонно-километра