Экономия пробега и топливаУправление запасами в компании строится на наборе правил, по которым компания решает, что, когда и в каком количестве заказывать, чтобы товар был на складе к моменту продажи, а деньги не лежали на полках. Рабочая схема состоит из четырёх шагов: разделить ассортимент по важности, задать нормы для каждой группы, держать учёт без расхождений и раз в месяц смотреть на несколько показателей. Всё остальное, включая программу, надстраивается поверх этих правил.
Зачем нужны правила
Склад всегда стоит между двумя ошибками. Если товара мало, продажа срывается, клиент уходит, а производству приходится простаивать. Если товара много, деньги заморожены в остатках, склад забит, срок годности идёт, часть позиций превращается в неликвид. После дефицита закупщик заказывает с запасом, после затоваривания режет заказы и снова ловит дефицит.
Правила нужны, чтобы решение не зависело от настроения закупщика. Для каждой позиции заранее известно, при каком остатке заказывать и какой партией. Подробнее про обе крайности в материале про дефицит и излишки.
Шаг 1. Разделить ассортимент по ABC и XYZ
Одинаковое внимание ко всем позициям невозможно, поэтому ассортимент делят на группы. ABC-анализ ранжирует товары по вкладу в оборот или прибыль: группа A даёт основную часть выручки, группа C занимает много строк в прайсе, но мало денег. XYZ-анализ оценивает, насколько ровно идёт спрос: X стабилен, Z скачет без видимой закономерности.
Из пересечения получается матрица. Позиции AX держат на строгом контроле с малым страховым запасом и частыми поставками. AZ требуют осторожности: дорогие и непредсказуемые. CX можно заказывать редко и большими партиями. Как провести анализ по шагам, описано в статьях про ABC-анализ и XYZ-анализ, а быстро посчитать группы можно в калькуляторе ABC-анализа.
Шаг 2. Задать нормы: партия, точка заказа, страховой запас
Для каждой позиции нужны три числа.
- Размер заказа. Классическая формула Уилсона даёт партию, при которой сумма затрат на оформление заказов и на хранение минимальна: Q = корень из (2 x D x S / H), где D годовой спрос, S стоимость оформления одного заказа, H стоимость хранения единицы за год.
- Точка заказа. Остаток, при котором пора заказывать: средний расход за срок поставки плюс страховой запас.
- Страховой запас. Буфер на случай, если спрос выше среднего или поставка опоздала. Его считают от разброса спроса и разброса срока поставки, подробности в разборе про страховой запас и срок выполнения заказа.
Рассчитать партию можно в калькуляторе EOQ, а теорию читайте в статье про модель Уилсона.
Пример расчёта
Условный пример для товара группы B. Годовой спрос 12 000 штук, оформление одного заказа обходится в 60 условных единиц, хранение штуки за год 3 условные единицы. Оптимальная партия: корень из (2 x 12 000 x 60 / 3) = корень из 480 000, около 693 штук. При 300 рабочих днях расход составляет 40 штук в день. Срок поставки 7 дней, страховой запас 80 штук.
Точка заказа: 40 x 7 + 80 = 360 штук. Как только остаток падает до 360, закупщик отправляет заказ на 693 штуки. Если поставщик возит только поддонами по 100 штук, партию округляют до 700.
Формула даёт ориентир. Реальные ограничения формула не учитывает: минимальная партия поставщика, вместимость машины, кратность упаковки. Эти условия накладывают поверх расчёта.
Шаг 3. Держать учёт без расхождений
Нормы бесполезны, если остатки в системе не совпадают с реальными. Расхождение в 5-10 процентов уже ломает точку заказа: система видит товар, а на полке пусто. Что для этого нужно:
- Приёмка по факту: количество и качество проверяют на месте и сверяют с накладной.
- Адресное хранение, чтобы каждая паллета и ячейка имели номер.
- Регулярная инвентаризация. Быстрее всего работает циклическая: каждый день пересчитывают небольшой участок, начиная с группы A. Порядок проведения описан в статье про инвентаризацию склада.
- Одна точка правды: остатки хранятся в единой системе, без отдельных таблиц у каждого менеджера.
Для России общие требования к инвентаризации следуют из закона о бухгалтерском учёте (402-ФЗ, статья 11), а оценка и списание запасов регулируются стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы». В Беларуси действуют национальные стандарты бухгалтерского учёта и порядок инвентаризации, который компания закрепляет в учётной политике. Пересчёт и списание оформляют документально, иначе потери по неликвиду не удастся отнести на затраты.
Шаг 4. Измерять результат
Достаточно четырёх показателей. Их считают раз в месяц и смотрят в динамике.
| Показатель | Что показывает | Как считать |
|---|---|---|
| Оборачиваемость | Как быстро товар превращается в деньги | Себестоимость продаж за период / средний остаток |
| Уровень сервиса | Доля заказов клиентов, закрытых из наличия | Выполненные строки / запрошенные строки |
| Доля неликвида | Сколько денег лежит без движения | Остатки без продаж за 90-180 дней / весь остаток |
| Точность остатков | Насколько учёт совпадает с фактом | Позиции без расхождений / проверенные позиции |
Если оборачиваемость растёт, а уровень сервиса падает, склад режут слишком сильно. Если сервис высокий, а неликвид растёт, запасы завышены. Рабочая цель: держать обе цифры в разумном коридоре, который зависит от отрасли и сезонности.
С чего начать на практике
Первый месяц уходит на порядок в данных: единые коды товаров, актуальные сроки поставки, чистка дублей. Второй месяц: ABC-XYZ и нормы для группы A. Третий месяц: автоматические заказы по точке заказа для самых стабильных позиций, остальные идут через закупщика. Дорогая программа для старта не нужна, хватает таблицы с формулами, если остатки достоверны. Когда номенклатура вырастет, логично перейти на WMS или модуль учёта в ERP.
Частые вопросы
Как часто пересматривать нормы запасов? Раз в квартал для группы A и раз в полгода для остальных. Внепланово: при смене поставщика, срока поставки или резком изменении спроса.
Нужен ли страховой запас на все товары? Не на все. Для позиций с очень стабильным спросом и короткой поставкой он минимален, а для редких позиций группы C часто проще не держать товар вовсе и заказывать под клиента.
Чем отличается управление запасами у розницы и производства? У розницы главный риск, потерянная продажа, у производства остановка линии из-за отсутствия сырья. Поэтому производство держит страховой запас на основное сырьё выше, а розница чаще борется с неликвидом.
Что делать с неликвидом? Сначала нужно остановить новые закупки такой позиции, затем распродать со скидкой, вернуть поставщику или передать на комиссию. Списание остаётся последним вариантом.
Проверено: октябрь 2026. Источники: закон о бухгалтерском учёте РФ (402-ФЗ), ФСБУ 5/2019 «Запасы», национальные стандарты бухгалтерского учёта Республики Беларусь.
Читайте также
- Дефицит и излишки: причины и как с ними работать
- Управление запасами в логистических системах
- Точка заказа: когда пора заказывать
- Повышение эффективности склада с помощью WMS
Другие статьи о запасах в разделе управление запасами.
Раздел: Склад и запасы / Управление запасами